Análisis de dependencia en la gestión de carteras

Análisis de dependencia

Como director de programa de una empresa de consultoría de TI, Colin está trabajando en la realización de un análisis de dependencia para la cartera que incluye el desarrollo de productos y marketing. El Análisis de Dependencias es una técnica en la gestión de proyectos donde se definen las relaciones o dependencias entre actividades y la influencia del tiempo en la ejecución de las actividades.

Cuando el resultado de una actividad o la ocurrencia de un evento influye en cómo se ejecuta otra actividad, ocurre una dependencia.

Colin se reúne con varios miembros del equipo y el personal administrativo del equipo de desarrollo de productos y decide los pasos para identificar las dependencias entre los proyectos de la cartera. Comienzan con los siguientes pasos:

1. Identifique todos los pasos del proceso general.
2. Determine en qué punto del inicio o final de cada paso comienza o termina el paso siguiente.
3. Utilice un gráfico (ejemplo gráfico de Gnatt) para mostrar las relaciones entre cada evento anterior y posterior.

Ejemplo de gráfico de Gnatt

Interdependencia del proyecto

Colin y su equipo discuten las interdependencias del proyecto y cómo implican un proceso bidireccional. Ningún proyecto puede funcionar de forma aislada. Los proyectos dependen de otros proyectos para una implementación exitosa y también hacen contribuciones a otros proyectos. La gestión de las interdependencias entre proyectos aumenta la cohesión y conecta la gestión de proyectos con la gestión de carteras al iluminar el impacto de los vínculos de proyectos en la cartera.

Colin y su equipo identifican cuatro tipos de dependencias relacionadas con los tiempos de inicio y finalización del proyecto.

Terminar para terminar (FF):

El evento anterior debe terminar antes de que pueda terminar el evento siguiente:

• Los informes sobre los resultados de las pruebas no se pueden terminar hasta que se completen las pruebas.
• La documentación sobre el uso del hardware no se puede terminar hasta que se complete la producción.

Terminar para comenzar (FS):

El evento anterior debe finalizar antes de que pueda comenzar el evento siguiente:

• La prueba del concepto no puede comenzar antes de que se complete el plan del producto.
• La comercialización del producto no puede comenzar antes de que se complete la prueba del producto.

Empezar a empezar (SS):

El evento anterior debe comenzar antes de que pueda comenzar el evento siguiente:

• El registro de los procesos para la fabricación del hardware no puede comenzar hasta que haya comenzado la fabricación del componente.
• Las reuniones para discutir los resultados de la prueba del componente de hardware no pueden comenzar hasta que el proceso de prueba haya comenzado.

De principio a fin (SF):

En este escenario, el evento anterior debe comenzar antes de que el evento siguiente pueda terminar:

• Las pruebas deben comenzar antes de que se pueda completar la revisión del producto.
• La producción debe comenzar antes de que se pueda completar la comercialización.

Categorías de dependencias

A medida que continúan con su análisis, el equipo de Colin considera factores como los recursos, la lógica y las preferencias que pueden ser responsables de las interdependencias.

• Dependencia de recursos: la tarea se puede completar antes si hay más recursos. Por ejemplo, la documentación se puede terminar antes si hay más redactores técnicos.
• Dependencia lógica: son dependencias basadas en la lógica natural. Un ejemplo sería que no puede desarrollar un producto hasta que tenga un plan completo.
• Dependencia basada en preferencias: Son dependencias basadas en el hecho de que el director del programa o proyecto decide programar las tareas o eventos de una determinada manera, aunque puede haber otras formas en las que se pueden programar.

Dependencias internas y externas

El equipo de Colin también se entera de que algunas de las dependencias son internas y otras son externas al programa.

• Las dependencias externas están fuera del control directo del administrador del programa, pero deben registrarse de todos modos. Un ejemplo de dependencia externa es una agencia gubernamental externa que tiene que aprobar el diseño del producto.
• Las dependencias internas son internas del proyecto: por ejemplo, el personal no puede ser capacitado hasta que el manual del producto esté completo.

Gestión de dependencias

Tras el análisis y la identificación de las dependencias, Colin y su equipo deciden un plan de acción para gestionar las dependencias.

1. Identificar todas las posibles dependencias y limitaciones.

Además de identificar las dependencias, también aprenden que las restricciones o restricciones definen los límites dentro de los cuales se debe completar la tarea, y las restricciones también pueden causar dependencias a veces. El presupuesto, el personal, el tiempo y los expertos son limitaciones porque sin los fondos suficientes y el personal con los conocimientos necesarios, el proyecto no se puede completar a tiempo.

2. Participación de las partes interesadas

Es importante mantener a las partes interesadas informadas e involucradas para que estén al tanto de todas las dependencias y limitaciones, especialmente si alguna de las dependencias o limitaciones afecta la ruta crítica. Las partes interesadas también deben ser conscientes de la ruta crítica en la que cualquier retraso en la secuencia más larga de actividades ininterrumpidas retrasará la finalización final del programa.

3. Identificar riesgos

Colin le hace una nota a su equipo para que sea consciente de los riesgos y desafíos en el camino. Un evento inesperado o incierto se consideraría un riesgo. Su equipo debe considerar estos diferentes tipos de riesgo:

1. Riesgos evitables: estos incluyen errores humanos y cualquier incumplimiento de los procedimientos.
2. Riesgos estratégicos: estos incluyen malas decisiones en los negocios, asignación de recursos inexacta y la incapacidad de responder positivamente a los cambios ambientales.
3. Riesgos inevitables: son riesgos que no se pueden controlar, como desastres naturales (una tormenta de nieve o un huracán) o cambios políticos que generan cambios en las políticas.

Toma de decisiones

El análisis de dependencia ayudó a Colin a tomar decisiones sobre la secuencia y la programación de tareas. Puede proporcionar a su empresa un plan detallado para la gestión de la dependencia que incluye:

• Secuencia de tareas
• Entender la estructura del trabajo
• Identificación de tipos de dependencia y duración
• Identificar la ruta crítica
• Identificación de recursos y riesgos

Resumen de la lección

El análisis de dependencia analiza las interdependencias entre las diferentes actividades en una cartera de proyectos. Los cuatro tipos de dependencias son: FF , FS , SS y SF . Se puede utilizar un gráfico gnatt para representar visualmente los resultados de un análisis de dependencia, incluidos los horarios y la secuenciación. Las dependencias pueden basarse en recursos, lógica o preferencia.

Las dependencias se pueden gestionar identificando limitaciones, riesgos y desafíos. El análisis de dependencias ayuda con el proceso de toma de decisiones donde las tareas se pueden enumerar en detalle junto con la ruta crítica, la representación visual y la identificación de riesgos.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador