Espacios de trabajo colaborativos físicos y virtuales

Colaboración en el lugar de trabajo

Cada vez más, las empresas adoptan enfoques diseñados para aumentar la colaboración en lugar de la competencia. Dos de estos enfoques son el uso de espacios de trabajo virtuales y físicos colaborativos.

En esta lección, repasaremos algunas de las muchas características que hacen que los espacios de trabajo sean colaborativos y por qué es importante.

Espacios de trabajo físicos colaborativos

Hay muchos elementos que debemos considerar al describir las características de un espacio de trabajo físico colaborativo. La esencia misma de la colaboración es la apertura, el trabajo en equipo y la comunicación. Por lo tanto, un espacio de trabajo físico diseñado en torno a estos conceptos debe imitar estas nociones críticas de alguna manera.

Por ejemplo, esos espacios de trabajo tienden a ser muy abiertos en el sentido físico, es decir. Hay pocas paredes, linderos y oficinas privadas. Las personas trabajan en un entorno amplio, abierto y basado en equipos. A veces, las personas incluso se sientan en escritorios grandes donde todos pueden ver lo que hacen los demás. Otras veces, puede haber algunos divisores, pero son mínimos, si no literalmente transparentes. Algunas barreras están hechas de vidrio y no tienen persianas para que las personas puedan interactuar rápidamente (aunque solo sea visualmente) unas con otras en cualquier momento. Estas características de diseño también exudan la noción misma de transparencia dentro del equipo.

La movilidad también es importante. No solo es importante la movilidad dentro del espacio abierto para que las personas puedan llegar a donde necesitan ir, sino que incluso las cosas con las que están trabajando deben ser móviles. Las computadoras portátiles a menudo se prefieren en lugar de las computadoras de escritorio. Los escritorios con ruedas están disponibles en lugar de las mesas tradicionales. La conexión Wi-Fi está habilitada en todo el edificio, lo que elimina la necesidad de cables Ethernet.

Los espacios de trabajo físicos colaborativos también tienen muchos accesorios que mejoran todo tipo de trabajo en equipo. Todo, desde pizarras y rotuladores hasta notas adhesivas y papel de cartón, el cielo es el límite. Algunas oficinas incluyen sillones puff e iluminación ambiental para ayudar a las personas a trabajar juntas en tareas creativas.

Espacios de trabajo virtuales colaborativos

Además de las funciones físicas, los espacios de trabajo colaborativos también tienen funciones virtuales que utilizan los miembros del equipo. En algunos casos, no hay ningún edificio en el que estar físicamente, dejando solo un espacio de trabajo virtual. Los espacios de trabajo virtuales deben diseñarse de formas específicas para aumentar también la colaboración. Estas son solo algunas de las formas en las que los espacios de trabajo virtuales pueden orientarse hacia una mayor colaboración:

• El software basado en la nube son programas de computadora que no dependen de un disco duro físico único para guardar información. En cambio, la información se guarda en un servidor y se puede acceder a ella en cualquier dispositivo que tenga el software (programa de computadora) en cualquier lugar donde haya una conexión a Internet. Ya sea software de hoja de cálculo, software de impuestos o software de mapas mentales, todo el equipo puede comentar, editar y manipular un espacio de trabajo grupal.
• El uso compartido de archivos es la capacidad de otorgar derechos de visualización y edición a más de un usuario para que los miembros del equipo puedan compartir información rápida y fácilmente.
• Los mecanismos de actualización permiten que los equipos individuales o toda la comunidad puedan ser alertados sobre algo importante. Esto puede incluir el uso de calendarios colaborativos.
• Las tecnologías de comunicación incluyen aplicaciones de chat, foros y programas de videoconferencia. Después de todo, ¡incluso un equipo virtual necesitará algo de tiempo cara a cara para hacer las cosas de vez en cuando!

Independientemente de si el espacio de trabajo colaborativo es físico, virtual o un híbrido entre los dos, el resultado debe ser siempre el mismo: debe haber mecanismos que permitan a las personas comunicarse libremente entre sí (cara a cara, publicaciones, o comentarios) y compartir ideas o materiales. Los espacios de trabajo colaborativos están diseñados para fomentar la comunicación, la difusión de ideas y la creación de ideas novedosas gracias a las características de movilidad integradas y la apertura general de dichos espacios de trabajo.

Resumen de la lección

Los espacios de trabajo físicos colaborativos comparten algunas características importantes:

• Están abiertos en el sentido físico. Hay pocos cubículos o paredes, si es que hay alguno, dentro de la oficina general de un espacio de trabajo colaborativo. Incluso cuando hay paredes, son de naturaleza transparente, es decir, están hechas de vidrio.
• Son móviles. En otras palabras, el espacio físico está diseñado para cambiarse, si es necesario. Esto podría significar escritorios con ruedas, el uso de computadoras portátiles en lugar de computadoras de escritorio y / o wi-fi en lugar de conexiones Ethernet por cable.
• Hay muchos accesorios que ayudan a incrementar la colaboración, como pizarras y marcadores.

Todos los espacios de trabajo virtuales colaborativos deberían tener, como mínimo:

• Software basado en la nube , donde los empleados pueden publicar, comentar, editar o manipular un espacio de trabajo en grupo
• Mecanismos de intercambio de archivos , que permiten a los empleados difundir información rápidamente
• Actualice los mecanismos, como los calendarios o los sistemas de alerta, para mantener a todos en el punto.
• Tecnologías de la comunicación, como chat o videoconferencia.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador