Adaptando la tecnología al mensaje en las comunicaciones gerenciales

El medio es el mensaje

El célebre teórico de los medios Marshall McLuhan afirmó la famosa frase “El medio es el mensaje”. Estaba insinuando que el medio elegido influye en la forma en que se percibe el mensaje. Esto es cierto en las comunicaciones gerenciales; un gerente debe ser consciente del efecto que tendrá la herramienta de comunicación seleccionada en el mensaje.

Hay muchas formas en que un gerente puede comunicarse con el personal: llamadas telefónicas, mensajes de texto, correos electrónicos, cartas, reuniones grupales y reuniones individuales. El método elegido depende de varios factores, como la sensibilidad del mensaje, la complejidad del mensaje, el nivel de persuasión deseado y si el mensaje es positivo o negativo.

A continuación se muestran algunas consideraciones a tener en cuenta:

• ¿Cuál es el propósito de la comunicación?
• ¿Qué información se envía?
• ¿Qué se requiere de la otra persona?
• ¿Cuál espero que sea el resultado de la comunicación?

¿Qué quieren los empleados de las comunicaciones gerenciales? He aquí una breve lista:

• Para ser el primero en escuchar noticias importantes, no escucharlas de una fuente externa.
• A consultar por la dirección.
• Para ser escuchado.

Para los propósitos de esta lección, dividamos el análisis en dos formas de comunicación: oral y escrita.

Comunicaciones orales

La mayor parte del significado que obtenemos de comunicarnos con otra persona es a través de señales no verbales , cosas como el lenguaje corporal y la inflexión de la voz. Estos matices se pierden en forma escrita y el lenguaje corporal se pierde en una llamada telefónica.

Entonces, si el mensaje que está transmitiendo depende del impacto emocional y está buscando la máxima persuasión, la comunicación en persona es lo mejor. En persona también es mejor para asuntos de naturaleza delicada y también cuando se trata de una fuerza laboral que puede no ser muy alfabetizada.

Debido a que los textos y los correos electrónicos están sujetos a interpretación, a veces no se transmite el tono deseado. Las comunicaciones orales pueden permitir comentarios instantáneos a través de preguntas. Enviar buenas noticias sobre un ascenso o una oferta de trabajo puede parecer frío o distante; tal vez al menos una llamada telefónica sería una mejor opción.

Es posible que las comunicaciones orales no sean tan adecuadas para un mensaje extenso (a menos que tenga un orador fascinante). También podría ser menos adecuado para comunicaciones que necesitan validez legal a menos que se haya realizado una grabación o un registro escrito.

Comunicaciones escritas

A veces no puede comunicarse con las personas por teléfono o reunirlas para una reunión; tal vez el grupo sea demasiado grande. Puede haber una circunstancia en la que desee un registro escrito de la comunicación o puede que necesite adjuntar un archivo como parte del mensaje.

Aquí es donde brilla el correo electrónico . Puede difundir rápidamente a un grupo grande y enviar archivos adjuntos para que los revisen para ayudar a aclarar información compleja.

La comunicación por correo electrónico le permite llegar a un grupo grande

El correo electrónico puede ser un problema si la información es urgente porque la bandeja de entrada de todos está inundada en estos días. Enviar mensajes de texto es muy rápido y eficiente y está aumentando rápidamente en popularidad para las comunicaciones comerciales. ¿Por qué? Aquí hay algunas estadísticas de estudios recientes:

• El 97% de los propietarios de teléfonos inteligentes usan su teléfono para enviar mensajes de texto semanalmente.
• Para los adultos estadounidenses menores de 50 años, los mensajes de texto son la forma de comunicación más utilizada.
• El 80% de los profesionales usan los mensajes de texto para negocios y el 70% de los empleados piensa que los mensajes de texto deben usarse para las comunicaciones de oficina.

Política de comunicación

Tiene sentido tener una política de comunicaciones escrita que establezca qué medio usar para diferentes tipos de mensajes. La política debe tener en cuenta las necesidades de la empresa y la base de empleados.

Por ejemplo, si un gran porcentaje de la fuerza laboral son millennials, la política debe incluir una sección sobre correos electrónicos y mensajes de texto. También existen consideraciones legales para algunos tipos de mensajes, ya que es posible que se requiera que algunos se entreguen por escrito.

Resumen de la lección

Los gerentes tienen múltiples formas de comunicarse con el personal. Básicamente, se divide en opciones orales y escritas, y la elección depende de factores como la sensibilidad del mensaje, la complejidad del mensaje, el nivel de persuasión deseado y si el mensaje es positivo o negativo.

El objetivo de la comunicación también es importante. ¿Qué está tratando de lograr? La comunicación oral es mejor cuando puede haber una emoción, positiva o negativa.

La comunicación en persona permite captar las señales no verbales del remitente (lenguaje corporal e inflexión de la voz), lo que posiblemente ayude a aclarar el mensaje. Las comunicaciones escritas, como correos electrónicos y mensajes de texto, son rápidas y eficientes para transmitir a un grupo grande, pero el significado podría malinterpretarse sin conocer la intención del remitente. Sin embargo, los mensajes de texto están ganando popularidad, ya que se han convertido en una forma de comunicación más común para las generaciones más jóvenes. Además, los correos electrónicos se pueden perder en una bandeja de entrada abarrotada.

Para asegurarse de que todos estén en sintonía, se recomienda tener una política de comunicaciones escrita que especifique qué medios usar para cada tipo de mensaje.