El papel del supervisor en dar y recibir comentarios

Entonces, ¿quería ser gerente?

Un número abrumador de nuevos supervisores y gerentes informa que dar retroalimentación a sus empleados es una de sus tareas menos agradables en su nuevo rol gerencial. Esto es especialmente cierto cuando han sido promovidos desde adentro y ahora están supervisando a personas que antes eran compañeros de trabajo. La retroalimentación es el método de comunicación mediante el cual un remitente transmite información a un destinatario. A pesar de que muchos gerentes se sienten incómodos con el tema, es una parte fundamental de la administración.

La efectividad de la retroalimentación está influenciada significativamente por la forma en que se proporciona. Los errores relativamente menores pueden tener consecuencias a largo plazo si las sesiones de retroalimentación se vuelven tensas, concisas o profundamente personales. Del mismo modo, la retroalimentación negativa sobre el desempeño entregada con tacto es un motivador poderoso para lograr un cambio de comportamiento en el lugar de trabajo.

Beneficios de la retroalimentación

Pensar en la retroalimentación como un vehículo para decirles a los empleados lo que están haciendo bien y lo que no es una simplificación excesiva que hace que el proceso de retroalimentación sea impotente. Cuando se hace correctamente, la retroalimentación de un supervisor hace que los empleados sean más productivos, así como más felices y más positivos que los empleados que reciben poca o ninguna retroalimentación. También reduce la rotación involuntaria al corregir los problemas antes y antes de que se produzcan daños sustanciales. Además, la retroalimentación proporcionada por el supervisor aumenta la lealtad, la retención y el interés de propiedad en el lugar de trabajo.

Aunque no lo parezca, la mayoría de los empleados realmente quieren hacer un buen trabajo y tener un alto rendimiento en el trabajo. Los empleados que saben que están haciendo un buen trabajo se enorgullecen de su trabajo y se sienten realizados y satisfechos de haber logrado cumplir con las expectativas de su función asignada.

Proveer retroalimentacion

Aunque la retroalimentación en el lugar de trabajo puede provenir de una variedad de fuentes, las investigaciones indican que el factor más importante para que un empleado reciba retroalimentación es la credibilidad de la persona que la entrega. En este contexto, la credibilidad se refiere a la creencia del receptor de que la fuente de retroalimentación es precisa, confiable y está bien informada. Los supervisores directos a menudo tienen más credibilidad que cualquier otra persona en el lugar de trabajo porque están ubicados más cerca de aquellos a quienes supervisan, lo que hace que la retroalimentación generada por el supervisor sea excepcionalmente efectiva.

Si bien la retroalimentación proporcionada por el supervisor es común en el lugar de trabajo, existe una manera correcta y una manera incorrecta de brindar retroalimentación. Dar retroalimentación de manera incorrecta asegura que los aspectos importantes del mensaje se pierdan por completo en la emoción, la confusión o la falta de comunicación.

Estos son algunos de los consejos prácticos más importantes con respecto a la entrega de comentarios generados por el supervisor:

• La retroalimentación genérica de un supervisor es mala, incluso cuando el mensaje es bueno. Los empleados valoran la autenticidad y no la exageración cuando reciben comentarios. Evite utilizar términos amplios como «¡Eres increíble!». Si bien puede ser eficaz en pequeñas dosis, debe estar respaldado por ejemplos específicos. Lo mismo ocurre con los comentarios negativos.
• Además, la retroalimentación efectiva y constructiva y la alta tensión emocional no se mezclan. Un supervisor no controla las emociones de la otra parte, pero debe controlar las propias. El desempeño deficiente de los empleados no se ve mitigado por la emoción, y los supervisores que brindan comentarios deben mantenerse firmes incluso cuando la reacción del empleado tiene un alto contenido emocional.
• Además, recuerde que al dar retroalimentación, la verdad importa. La retroalimentación generada por el supervisor debe estar basada en hechos y no debe hacer suposiciones. Si el desempeño del empleado no es satisfactorio, es fundamental que el supervisor se abstenga de informar inmediatamente al empleado el motivo. Dejar que los empleados determinen la causa raíz de los problemas de desempeño por sí mismos aumenta su propiedad en el problema, disminuye la propensión a poner excusas y aumenta la credibilidad para el supervisor que está dispuesto a ver todos los lados de la situación antes de determinar la causa, la falla o la corrección. acción.

Comentarios: no es una calle de un solo sentido

Hasta ahora, nos hemos concentrado exclusivamente en el papel de un supervisor en la entrega de retroalimentación a un empleado, pero la retroalimentación es una vía de doble sentido. Los supervisores reciben comentarios formales e informales de las personas que los rodean. Sin embargo, a diferencia de los gerentes que pueden tener capacitación o experiencia en entregar comentarios negativos sin causar una actitud defensiva, los comentarios de los empleados son de naturaleza mucho más cruda. Al recibir comentarios de los empleados, el papel más importante del supervisor es poder descartar las emociones y concentrarse en la sustancia.

Al recibir comentarios, es fundamental que el supervisor escuche atenta y completamente antes de responder. Los supervisores no deben verse atrapados en la formulación de una respuesta mientras el empleado todavía está hablando. Escuche toda la inquietud, juzgue si es precisa en su totalidad o en parte y calcule cuidadosamente una respuesta. Recuerde, un supervisor no necesita responder de inmediato. A veces, la mejor respuesta es «Gracias por los comentarios, Jim». Quiero pensarlo detenidamente y me pondré en contacto contigo en tres días ».

Hacer un acuerdo

Ya sea que estén dando o recibiendo retroalimentación, la tarea más importante del supervisor en el ciclo de retroalimentación es obtener o dar un acuerdo. Si el supervisor está dando retroalimentación, es importante obtener el acuerdo de los empleados sobre la naturaleza del problema. Aunque el acuerdo sobre la solución es útil, es más importante estar de acuerdo en que existe un problema. Si el supervisor es el que recibe la retroalimentación, debe estar preparado para estar de acuerdo con la crítica siempre que sea precisa. Este tipo de acuerdo también debe buscarse para obtener comentarios positivos. Si un empleado se está desempeñando bien, tanto el supervisor como el empleado deben ponerse de acuerdo sobre cómo se ve ese éxito.

Resumen de la lección

La retroalimentación generada por el supervisor es un circuito de comunicación importante que tiene un impacto positivo en la satisfacción laboral, el orgullo, la productividad y la rotación. Este tipo específico de retroalimentación es importante porque es creíble y la credibilidad es el componente más importante de la retroalimentación basada en el desempeño.

Al entregar comentarios, la metodología es importante. Las reacciones emocionales son enemigas de la crítica constructiva, y las generalizaciones vagas hacen que la retroalimentación sea una pérdida de tiempo para ambas partes. Al recibir retroalimentación, los supervisores deben perfeccionar la habilidad de eliminar la personalidad y la emoción mientras aún retienen la esencia de una preocupación.

Finalmente, ya sea para dar o recibir retroalimentación, el acuerdo entre las partes es fundamental. Esto sigue siendo cierto independientemente de si la retroalimentación es de naturaleza positiva o negativa.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador