Análisis de necesidades empresariales

¿Qué es un análisis de necesidades empresariales?

Un análisis de necesidades comerciales (BNA) es una herramienta de análisis que ayuda a una empresa a identificar los impulsores clave del cambio y determinar las mejores opciones o soluciones para resolver problemas o mejorar la productividad o el rendimiento. BNA ayuda a determinar cuáles son las necesidades del cliente, sus requisitos y cuáles son sus especificaciones. BNA lo ayuda a determinar qué cambios pueden ayudarlo a alcanzar sus metas.

¿Por qué analizar las necesidades empresariales?

El propósito del análisis de las necesidades comerciales es comprender claramente el negocio y sus necesidades. Una empresa puede completar un BNA después de identificar que le gustaría implementar una nueva estrategia. En este caso, la empresa llevaría a cabo una BNA para comprender el estado actual, identificar los impulsores clave del cambio y luego hacer recomendaciones o planes sobre cómo implementar la nueva estrategia.

Otra forma en que puede ver que se usa un BNA es cuando una empresa determina que necesita un nuevo sistema comercial y contrata a un contratista externo para diseñar ese sistema para ellos. En este caso, el proveedor realizaría el análisis de las necesidades comerciales para comprender el negocio, sus necesidades, las especificaciones clave del sistema y una lista de las formas en que el nuevo sistema resolvería los problemas comerciales actuales.

Usemos un ejemplo del mundo real para que pueda ver un análisis de necesidades comerciales en acción. Baxter Industries determina que sus números de abandono , o el número de clientes que cancelan el servicio cada mes, son demasiado altos. La empresa puede crear un grupo de trabajo para considerar este tema. Lo primero que debe hacer el grupo de trabajo es completar un análisis de las necesidades comerciales.

En este ejemplo, el propósito de completar el análisis de las necesidades comerciales es comprender a fondo el negocio y el problema actual. La compañía podría adivinar qué está causando problemas de abandono. La compañía también podría implementar un par de soluciones rápidas para reducir la rotación. Sin embargo, si la empresa realmente quiere resolver la causa raíz de este problema, primero se debe completar un análisis exhaustivo del negocio y el problema.

Cómo completar un análisis de necesidades comerciales

Entonces, ¿cómo se puede completar un análisis de las necesidades comerciales? Bueno, el primer paso consiste en hacer muchas preguntas. Los equipos de proyecto generalmente generarán listas de preguntas que necesitan responder para comprender el negocio y el problema.

Utilizando nuestro ejemplo anterior, el equipo de abandono de Baxter Industries necesita responder muchas preguntas. Su tarea es aprender todo lo que puedan sobre su negocio y el problema en sí.

Algunas preguntas vitales deben incluir lo siguiente:

• ¿Cuántos clientes suelen cancelar cada mes?
• ¿Se espera un número estándar de cancelaciones de la industria?
• ¿Cuánto ha aumentado ese número en los últimos meses?
• ¿Por qué cancelan los clientes?

A continuación, el equipo debe generar informes desde el sistema para informarles de las razones por las que los clientes cancelan el servicio. Deben determinar si sucedió algo en particular en los últimos meses que provocó un aumento en las cancelaciones. Esto puede llevar a otro conjunto de preguntas, como:

• ¿Quién se encarga de las cancelaciones de clientes?
• ¿Existe un proceso para que esos representantes salven al cliente?
• ¿Qué están autorizados a hacer esos representantes para salvar a los clientes?
• ¿Puede el sistema generar un informe que indique el número de cancelaciones de servicios por parte de un empleado?

Estas son solo algunas de las muchas preguntas que el equipo puede desarrollar y trabajar para responder. Conocer la respuesta a todas estas preguntas permitiría al equipo hacer una lista de las causas probables del aumento de cancelaciones, y el equipo podría crear una lista de posibles soluciones. El equipo devolvería esta información a la empresa y a la dirección para averiguar quién puede utilizar estos datos para empezar a tomar decisiones estratégicas.

Veamos otro ejemplo:

XYZ Company se da cuenta de que su software de gestión de clientes necesita algunas actualizaciones para atender mejor las necesidades de la empresa y las necesidades de sus clientes. La empresa decide utilizar un proveedor externo para crear estas actualizaciones. El proveedor externo, CRM Solutions, sabe iniciar este proceso realizando un análisis de las necesidades comerciales.

El BNA trabajaría para identificar las necesidades de la empresa, analizaría todas las cosas que impulsan la necesidad de este cambio y también exploraría las formas en que una actualización de software podría beneficiar al cliente externo. El proveedor trabaja con expertos en la materia en la empresa para tratar de comprender qué funciona bien con el sistema existente y qué no funciona tan bien. También trabajan para descubrir tanta información como sea posible para comprender completamente qué está roto con el sistema y los procesos actuales y cómo estos problemas afectan a los empleados y clientes. Es a través de este proceso que el equipo de desarrollo de software puede comenzar a comprender los requisitos y las especificaciones de esta actualización del sistema.

Durante la recopilación de información, CRM Solutions determina que una de las características que desea XYZ es un método para rastrear cada vez que un cliente ingresa a una tienda minorista. El equipo de desarrollo de CRM determina que el sistema actual tiene esta capacidad, pero no está activado actualmente. CRM Solutions sabe que esta necesidad particular no debería ser parte de la actualización que crean. En cambio, trabajan con XYZ y les informan de sus hallazgos. XYZ ahora puede activar esta funcionalidad y están muy contentos porque no tendrán que pagar por la creación de una funcionalidad que ya existe. CRM Solutions también está encantada porque esto acorta el plazo para entregar el producto final. Después de su arduo trabajo en el BNA, están seguros de que el producto que crean cumplirá con XYZ ‘

Resumen de la lección

Un análisis de necesidades comerciales (BNA) es una herramienta de análisis que ayuda a una empresa a identificar los impulsores clave del cambio y determinar las mejores opciones o soluciones para resolver problemas o mejorar la productividad o el rendimiento. El propósito del análisis de las necesidades comerciales es comprender claramente el negocio y sus necesidades. Completar un análisis de necesidades comerciales consiste en hacer muchas preguntas. Los equipos de proyecto generalmente generarán listas de preguntas que necesitan responder para comprender el negocio y el problema.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador