Comunicación en entornos virtuales
La comunicación siempre es importante en los negocios, ya que la falta de comunicación puede generar pérdida de tiempo y dinero, así como fricciones entre los miembros del equipo. Pero la comunicación puede ser especialmente complicada en un entorno virtual donde los miembros del equipo no se ven en persona con regularidad. La comunicación para equipos virtuales depende del tamaño y la función del equipo y puede resultar en el uso de una variedad de herramientas.
Para obtener más información sobre la comunicación en entornos virtuales, consulte la lección Estrategias de comunicación para equipos virtuales.
Para profundizar su comprensión de la dinámica de equipo y la comunicación en entornos virtuales, eche un vistazo a los escenarios a continuación. Para cada uno, piense qué elementos de la comunicación del equipo fueron positivos y cuáles fueron negativos. Puede responder las preguntas después de cada escenario en un ensayo corto, un formato de preguntas y respuestas u otro formulario.
Escenario 1: Capacidad de respuesta oportuna
Louisa es gerente de un equipo virtual de cinco personas a cargo del rediseño del sitio web para una gran corporación multinacional. Su equipo utiliza una variedad de formas de comunicarse. Específicamente, usan mensajes instantáneos, una wiki privada y correo electrónico para enviarse mensajes, preguntas y actualizaciones todos los días.
Recientemente, uno de los miembros del equipo de Louisa le ha llamado la atención sobre un problema. La programadora, Joan, solo responde esporádicamente a los mensajes de los demás. Cuando los diseñadores y escritores de contenido envían trabajos a Joan, a menudo no escuchan nada durante días. Cuando le envían correos electrónicos o mensajes instantáneos sobre un problema, ella no responde o tarda mucho en responder. El resto del equipo está preocupado y frustrado.
¿Qué es un modelo de Comunicación Semántico?
¿Qué está haciendo bien el equipo de Louisa? ¿Qué desafíos enfrentan? ¿Qué herramientas, estrategias o apoyo podría proporcionar Louisa a su equipo para ayudarlos a comunicarse? ¿Cómo podría el modo de comunicación (por ejemplo, correo electrónico, mensajería instantánea, wiki privado) impactar la colaboración grupal? ¿Qué modos de comunicación podrían ayudar al equipo de Louisa a comunicarse mejor? ¿Qué comentarios necesita Louisa para darle a Joan?
Escenario 2: tono
Sandeep es el director de un gran equipo repartido por todo el mundo. Trabajan juntos para escribir libros de texto para cursos universitarios. Hay docenas de escritores trabajando en un libro de texto en un momento dado.
Los escritores de Sandeep son muy buenos para mantenerse en contacto con él y entre ellos. Envían correos electrónicos y usan mensajes instantáneos para mantenerse informados. También trabajan con un documento en la nube para que todos puedan ver y comentar el trabajo de los demás en tiempo real. Sandeep está orgulloso del hecho de que su equipo esté en contacto constante.
Sin embargo, ha notado un problema. Debido a que hay una variedad de culturas representadas y debido a que la comunicación es mayoritariamente escrita, a veces puede ser difícil leer el tono de las personas. Algunos escritores son muy amables y dan retroalimentación a otros de una manera muy indirecta, de modo que sus comentarios no siempre se entienden como críticas. Otros son muy directos y, a veces, pueden alterar las plumas cuando critican el trabajo de otros.
Nuevamente, vea si puede distinguir las cosas buenas que está haciendo el equipo, así como los desafíos. ¿Existen diferentes herramientas y estrategias que Sandeep podría usar para ayudar a la comunicación en el equipo? ¿Cómo podría el modo de comunicación (por ejemplo, correo electrónico, mensajería instantánea, documento en la nube) afectar la colaboración grupal? ¿Cómo podrían cambiar las cosas si el equipo de Sandeep usara el teléfono o la videoconferencia? ¿Qué problemas podría presentar esto? ¿Qué beneficios podría aportar?
Modelo de Comunicación de Roman Jakobson
Escenario 3: comunicación de una vía
Ling es el gerente de un pequeño equipo de consultores que viven en todo el mundo. Sus consultores trabajan con empresas para crear y optimizar procesos de servicio al cliente y ventas.
El equipo de Ling es muy bueno para mantenerla actualizada sobre su trabajo, pero ha notado que en realidad no se comunican entre sí. Cada uno de ellos la llamará o le enviará un correo electrónico y le informará lo que está pasando. Pero cuando se trata de necesitar algo de otro miembro del equipo, a menudo dirán: «¿Puedes decirle a June que …?» O «¿Le preguntarás a Larry si …?»
Prueba este escenario. ¿Puedes identificar los aspectos positivos y negativos? ¿Qué podría ayudar? ¿Qué impacto tiene el modo de comunicación (por ejemplo, correo electrónico, llamada telefónica privada)? ¿Qué tipo de retroalimentación necesita Ling para darle a su equipo para ayudarlos a comunicarse más entre ellos? ¿Cómo podrían ayudarles los diferentes tipos de comunicación a hacer eso?
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