Proceso de control de proyectos: Definición y función

El proceso de control del proyecto

El Project Managers Institute (PMI) enumera el proceso de control del proyecto como parte del grupo de proceso de monitoreo y control. Este grupo de trabajo consiste en los procesos necesarios para rastrear y monitorear el progreso y el desempeño de un proyecto e identificar las áreas que requieren cambios. El control del proyecto es un proceso continuo que requiere que el director del proyecto observe, recopile información y realice cambios en el proyecto según sea necesario. El proceso de seguimiento y control del proyecto se puede considerar como un ciclo de retroalimentación.

¿Qué es el proceso de control de proyectos?

El proceso de control del proyecto compara el desempeño real con el desempeño planeado del proyecto. Un director de proyecto utiliza una fórmula para determinar si el trabajo que se ha completado realmente coincide con lo que se planeó originalmente para completarse en un momento dado. Por ejemplo, un proyecto planeó tener el 50% del trabajo completado y presupuestado para gastar $ 100,000 en la marca de los 6 meses. Un gerente de proyecto puede calcular la cantidad real de trabajo completado y el presupuesto gastado en comparación con lo planeado. Si las dos cifras no son iguales, es posible que se requiera una acción correctiva.

El proceso de control del proyecto también identificará y rastreará nuevos riesgos y problemas. El seguimiento de los riesgos y problemas es importante porque cualquiera de los dos, si no se controla, puede hacer que el proyecto gaste de más o se retrase rápidamente.

Los informes de estado del proyecto son otro método utilizado para determinar si un proyecto está bajo control. Un director de proyecto se reunirá con el equipo del proyecto con regularidad para recopilar información del informe de estado de cada grupo de trabajo involucrado en el proyecto. Los informes de estado son otro método que un gerente de proyecto puede usar para identificar cuándo el proyecto puede estar experimentando problemas que requieren una acción correctiva.

Herramientas de control de proyectos

Hay varias herramientas de control de proyectos diferentes, que incluyen el juicio de expertos, herramientas analíticas y reuniones.

Juicio experto

El director del proyecto utilizará su experiencia pasada o el juicio de expertos para influir en las decisiones del proyecto actual. A menudo, el director del proyecto utilizará todo el equipo de gestión del proyecto para ayudar a tomar decisiones para el proyecto.

Herramientas analiticas

Hay muchas técnicas analíticas que el gerente de proyecto puede usar para identificar el potencial de variaciones en el desempeño de un proyecto. El análisis de regresión, el análisis causal y la gestión del valor ganado son solo algunas de las herramientas analíticas que utiliza un director de proyecto para realizar un seguimiento del desempeño de un proyecto.

Reuniones

Las reuniones pueden ser cara a cara, virtuales, formales o informales, y pueden incluir miembros del equipo del proyecto, ejecutivos y partes interesadas. Las reuniones son útiles para el proceso de control del proyecto porque crean un método para que las partes interesadas del proyecto discutan problemas e inquietudes.

Resultados del proceso de control del proyecto

Hay muchos resultados beneficiosos diferentes del proceso de control del proyecto:

1. Solicitudes de cambio

Una solicitud de cambio se utiliza cuando se necesita un cambio para corregir deficiencias en la calidad, el cronograma o el presupuesto del proyecto. Una solicitud de cambio puede iniciarse por cualquier motivo y puede afectar el plan de calidad, el cronograma o el presupuesto del proyecto. Depende del gerente del proyecto administrar el proceso de solicitud de cambio para que los objetivos del proyecto no sigan cambiando durante la ejecución del proyecto.

Los tipos de solicitudes de cambios incluyen:

• Las acciones correctivas son una actividad intencional que realinea los planes de desempeño.
• La acción preventiva es una actividad que previene problemas futuros.
• La reparación de defectos es una acción para modificar un producto o proceso no conforme.

2. Actualizaciones de la documentación del proyecto

Dependiendo del cambio requerido, un gerente de proyecto puede necesitar actualizar la documentación del proyecto, como el plan del proyecto, el cronograma, el plan de administración de costos o el plan de calidad. Si el cambio agrega alcance, presupuesto o extiende el cronograma del proyecto, entonces el gerente del proyecto debe actualizar los documentos del proyecto. Muchos gerentes de proyecto no han comunicado ni documentado los cambios que ocurrieron en el camino y han pagado por este error.

3. Informes de desempeño laboral

Los informes de desempeño del trabajo son los informes que representan el trabajo del proyecto. Los informes mostrarán el estado actual del proyecto frente al rendimiento planificado del proyecto. Un gerente de proyecto observará las horas reales trabajadas y las comparará con las horas planificadas. Esta comparación ayudará a determinar dónde se ha producido la variación.

Ejemplos de procesos de control de proyectos en acción

Ejemplo uno:

Mientras John se prepara para la revisión mensual de su proyecto ejecutivo, usa sus fórmulas analíticas para calcular su índice de desempeño de costos (CPI) como 1.1 y su índice de desempeño del cronograma (SPI) se calcula en .9. Esta información le dice a John que su proyecto está por debajo del presupuesto pero que se está retrasando. Para determinar por qué está retrasado en el horario, obtiene su informe de desempeño laboral y ve sus horas de trabajo planificadas y se da cuenta de que debería tener 2500 horas hombre utilizadas en este punto del horario. Su trabajo real es de 2200 horas de trabajo. John se da cuenta de que no tiene suficientes personas trabajando en los entregables del proyecto y se pone en contacto con los administradores de recursos para asignar más recursos.

Ejemplo dos:

Steve está ejecutando un proyecto de fabricación de un nuevo widget. Su primera producción no cumple con los criterios de calidad. Cuando la segunda ejecución de widgets comienza a fallar en las inspecciones de calidad, decide realizar un recorrido a medida que se reanuda la producción. Se da cuenta de que numerosas estaciones no se están ensamblando correctamente. Steve se da cuenta de que el equipo de producción no ha sido capacitado. Inicia una acción correctiva para capacitar a cada miembro del equipo en los detalles del trabajo. Steve estima cuánto costará la acción correctiva y cómo afectará el cronograma. Luego agrega los costos adicionales a sus costos planificados, actualiza su presupuesto y luego publica un cronograma actualizado.

Resumen de la lección

El proceso de control del proyecto es la parte del trabajo que supervisa y controla el trabajo del proyecto. Las herramientas de control de proyectos que se utilizan para ayudar a controlar un proyecto incluyen el juicio de expertos, herramientas analíticas y reuniones. Los resultados del proceso de control del proyecto son solicitudes de cambio, actualizaciones de documentación e informes de desempeño del trabajo.

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