Cómo transferir conocimientos en el lugar de trabajo

Conocimiento y lugar de trabajo

¿Alguna vez comenzó un trabajo y se dio cuenta de que todos hacen la misma tarea de manera un poco diferente? ¿Existe una falta de coherencia entre los grupos, departamentos o incluso en toda la empresa? Si ha tenido este tipo de experiencia, no está solo.

La falta de coherencia puede resultar muy frustrante para un nuevo empleado, y este tipo de no estandarización crea una situación en la que el conocimiento institucional se puede perder fácilmente. Entonces, ¿cómo pueden todos volver a la normalidad y preservar el conocimiento colectivo de una fuerza laboral experimentada? La clave es transferir conocimientos de forma rutinaria y clara. Esto se puede hacer utilizando herramientas fácilmente compartidas, como hojas de datos, o simplemente indicando explícitamente los procedimientos operativos estándar. Sin embargo, el elemento más crucial de la transferencia de conocimientos es la comunicación.

Comunicación abierta

El aspecto más importante para compartir conocimientos en un entorno colaborativo es la comunicación abierta . Un entorno seguro donde todos sepan que sus contribuciones y pensamientos serán considerados y escuchados es clave para una comunicación abierta. También es importante controlar el tono y tener en cuenta el idioma que se usa al comunicarse. Utilice palabras apropiadas para la situación y transmita el mensaje de manera clara y respetuosa, en lugar de divagar o condescendiente.

Y recuerde que la comunicación no es solo verbal. El lenguaje corporal es una parte importante de la comunicación, y el conocimiento de las expresiones faciales, los gestos y la postura puede ayudar a mantener una comunicación positiva y asegurarse de que todos sientan que pueden hablar libremente y que son parte de la solución.

Técnicas de reunión

El entorno cultural de un lugar de trabajo puede desempeñar un papel importante en la transferencia de conocimientos. Una cultura de comunicación abierta beneficia la transferencia de conocimiento entre los empleados. A continuación se muestran algunas de las formas más comunes y fáciles de establecer e implementar para transferir conocimientos.

Celebre reuniones individuales o envíe correos electrónicos grupales. Ya sea que sea un nuevo empleado de nivel de entrada o un nuevo miembro del equipo de administración, una de las primeras cosas que puede hacer es averiguar en qué están trabajando sus colegas. Aprender lo que hacen las personas y cómo realizan sus tareas puede hacer que encontrar su lugar en el lugar de trabajo sea mucho más sencillo y promover la colaboración. Colaborar en los problemas puede ayudar a todos los participantes a encontrar soluciones innovadoras.

Las reuniones informales o formales con el personal, o al menos con el personal clave, de manera regular para discutir problemas y éxitos pueden ayudar a mantener una cultura de comunicación. Las reuniones mantienen abiertas las líneas de comunicación y ayudan con el flujo de conocimientos.

Entrenamiento cruzado / tutoría

Las interacciones dirigidas entre empleados también pueden ayudar en la transferencia de conocimientos en el lugar de trabajo, como la capacitación cruzada entre áreas relacionadas. Otra forma eficaz de transferir conocimientos es a través de la tutoría , mediante la cual los empleados experimentados comparten información y brindan a los empleados más nuevos una persona a la que acudir cuando surgen situaciones. Este enfoque puede evitar que los empleados hagan girar sus ruedas sobre errores comunes o problemas que los mentores ya han superado. Los mentores pueden ayudar a los empleados nuevos o en transición no solo a aprender los matices de un trabajo, sino también a establecer conexiones de redes para facilitar aún más la transferencia de conocimientos.

COMPENSACIÓN

Otra forma de compartir el conocimiento de manera consistente con los empleados es compilar documentación tangible, como un procedimiento operativo estándar o SOP . Un POE es un conjunto de instrucciones paso a paso sobre cómo completar una tarea de acuerdo con los protocolos de la empresa. Al organizar un POE, es importante hablar con otros miembros del equipo para formar la imagen más completa posible de una tarea. Esto incluye todos los niveles de la cadena, desde los trabajadores de nivel de entrada hasta la alta dirección.

El POE debe estar escrito de manera concisa y directa para que cualquiera pueda entender cómo completar una tarea sin confusión. Si bien es posible que no sea posible documentar todas las situaciones posibles que puede encontrar un empleado, debe diseñarse de manera que se adapte a la mayoría de los escenarios. El POE también podría abordar errores comunes. En general, la idea es presentar la mayor cantidad de información necesaria para completar una tarea con una supervisión mínima.

Los POE pueden tomar la forma de un formato electrónico, como una presentación en Power Point, o un formato impreso, como páginas de referencia laminadas. Tener disponible este tipo de información hace que la formación y la transferencia de conocimientos sea mucho más sencilla porque pone la información necesaria en manos de las personas que más la necesitan. Por ejemplo, supongamos que está trabajando con un miembro de otro departamento de la empresa para resolver un problema común. Tener información disponible sobre cómo completar la tarea puede ayudar a los miembros de ambos departamentos a ver dónde se cruzan los dos equipos.

Resumen de la lección

El lugar de trabajo puede ser un entorno complejo, pero fomentar una mentalidad colaborativa entre compañeros de trabajo puede facilitar la transferencia de conocimientos . Hacer que la información que las personas necesitan para completar una tarea esté disponible ayuda a aliviar algo del estrés y fomenta la comunicación abierta. Fomentar la formación cruzada y la tutoría entre compañeros de trabajo puede ayudar a aumentar el conocimiento colectivo en una oficina y fomentar un mayor intercambio de conocimientos. Desarrollar un método coherente para completar una tarea en un procedimiento operativo estándar (SOP) puede ayudar a optimizar la productividad y servir como otro medio para transferir conocimientos en el lugar de trabajo.

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Rodrigo Ricardo Editor y fundador