Toma de decisiones grupal
Muchas decisiones en una organización requieren la colaboración y participación de varias personas. Por ejemplo, considere una empresa que fabrica productos electrónicos de consumo, como televisores, reproductores de DVD, reproductores de MP3, equipos de sonido para automóviles, etc. La empresa está perdiendo participación de mercado frente a la competencia. La empresa debe decidir si continuar vendiendo su gama de productos existente, centrarse solo en los productos más vendidos o agregar nuevos tipos de productos.
Esta decisión requiere la participación de una serie de unidades diferentes dentro de la organización, como marketing, ingeniería, fabricación, etc. Digamos que el director ejecutivo de la empresa ha creado un grupo de trabajo para desarrollar una recomendación. Cada unidad de la organización está representada por uno de sus directores. ¿Cómo va a trabajar el grupo de trabajo en conjunto para llegar a la mejor decisión?
Hay varias formas en que los miembros del grupo pueden colaborar. Pueden tener reuniones para compartir información y discutir las decisiones que deben tomarse. Si reunirse cara a cara no es práctico, pueden utilizar una tecnología, como la videoconferencia. También pueden comunicarse entre sí por correo electrónico para compartir ideas y proporcionar actualizaciones.
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Si bien estos enfoques pueden ser productivos, muchas decisiones en el mundo actual son muy complejas y requieren muchas consideraciones diferentes. Tener acceso a la misma información puede contribuir a una mejor toma de decisiones. Sin embargo, esto puede volverse abrumador rápidamente y no todos los participantes pueden tener el tiempo, la habilidad o el interés para analizar toda esta información. Imagínese tener que leer cientos de páginas de un documento solo para prepararse para una reunión.
Una estrategia para no atascarse por la complejidad y la sobrecarga de información es utilizar herramientas informáticas para la toma de decisiones en grupo. Un sistema de soporte de decisiones grupales , o GDSS, consiste en un software interactivo que permite que un grupo de participantes tome decisiones. El objetivo de un GDSS es mejorar la productividad de un grupo para tomar una decisión. Un GDSS a veces también se conoce como un «sistema de trabajo colaborativo computarizado».
Características de un GDSS
Un GDSS tiene una serie de características únicas para apoyar a un grupo de participantes en su proceso de toma de decisiones:
- Diseño especial para apoyar el pensamiento creativo, comunicaciones efectivas y técnicas de toma de decisiones.
- Fácil de usar para que los participantes de diferentes orígenes puedan participar de manera efectiva
- Flexible para que pueda incorporar las diferentes perspectivas y estilos de toma de decisiones de los diferentes participantes
- Mantenimiento de registros automatizado para revisiones y análisis futuros
- Comunicación paralela para permitir que varios participantes contribuyan simultáneamente
La característica más importante, sin embargo, es que brinda apoyo para que un grupo tome una decisión. Se pueden utilizar varios enfoques diferentes.
El enfoque Delphi es una técnica de comunicación estructurada en la que los expertos responden cuestionarios en varias rondas. Los participantes pueden ver los comentarios de los demás después de cada ronda y se les anima a revisar sus respuestas anteriores basándose en las respuestas de otros. El supuesto subyacente es que este tipo de comunicación conducirá a una convergencia hacia una respuesta final. Este enfoque se utiliza a menudo cuando las condiciones son muy inciertas y la opinión de los expertos se pesa mucho. Un buen ejemplo de esto sería intentar predecir las ventas de un producto nuevo en particular. Si no hay productos similares en el mercado, es posible que no haya muchos datos para analizar.
El enfoque de consenso grupal obliga a los miembros a tomar una decisión unánime. Esto es como encerrar a un equipo en una habitación, y no pueden irse antes de que se tome una decisión, pero la sala podría ser virtual y las comunicaciones podrían ser electrónicas.
La técnica del grupo nominal le da a cada participante la misma voz, y la decisión final se toma mediante votación. Sin embargo, al contrario de la votación habitual, el grupo presenta una serie de soluciones diferentes, y estas se clasifican mediante un proceso de votación. Cualquiera que sea la estrategia específica de toma de decisiones empleada, un GDSS está diseñado para facilitar este proceso.
Herramientas GDSS
Un GDSS utiliza una serie de herramientas diferentes para fomentar la colaboración y las decisiones grupales. Estos pueden incluir:
- Videoconferencia: permite que varios participantes se vean y hablen entre sí en tiempo real.
- Programación grupal: permite a los participantes compartir horarios y planificar actividades conjuntas
- Software de gestión de proyectos: proporciona una forma de planificar y realizar un seguimiento de las actividades del grupo.
- Espacio de trabajo electrónico colaborativo, que permite a los participantes trabajar en los mismos documentos
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Si bien estas herramientas pueden facilitar el proceso de toma de decisiones, muchas decisiones aún se benefician enormemente de las reuniones cara a cara. Las interacciones personales siguen siendo una parte importante de la colaboración grupal.
Un enfoque para hacer que las reuniones cara a cara sean más productivas es utilizar una sala de decisiones . Este es un tipo de sala que combina interacciones cara a cara con tecnología. Al utilizar computadoras y proyectores en red, varios participantes pueden interactuar con la misma información. Por ejemplo, los documentos se pueden mostrar en la pantalla y varios participantes pueden ingresar sus comentarios al mismo tiempo. El software colaborativo específico hace posible procesar esta retroalimentación en información significativa.
Resumen de la lección
Un sistema de soporte de decisiones grupales , o GDSS, consiste en un software interactivo que permite que un grupo de participantes tome decisiones. Se pueden utilizar varios enfoques diferentes para tomar una decisión, como el enfoque Delphi , el enfoque de consenso de grupo y la técnica de grupo nominal . Un GDSS utiliza una serie de herramientas diferentes para fomentar la colaboración y las decisiones de grupo, incluidas las videoconferencias, la programación de grupos, el software de gestión de proyectos y los espacios de trabajo electrónicos colaborativos.
Los resultados del aprendizaje
Al completar esta lección, podrá:
- Definir el sistema de apoyo a las decisiones grupales (GDSS) y describir los problemas que resuelve
- Resumir las características de un GDSS
- Explicar los diferentes enfoques que se pueden utilizar dentro de un GDSS para ayudar a los grupos a tomar una decisión.
- Enumere las herramientas que utiliza un GDSS para fomentar la colaboración
- Recuerde qué es una sala de decisiones y comprenda cómo puede hacer que las reuniones cara a cara sean más productivas
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