Técnicas de gestión de costes de proyectos

Gestión de costes del proyecto

Su hijo ha sido aceptado en un prestigioso equipo de natación que requiere horas de práctica diaria, lo que le proporciona la excusa para instalar la piscina olímpica que ha estado esperando durante años. Como ocurre con muchos proyectos, su mayor preocupación es el costo. ¿Cuánto debe esperar y el proyecto terminará realmente dentro del costo estimado? En esto, la gestión de costes del proyecto puede ayudar.

La gestión de costos del proyecto se define como actividades utilizadas para estimar, monitorear y controlar los costos de un proyecto. Cada fase de la gestión de costos del proyecto tendrá técnicas especializadas para ayudar al director del proyecto a lograr los objetivos.

Técnicas de estimación de costos

La estimación de costos es el primer paso en la gestión de costos del proyecto. Proporciona una base para juzgar los méritos del proyecto y da como resultado un presupuesto para el proyecto. La mayoría de las estimaciones de costos comienzan con algún tipo de estimación aproximada y se vuelven más precisas a medida que se conocen los detalles del proyecto.

Hay varias técnicas de estimación de costos utilizadas por los gerentes de proyectos, que incluyen:

1. Juicio de expertos

Este método utiliza la experiencia del estimador para proporcionar una estimación de los costos del proyecto. Las estimaciones que utilizan el juicio de expertos ocurren al principio de las fases del proyecto y pueden ser inexactas debido a las diferencias del proyecto y la experiencia del estimador. El contratista de piscinas utiliza el juicio de expertos para darle una idea de los costos de instalación de una piscina olímpica.

2. Estimación análoga

Este método también se conoce como método de arriba hacia abajo. Los costos se estiman comparando el proyecto actual con uno similar completado anteriormente. No es muy preciso y también se utiliza en las primeras fases del proyecto. Cuando el contratista de piscinas le muestra piscinas similares que ha realizado por el precio que indicó, está utilizando una estimación análoga.

3. Estimación paramétrica

La estimación paramétrica, algo más precisa, combina los costos de proyectos similares realizados anteriormente con cambios de costos conocidos. Por ejemplo, el contratista examinaría proyectos anteriores de piscinas de tamaño olímpico, teniendo en cuenta el aumento de los costos recientes en bombas de hormigón y piscinas, para darle una estimación.

4. Estimación de tres puntos

Este método se utiliza para reducir el sesgo y las incertidumbres promediando tres estimaciones diferentes. Por lo general, se promedian los costos del mejor de los casos, el más probable y el peor de los casos. Estos tres escenarios ofrecen costos altos, medios y bajos. Para usar esta técnica, el contratista de piscinas vería tres proyectos diferentes similares al suyo: uno que salió mejor de lo esperado y costó menos, uno que salió como se esperaba y uno que salió peor de lo esperado y costó más. Haría un promedio de los costos de esos tres proyectos para darle una estimación.

5. Estimación ascendente

Esta es la estimación de costos más precisa porque se deriva de un plan de trabajo detallado. El trabajo del proyecto se divide en paquetes individuales. Los costos de cada paquete se estiman y se acumulan en una estimación de costo total. En el proyecto de la piscina, el contratista identifica paquetes de trabajo, como limpiar el terreno y cavar el hoyo. Estimaba los costos de mano de obra y materiales para cada paquete de trabajo y sumaba todos los paquetes de trabajo en un total. Luego agregaría los costos de los permisos e inspecciones para proporcionarle una estimación del costo total del proyecto.

6. Análisis de ofertas de proveedores

Esto proporciona una buena estimación al comparar las ofertas de varios proveedores. Este es un método común cuando contrata todo o parte de un proyecto, como la instalación de una piscina.

Técnicas de seguimiento de costes

Una vez que comienza el proyecto, es necesario monitorear los costos para garantizar que no excedemos el presupuesto aprobado. Existen técnicas específicas para monitorear los costos del proyecto y detectar cualquier sorpresa al principio del proyecto.

Estas técnicas de monitoreo de costos incluyen:

1. Revisiones de rutina de proyectos y presupuestos

No hay sustituto para las revisiones oportunas de proyectos. Cuanto más complejo sea el proyecto, más a menudo se deben realizar revisiones del proyecto y del presupuesto. Las revisiones de rutina a menudo detectan un problema inesperado temprano, lo que permite al equipo del proyecto abordarlo antes de que sea costoso solucionarlo. En el proyecto conjunto, una revisión del proyecto puede ser una discusión informal del progreso, cualquier problema y la finalización prevista. En proyectos más formales, un informe es apropiado.

2. Curva S

Este gráfico se utiliza para mostrar las diferencias en el presupuesto y las tendencias para pronosticar las diferencias futuras y comparar los gastos reales y previstos durante la vida del proyecto. Con él, puede ver si estará por debajo, por encima o dentro del presupuesto al final del proyecto. Un gráfico de curva S para el proyecto de la piscina puede verse así:

3. Análisis del valor ganado

Esta técnica lleva la curva S un paso más allá y aborda por qué el proyecto está por encima o por debajo del presupuesto. Las variables como el cronograma, el rendimiento y los costos se comparan para proporcionar una previsión de costos detallada y dónde los costos difieren de las estimaciones. Los valores se pueden representar en una curva S para combinar los beneficios de ambas técnicas.

Técnicas de control de costos

El objetivo de controlar los costos del proyecto es mantener el presupuesto dentro de los límites establecidos. Hay dos formas principales de controlar los costos :

1. Tome medidas correctivas

Las acciones correctivas tempranas y proactivas son la mejor manera de controlar los costos inesperados del proyecto. Las técnicas de monitoreo le permiten saber cuándo los costos se están desviando y cuándo ajustar. Las acciones correctivas pueden incluir reducir costos en otras áreas o eliminar algunos requisitos. En su proyecto de piscina, el contratista le dice que el costo del sistema de limpieza aumentó. Para recuperar este costo inesperado, decide utilizar trampolines menos costosos.

2. Utilice la gestión de cambios

La gestión de cambios se utiliza cuando se producen costes inesperados debido a cambios en los requisitos. Una orden de cambio autoriza los gastos adicionales y los agrega al presupuesto autorizado. En el proyecto de la piscina, si hubiera decidido comprar un sistema de limpieza de lujo en lugar del sistema básico originalmente planeado, se lo diría al contratista y él agregaría los costos a su precio.

Resumen de la lección

Revisemos. La administración de costos del proyecto consiste en actividades que se utilizan para estimar, monitorear y controlar los costos de un proyecto.

Las técnicas de estimación de costos incluyen:

• Juicio experto
• Estimación análoga
• Estimación paramétrica
• Estimación de tres puntos
• Estimación ascendente
• Análisis de ofertas de proveedores

Las técnicas de monitoreo de costos incluyen:

• Revisiones rutinarias de proyectos y presupuestos
• S curva
• Análisis de valor ganado

Las técnicas de control de costos incluyen:

• Tomando acción correctiva
• Usar la gestión de cambios

Rodrigo Ricardo Editor y fundador