¿Qué es la gestión de costes del proyecto?

La querida mamá se está levantando en años y ya no puede vivir sola. Has decidido mudarla contigo, pero simplemente no tienes espacio libre. Después de buscar opciones, decide que construir una adición a su hogar para mamá es su mejor opción. La primera pregunta, por supuesto, es ¿cuánto va a costar este proyecto?

El costo suele ser una de las primeras preguntas que surgen en cualquier proyecto. La pregunta generalmente se responde a través de la gestión de costos del proyecto. La gestión de costos del proyecto son las actividades que se utilizan para estimar, asignar y controlar los costos de un proyecto. Produce un presupuesto aprobado, monitorea los costos durante todo el proyecto y proporciona una base para las decisiones para controlar los costos inesperados o adicionales. Exploremos cada uno de estos componentes con más detalle.

Estimación de costos

Comencemos con la estimación de costos. Como la mayoría de los proyectos, la adición de su hogar pasará por algunos tipos diferentes de estimaciones de costos. Generalmente, las estimaciones de costos comienzan como una cifra aproximada y se refinan más a medida que se definen el trabajo y los materiales del proyecto.

Las estimaciones tienen una variación , que es cuánto podrían diferir los costos según los requisitos finales del proyecto. En general, cuanto más precisa sea la estimación, más estrecho será el rango de varianza. Debido a la amplia variación, la aprobación de presupuestos o la emisión de órdenes de compra nunca deben realizarse en esta etapa.

Al comenzar su proyecto de adición de viviendas, primero debe llamar a un contratista general para obtener un presupuesto. Usted y el contratista caminan por la casa y conversan sobre ideas de diseño. Usted le dice al contratista que quiere un dormitorio grande con una sala de estar separada, un baño y una entrada privada.

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Dados estos objetivos y su paseo rápido por la casa, el contratista le dice que probablemente se pueda hacer por alrededor de $ 80,000. Sin embargo, le advierte que los materiales personalizados, los problemas de infraestructura invisibles u otros factores podrían cambiar el precio.

Después de una inspección adicional y una aprobación del plano de planta, recibe un contrato por $ 72,500 que describe el trabajo a realizar, qué trabajo y materiales no se incluirán y un plazo estimado para su finalización. Feliz con eso, usted firma el contrato, obtiene un préstamo y programa una fecha de inicio del proyecto.

Monitoreo de costos

Otra parte importante de la gestión de costos es el monitoreo de costos. Una vez que un proyecto está en marcha, es importante monitorear los costos para garantizar que el proyecto se complete dentro del presupuesto. Al monitorear los costos, el gerente del proyecto compara los costos ya incurridos con los costos restantes conocidos y pronostica si el presupuesto del proyecto es adecuado.

Durante la construcción de la adición de su nueva casa, el contratista monitorea de cerca el cronograma y los materiales comprados. Al principio del proyecto, una semana de lluvia trae un retraso en el cronograma y, aunque sus trabajadores no pueden continuar con el proyecto hasta que el clima se despeje, él todavía está obligado a pagarles, lo que aumenta sus costos.

Control de costos

Además de monitorear los costos, un gerente de proyecto debe controlar los costos que corren el riesgo de exceder el presupuesto. Controlar los costos requiere medir los costos y tomar medidas positivas para garantizar que se mantenga el presupuesto. Al controlar los costos, el equipo del proyecto puede tener que decidir reducir los costos en otras áreas o solicitar más fondos para compensar los costos inesperados. Si se necesitan fondos adicionales porque los requisitos del proyecto han cambiado, se realiza una solicitud de cambio para autorizar los cambios del proyecto.

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En su proyecto, las encimeras de cuarzo que deseaba no están disponibles. Al hablar con el contratista, se da cuenta de que no hay otro color similar de cuarzo que le guste. Los otros colores que te gustan son el granito, que es más caro. Decidir el color es más importante que los costos, le dice al contratista que elija el granito y pagará la diferencia. Esta es una solicitud de cambio para su proyecto, ya que el costo adicional del granito fue un cambio en los requisitos del proyecto.

Importancia de la gestión de costes

Entonces, ¿por qué tomamos estos pasos para la gestión de costos? La gestión de costos es importante para todos los involucrados en un proyecto. Establece la línea de base de lo que se espera que cueste un proyecto y toma medidas para garantizar que el proyecto esté dentro del presupuesto. Sin la gestión de costes, las empresas perderían dinero o los clientes recibirían facturas por mucho más de lo esperado.

La gestión de costes en el proyecto de ampliación de su hogar era importante tanto para usted como cliente como para el contratista. El contratista necesitaba estimar los costos para asegurarse de que su margen de beneficio fuera lo suficientemente alto como para que el proyecto valiera la pena. Sin una estimación de costos bastante precisa, el contratista corre el riesgo de no obtener ganancias o incluso perder dinero. Además, el cliente quiere una estimación de costos precisa para garantizar que haya fondos suficientes para todo el proyecto. Sin una estimación de costos precisa, fácilmente podría quedarse corto de dinero para terminar el proyecto.

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Resumen de la lección

La gestión de costos del proyecto son las actividades que se utilizan para estimar, asignar y controlar los costos de un proyecto. Hay tres pasos para la gestión de costos del proyecto :

Costo estimado
Monitorear costos
Control de costos

La gestión de costos del proyecto es importante para todos los involucrados porque establece la línea de base para lo que se espera que cueste un proyecto y toma acciones para garantizar que el proyecto esté dentro del presupuesto.

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¿Qué es la gestión de costes del proyecto? – Definición e importancia