Gestión del tiempo con tecnología: tipos y herramientas

Tecnología y tiempo

La tecnología puede suponer una gran pérdida de tiempo. Piense en las horas que ha pasado navegando sin rumbo fijo las noticias en línea, enviando mensajes de texto a sus amigos sobre nada o interrumpiendo tareas importantes porque su teléfono, por cuarta vez en un minuto, ha sonado con una notificación u otra. Pero cuando se usa correctamente, la tecnología ciertamente puede ayudarnos a administrar bien nuestro tiempo. Echemos un vistazo a algunas formas en las que nos puede ayudar.

Calendarios

Ya sea que los use en una computadora de escritorio, computadora portátil o teléfono inteligente, los calendarios digitales son una excelente manera de ayudarlo a administrar su tiempo. Dependiendo del programa exacto que use, los calendarios digitales lo ayudan a organizarse de muchas maneras:

• Agregue rápidamente un evento o tarea que debe completar
• Designar cuándo comenzará y terminará el evento
• Describe el evento o la tarea
• Indique cuánto tiempo tendrá para completar el evento.
• Codifique con colores su evento
• Agregue numerosas alarmas, recordatorios y notificaciones con respecto al evento o la tarea
• Comparta sus tareas, eventos o incluso el propio calendario con compañeros de trabajo

Puede usar calendarios para ayudar a programar una reunión o recordarle una. Puede utilizarlos para invitar a personas a un evento y realizar un seguimiento de quién ha aceptado, rechazado o aún no ha respondido.

Seguimiento del tiempo

Otra gran tecnología para administrar su tiempo es el software de seguimiento del tiempo. Nuevamente, existen muchos programas de software diferentes para esto, pero con este tipo de programas puede:

• Configure tareas y controle cuánto tiempo están ocupando con un solo clic. Algunos programas hacen esto automáticamente con software compatible.
• Cree informes visuales de lo que consume su tiempo a lo largo del día y cuánto.
• Genere alertas para casos en los que esté dedicando demasiado tiempo a algo.

El software de seguimiento del tiempo se puede utilizar para todo, desde la gestión del tiempo personal (por ejemplo, ¿pasa demasiado tiempo en Facebook en el trabajo?) Hasta la presupuestación del tiempo o el seguimiento de los cronogramas al gestionar proyectos o equipos.

Priorización

También hay programas que permiten a las personas administrar su tiempo ayudándoles a crear listas de tareas pendientes o priorizar sus tareas. Puede agregar notas sobre cada tarea, codificarlas con colores, arrastrar y soltar tareas, editar la lista de tareas pendientes y reorganizar sus prioridades como mejor le parezca. Estos programas a menudo le permiten ver qué se ha completado y cuándo. Algunos de ellos le permiten compartir sus tareas y listas de tareas pendientes con otros. En otras palabras, si desea delegar una tarea o una lista de tareas pendientes, algunos programas de software se lo permiten.

Colaboración

Los software de colaboración son programas que permiten a los equipos administrar juntos hojas de cálculo similares a Excel. También existen tecnologías que permiten a las personas ser coautores de documentos o facilitar reuniones virtuales y chats grupales. E incluso un software de colaboración más amplio permite la creación y el intercambio de espacios de trabajo digitales que permiten a los equipos planificar, comunicarse y encontrar información juntos, entre muchas otras cosas.

Puede imaginarse fácilmente cómo esto ahorraría tiempo. En lugar de tener que guardar y transferir archivos digitales desde la computadora de cada trabajador y luego reconciliar el archivo de cada trabajador, hay simplemente un archivo digital, como una hoja de cálculo, que todos pueden editar y trabajar. Esto hace que el proceso de trabajo en equipo sea mucho más eficiente y, por lo tanto, una excelente manera de ahorrar tiempo.

Resumen de la lección

Algunas de las muchas tecnologías que pueden ayudar a las personas a ahorrar y administrar mejor el tiempo en el lugar de trabajo incluyen:

• Calendarios digitales , que le ayudan a planificar eventos y establecer recordatorios.
• Software de seguimiento del tiempo , que le ayuda a presupuestar su tiempo y ver dónde está gastando la mayor parte.
• Software de priorización que ayuda a las personas a crear y administrar listas de tareas pendientes y priorizar sus tareas.
• Software de colaboración que ayuda a los equipos a administrar mejor su tiempo mediante la creación de un espacio de trabajo centralizado donde todos pueden trabajar en un proyecto simultáneamente.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador