Planes de gestión de integración de programas

¿Qué es la Gestión Integrada de Programas?

Laura está entusiasmada con su nuevo puesto. Fue contratada como directora de programas de la empresa. Sus responsabilidades laborales incluyen la integración de la gestión de programas para la empresa, de modo que los programas se gestionen para la integración de costos, desempeño y cronogramas, teniendo en cuenta la mejora y ejecución exitosa de los diversos programas que la empresa está iniciando.

Tras la reunión con la alta dirección de su empresa, Laura definió la gestión de la integración del programa como que requiere los siguientes tres procesos:

• Desarrollo del plan
• Ejecución del plan
• Cambio de control

La empresa de Laura estaba tomando la iniciativa de desarrollar y comercializar una nueva herramienta de software para administrar la base de datos de donantes. Esta fue una excelente oportunidad para que Laura reuniera un equipo de integración de gestión de proyectos y definiera los diversos procesos.

Desarrollo del plan de proyecto:

La primera reunión que tuvo Laura fue con los miembros del equipo de planificación del proyecto. Junto con los miembros del equipo, definieron los componentes del desarrollo del plan del proyecto de la siguiente manera:

Entradas para el desarrollo del plan del proyecto

1. Información histórica: la dirección de la empresa había informado a Laura sobre un producto de software similar que la empresa había desarrollado y comercializado hace aproximadamente un año. Laura encargó a su nuevo equipo que recopilara toda la información histórica sobre el lanzamiento de ese producto anterior para que pudieran consultar las notas y replicar los procesos que tuvieron éxito y mejorar los otros procesos.
2. Políticas organizativas: dado que Laura era nueva en la organización, también quería asegurarse de seguir las políticas existentes de la empresa, incluidas las políticas de gestión de calidad, administración de personal y controles financieros.
3. Restricciones: Para comprender las limitaciones con las que se encontraría, si las hubiera, se enteró de las restricciones que limitarían al equipo de gestión del proyecto en términos de presupuesto, personal y cronograma.
4. Supuestos: Laura también tomó nota de los supuestos que su equipo estaría asumiendo antes del inicio del proyecto. Esto incluyó los recursos disponibles en términos de personal y productos en los que el equipo de desarrollo y marketing podría confiar.

Herramientas y técnicas para el desarrollo del plan de proyecto

1. Metodología de planificación del proyecto: para empezar, Laura necesitaba una metodología para planificar el proyecto. Decidió reunirse con otros miembros de la organización antes de decidir qué métodos utilizar: en papel o en software, datos electrónicos o bases de datos, o si se debe utilizar un análisis de riesgos de programación como el análisis de Monte Carlo.
2. Habilidades y conocimientos de las partes interesadas: Laura decidió informarse sobre las contribuciones que las partes interesadas podrían hacer en términos de revisión de estimaciones de tiempo y pruebas de los consumidores del producto final.
3. Sistemas de información de gestión de proyectos: Una de las cosas que Laura decidió que el equipo debería tener es un sistema de información confiable para respaldar todos los aspectos del proyecto desde el principio hasta el cierre, incluidas herramientas para recopilar, integrar y difundir los resultados.

Resultados para el desarrollo del plan del proyecto

1. Descripción del enfoque: Para los productos en la etapa de desarrollo del plan, Laura incluyó una descripción de la estrategia, incluido un resumen de los planes de gestión.
2. Declaración de alcance: esto incluyó una lista de los entregables del proyecto y los objetivos del proyecto.
3. Estimaciones y cronogramas: esto es para fechas de inicio, estimaciones de costos, hitos del proyecto y fechas objetivo.
4. Temas abiertos y decisiones pendientes: esto incluye cualquier proyecto. Siempre habrá problemas abiertos que pueden necesitar ser revisados ​​en una fecha posterior y decisiones pendientes que deben tomarse después de completar los componentes anteriores, por lo que Laura incluyó esto en su plan.

Ejecución del plan de proyecto

Pasando por la planificación del proyecto, Laura incluyó los siguientes procesos para la ejecución del plan del programa.

Entradas:

1. El plan del proyecto: incluye el alcance, la gestión de riesgos, la gestión de adquisiciones y las líneas de base de medición.
2. Políticas organizacionales: esta es cualquier política formal o informal que pueda afectar la ejecución del plan del programa.
3. Acción correctiva: esta es cualquier acción que deba tomarse en base a la retroalimentación para alinear el desempeño del proyecto con el plan del proyecto.

Herramientas y técnicas:

1. Habilidades de gestión: los líderes del proyecto y los miembros del equipo deben tener habilidades de comunicación, negociación y liderazgo.
2. Habilidades del producto: se deben definir las habilidades requeridas y el equipo debe tener un conocimiento adecuado sobre el producto.
3. Reuniones de revisión: debe haber reuniones para revisar y discutir el trabajo para que se cumplan los horarios y los plazos y se discutan y resuelvan los problemas.

Resultados de la ejecución del plan:

1. Resultados del trabajo: Los resultados de la ejecución del plan incluirían los resultados del trabajo y los entregables que cumplen con los estándares de calidad, en este caso un producto de software final para la base de datos de donantes.
2. Solicitudes de cambio: Durante la ejecución del plan, se identificarán y registrarán todas las solicitudes de cambio, incluidas las estimaciones de costos, el tiempo o el alcance del proyecto.

Control general de cambios

Laura decidió que necesitaría una forma de administrar los cambios en los diferentes dominios y cómo los cambios afectarían el costo, el riesgo, la calidad y la dotación de personal del producto final. Ella definió los siguientes procesos.

Entradas:

1. Plan de proyecto de línea base: esto incluye cualquier cambio en el plan que se medirá contra esta línea de base.
2. Informes de rendimiento: esto incluye informes de rendimiento periódicos que ayudarían a proporcionar conocimientos sobre áreas problemáticas.
3. Solicitudes de cambio: esto documentaría todos y cada uno de los cambios que sean verbales o escritos, directos o indirectos, iniciados interna o externamente, obligatorios u opcionales.

Herramientas y técnicas:

1. Sistema de control de cambios: este es un método para documentar formalmente todos los procedimientos y cambios, incluida una junta de miembros para aprobar o rechazar las solicitudes de cambio.
2. Gestión de la configuración: documenta las configuraciones iniciales del sistema y documenta cualquier cambio realizado durante el proceso de ejecución.
3. Audite el sistema para confirmar los requisitos esperados

Salidas:

1. Actualizaciones del plan del proyecto: esto documenta cualquier cambio realizado en el plan del proyecto desde la planificación hasta el proceso de ejecución.
2. Lecciones aprendidas: Esto documenta el motivo de los cambios, las acciones correctivas que se tomaron y cualquier cosa nueva que se aprendió de este proyecto que podría ser una lección útil para proyectos futuros.

Resumen de la lección

Los procesos principales en un plan de gestión de integración de programas incluyen: desarrollo del plan , ejecución del plan y control de cambios . Cada uno de estos procesos ocurre al menos una vez en cada programa. Para una gestión eficaz del programa, estos procesos deben interactuar entre sí y con los insumos, herramientas, técnicas y productos necesarios. Esto ayudaría con la gestión general del programa, incluyendo, por ejemplo, cuando se necesita una estimación de costos o para identificar un plan de contingencia.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador