Actualización y corrección de planes en la gestión de programas

¿Cuándo es necesaria una acción correctiva?

Para cumplir con los objetivos de la empresa, los gerentes a menudo tienen que asumir el papel de detective en la identificación de oportunidades de mejora y acciones correctivas, y luego actualizar los planes del programa.

Los programas se alinean con los objetivos estratégicos corporativos, y los indicadores clave de rendimiento (KPI) corporativos o de programas pueden servir como un sistema de alerta temprana para identificar cuándo están surgiendo problemas. Los KPI son aquellas cosas que una empresa puede medir para determinar qué tan exitosa es para alcanzar sus objetivos, como los niveles de satisfacción del cliente o los objetivos de ventas. Cuando los KPI u otros datos indican la necesidad de una acción correctiva, la identificación y separación de la (s) fuente (s) de un problema guiará a los gerentes sobre cómo planificar, iniciar y gestionar mejor las acciones correctivas.

Identificación de acciones correctivas y actualización de programas

Existe una variedad de métodos para analizar los problemas del programa y las oportunidades de mejora, así como para identificar las acciones correctivas apropiadas. Dos de los más comunes son el análisis de causa raíz y la mejora continua del proceso. Muchas veces, estos métodos se utilizan juntos. Un tercer método, el modelo de cambio de 3 etapas de Kurt Lewin, se aplica a menudo para ayudar a implementar, comunicar y gestionar acciones correctivas.

Análisis de raíz de la causa

El análisis de causa raíz tiene una amplia aplicabilidad en la gestión de programas. Su enfoque es comprender la (s) causa (s) detrás de los problemas. La recopilación de datos es un componente esencial. ¿Qué nos dicen los KPI? ¿Qué nos dicen los resultados de los proyectos individuales?

El análisis de la causa raíz puede tomar muchas formas. Una técnica comúnmente utilizada es el análisis de los cinco porqués . Comenzar con una declaración de problema y preguntar «¿Por qué?» Cinco veces ayuda a profundizar hasta dónde debe enfocarse la acción correctiva.

Imagine que es el administrador del programa de Astro Telecommunications, que produce una amplia gama de teléfonos móviles, cada uno manejado por un equipo de diseño independiente. Después de observar los KPI y los datos de los distintos proyectos de telefonía, identifica el problema: la satisfacción entre los distribuidores minoristas está disminuyendo. Luego, comienzas a hacer preguntas:

• ¿Por qué está disminuyendo la satisfacción del distribuidor? Se están perdiendo las fechas de entrega.
• ¿Por qué se pierden las fechas de entrega? La producción general es demasiado lenta.
• ¿Por qué la producción es demasiado lenta? Hay escasez de piezas para el teléfono X.
• ¿Por qué hay escasez de piezas para el teléfono X? Solo utilizamos un proveedor de piezas.
• ¿Por qué utilizamos un solo proveedor de piezas? Su precio es el mejor.

Con el enfoque de los Cinco porqués, el problema con el objetivo del programa de satisfacción del cliente se puede rastrear hasta un proyecto específico, teléfono X. Con este análisis, se pueden tomar decisiones sobre la base del programa sobre los requisitos de producción y las opciones de los proveedores.

Mejora continua de procesos (CPI)

CPI se basa en la idea de que siempre hay margen de mejora y que debe ser un proceso continuo. CPI se enfoca en un análisis sistemático de procesos y resultados, enfatizando una focalización continua de oportunidades para la mejora incremental. No espera a que surjan problemas importantes ni a que aparezcan señales de alerta sobre problemas; es proactivo.

Un enfoque común utilizado para CPI es el método Planificar, Hacer, Verificar, Actuar o PDCA .

Para Astro Telecommunications, donde uno de los objetivos de su programa es una alta satisfacción del cliente entre los distribuidores minoristas, usted inicia el proceso PDCA para identificar problemas y oportunidades de mejora.

• Plan: se recopilan y analizan datos generales sobre la satisfacción del cliente y los procesos de la empresa para todos los proyectos de telefonía. Se evalúan los diferentes factores que contribuyen a la satisfacción del cliente y se identifican oportunidades de mejora. Las fechas de entrega perdidas para un teléfono específico se identifican como un motivo de preocupación y las posibles causas de las entregas tardías se remontan a la disponibilidad de piezas. Se recomiendan acciones correctivas, como buscar más proveedores de piezas.
• Hacer: se implementan las acciones correctivas.
• Comprobar: se evalúan los resultados. ¿Está mejorando la satisfacción del distribuidor? ¿Las entregas se realizan con mayor puntualidad?
• Actuar: si la acción correctiva funciona, se integra en el proceso. Luego, puede preguntar si existe la oportunidad de realizar más mejoras, como cambiar los diseños de todos los teléfonos para acomodar piezas más fácilmente disponibles. Se toman decisiones y el proceso comienza de nuevo.

Modelo de cambio de tres etapas de Kurt Lewin

Para que los gerentes de programa hagan que la acción correctiva funcione, también debe haber comunicación y compromiso con la acción correctiva.

El modelo de cambio de 3 etapas de Lewin es un enfoque que usted, el gerente de programa de Astro Telecommunications, puede utilizar para comunicar e implementar acciones correctivas.

• Etapa 1: Descongelación: los empleados deben estar convencidos de que existe una necesidad real de acciones correctivas para mejorar la satisfacción de los distribuidores minoristas. Es necesario crear conciencia de que es necesario utilizar una base más amplia de proveedores de piezas. El statu quo de utilizar un proveedor debe «descongelarse».
• Etapa 2: Cambio: aquí es donde se lleva a cabo la implementación de la acción correctiva. Es posible que los diseñadores de diferentes teléfonos deban convencerse de que tienen que ampliar su base de proveedores. Necesitan que se les recuerde las razones y los beneficios de «cambiar» el enfoque de los proveedores de piezas.
• Etapa 3: recongelación: las acciones correctivas exitosas deben mantenerse. Los diseñadores de teléfonos deben pasar a una base más amplia de proveedores y los cambios positivos deben ser reconocidos y recompensados ​​para que el nuevo enfoque se convierta en la norma. El nuevo proceso está «congelado» en su lugar.

Los desafíos que enfrentan los gerentes de programas son la identificación precisa de los problemas centrales, el desarrollo de acciones correctivas y luego la implementación, comunicación y monitoreo de la efectividad de los cambios y actualizaciones de los planes. Mediante la aplicación de métodos sistemáticos de análisis e implementación, los planes del programa pueden actualizarse más fácilmente y los recursos pueden emplearse para lograr la máxima eficacia.

Resumen de la lección

Existen múltiples métodos para actualizar los planes del programa con acciones correctivas.

El análisis de causa raíz se centra en identificar la causa subyacente última de un problema. El enfoque de los cinco porqués es una técnica para hacerlo.

La mejora continua de procesos se centra en el cambio incremental continuo. El proceso PDCA – Planificar, Hacer, Verificar, Actuar – ayuda a organizar el análisis y las acciones involucradas en CPI.

El modelo de cambio de 3 etapas de Lewin , que implica descongelar, cambiar y volver a congelar, proporciona un modelo para la implementación y comunicación de acciones correctivas dentro de una organización.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador