¿Qué es la gestión sistemática?
Josie trabaja en una guardería. En cualquier día laboral, tiene un pequeño grupo de diez niños en edad preescolar que cuidar. Su compañera de trabajo, Mary, tiene un segundo grupo pequeño de diez niños en edad preescolar. Josie viene a trabajar un lunes por la mañana con gran sorpresa. La pobre Mary ha sufrido una caída durante el fin de semana y tiene una pierna rota. Estará sin trabajo durante varias semanas. El gerente de la guardería le dice a Josie que se ha tomado la decisión de combinar los grupos. En lugar de diez niños en edad preescolar, Josie tendrá 20. ¿Cómo manejará a diez niños más, especialmente cuando el objetivo es brindar cuidado infantil de calidad para cada uno? Ella prevé una serie de días caóticos hasta que pueda encontrar una rutina que funcione para ella y los niños.
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La situación actual de Josie se parece mucho a los sistemas de gestión del pasado. A principios del siglo XIX, el crecimiento empresarial se centró en el sector manufacturero. Los gerentes se enfrentaron a una demanda explosiva. El aumento de la demanda provocó un aumento de la mano de obra. En una época en la que el enfoque estaba en las máquinas y no en las personas, los gerentes simplemente no conocían el valor del capital humano. Esto, junto con el hecho de que la comunicación entre los responsables y los trabajadores estaba prácticamente rota, condujo a un entorno organizacional sin estructura y en un constante estado de desorden. Fue durante este período de tiempo que nació el enfoque sistemático de gestión.
La gestión sistemática es un enfoque de la gestión que se centra en el proceso de gestión más que en el resultado final. Los objetivos de este enfoque de gestión fueron:
- Crear procesos y procedimientos específicos que se utilizarán en la finalización de la tarea del trabajo.
- Asegurar que las operaciones organizativas fueran económicas
- Asegurar que la dotación de personal fuera adecuada para las necesidades de la organización.
- Mantener un inventario adecuado para que se puedan satisfacer las demandas de los consumidores.
- Establecer controles organizacionales
Este tipo de enfoque de gestión fue el primero en vincular directamente las operaciones ordenadas, la gestión de recursos humanos y la comunicación con el éxito de la organización.
Teórico mayor
Hay varias personas clave a las que se les puede atribuir el desarrollo del enfoque sistemático de gestión. Adam Smith fue el primer teórico en contribuir a la idea de la necesidad de un sistema de gestión. Su libro ‘La riqueza de las naciones’, publicado en 1776, generó la creencia inicial de que la división del trabajo era la mejor manera de aumentar la productividad.
¿Cómo Funciona la Desensibilización Sistemática?
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Siguiendo a Smith había cuatro teóricos más que se sumaron al enfoque sistemático. Robert Owens , un teórico de principios del siglo XIX, creía firmemente que los recursos humanos eran mucho más importantes que el enfoque en la maquinaria que existía durante este tiempo. En su opinión, un sistema de gestión adecuado podría anteponer las necesidades de los empleados a todo lo demás.
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Charles Babbage fue el autor del libro Sobre la economía de la maquinaria y los fabricantes. Este libro analizó el estado de la fabricación a mediados del siglo XIX y dio sugerencias para mejorar las prácticas mediante el uso de la división de tareas.
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Henry Towne era el presidente de Yale and Towne Manufacturing Company. A fines del siglo XIX, propuso la idea de que la administración debía ser un campo de estudio separado y que era necesario establecer principios para guiar a los gerentes en diversas situaciones administrativas.
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El último teórico mencionado en el área de la gestión sistemática puede muy bien ser conocido como el padre de la escuela de la gestión sistemática. Su nombre es Henri Fayol y fue un actor importante en el campo de la teoría de la gestión. Fayol fue un firme partidario de la educación gerencial. Habiendo trabajado durante muchos años en el campo de la gestión, estaba bien versado en lo que funcionaba y lo que no funcionaba, y sentía que los gerentes no nacían. En cambio, con formación y educación, podrían crearse.
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Cinco funciones de gestión
Fayol propuso cinco funciones de gestión que crearon un sistema. Estas funciones son las siguientes:
Gestión de Compras: Qué es, Características y Ejemplos
- Planificación : elaboración de un plan de acción para la organización. Ésta es la más difícil de las cinco funciones e involucra a toda la organización.
- Organización : una organización bien dirigida debe estar organizada para que funcione sin problemas y de manera eficiente. Requiere un desglose de las funciones del trabajo en unidades más pequeñas, con mayor supervisión y orientación para cada una.
- Comandante : hacerse cargo de la organización de una manera que sea beneficiosa para todos.
- Coordinación : asegurarse de que cada departamento tenga lo que necesita para completar una tarea.
- Control : Asegurarse de que se sigan las políticas y los procedimientos para que exista un flujo eficiente tanto para los consumidores como para los productores.
Fayol pudo establecer y explicar la necesidad de sistemas y estructura de una manera que dio forma al mundo de la administración que aún conocemos hoy.
¿Por qué es importante?
Si recuerdas desde el comienzo de la lección, a Josie se le ha dado una gran responsabilidad. Sabe que hay 20 niños en edad preescolar que la buscan para satisfacer sus necesidades. Además de eso, hay 20 grupos de padres que no solo confían a Josie el cuidado de sus hijos, sino que también esperan que se desempeñe en la cima de su juego. La única forma en que puede hacer esto es con un plan de acción. Ella tiene que desarrollar su propio desglose de lo que funcionará y lo que no funcionará para completar la tarea que se le asignó de una manera que sea beneficiosa para todos los involucrados. Necesita tener un enfoque sistemático para manejar a estos niños. Sin uno, puede fallar en la tarea asignada, lo que tendrá efectos perjudiciales en cada persona directamente involucrada. Esa es la importancia de la gestión sistemática.
Resumen de la lección
La gestión sistemática es un enfoque de la gestión que promueve el desglose de las tareas laborales. Permite tanto a la dirección como a los empleados ver pequeñas secciones del panorama general. También permite una planificación, previsión y presupuesto más eficientes. Este enfoque de gestión evolucionó a finales de 1700 y principios de 1800, pero no pasó a primer plano hasta las décadas de 1890 a 1900. Con la ayuda de teóricos históricos como Adam Smith, Robert Owen, Charles Babbage, Henry Towne y Henry Fayol, el concepto de enfoque sistemático de la gestión es ahora un lugar común. Es normal que los directivos diseñen un sistema y un orden de operaciones, y que los empleados sigan determinadas directrices. Con la competencia en los negocios ahora ubicada a nivel mundial, la gestión sistemática es una herramienta muy necesaria.
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