Aplicación práctica: Realización de reuniones productivas en el trabajo

Creando reuniones productivas

Crear una reunión productiva es esencial para que un negocio funcione sin problemas. La lección Preparación, realización y contribución a reuniones productivas proporciona información más detallada sobre los elementos de una reunión productiva.

¿Cuáles son los pasos específicos necesarios para que suceda una reunión productiva? Todos hemos estado en reuniones que no logran sus objetivos, entonces, ¿cómo nos aseguramos, como supervisores, de que cada reunión sea un gran slam? Hoy, veremos un ejemplo de cómo llevar a cabo este proceso exacto.

Escenario: equipo de ventas de María

María es la líder del equipo de su equipo de ventas regional. Después de hablar con su supervisor, está claro que las ventas han bajado este trimestre y esperan que María haga algo al respecto. Sintiendo la presión, María decide que necesita sentarse con su equipo y tener una reunión sobre el problema. Quiere discutir lo que salió mal y tratar de generar ideas para mejorar las ventas para el próximo trimestre.

Pero, ¿por dónde debería empezar María? Ella sabe que no puede simplemente llamarlos a todos a la sala de conferencias y hablar sobre las ventas. Necesita mantener la calma y utilizar el pensamiento racional para diseñar una reunión productiva.

1. Determine los objetivos

Primero, María decide armar una agenda para la reunión. Considera revisar los asuntos antiguos que están pendientes al comienzo de la reunión. Dado que esta reunión tiene un propósito muy específico, decide omitir este paso y pasar directamente al contenido. Luego, María debe decidir los objetivos de la reunión. Quiere mantener todo objetivo y profesional, aunque personalmente está molesta por no cumplir con sus objetivos de ventas.

¿Cuáles crees que deberían ser los objetivos de María? Anote entre 1 y 3 objetivos para la reunión de revisión de ventas.

2. Decida quién asistirá

A continuación, María debe decidir quién asistirá a la reunión. ¿A quién crees que debería invitar María? ¿Qué partes interesadas podrían beneficiarse de una conversación grupal sobre el tema y quiénes podrían aportar soluciones al problema? Haga una lista de los departamentos o funciones individuales que crea que debería asistir.

3. Diseñar una agenda

Ahora que María sabe quién asistirá y cuáles son sus metas, necesita redactar una agenda. Una agenda incluye cuánto tiempo se dedicará a cada tema. Por lo general, las agendas comienzan con algún tipo de introducción o rompehielos y luego pasan al meollo de la reunión.

¿Cómo crees que María debería estructurar su agenda? Comience con una introducción y luego cree una agenda que cumpla con los objetivos de María. Asegúrese de incluir limitaciones de tiempo para cada tema de la agenda.

A medida que elabora la agenda, piense en quién debe hablar y en qué momento. María no quiere dirigir toda la reunión, sino que prefiere que diferentes personas presenten algunos de los datos o realicen la lluvia de ideas para encontrar soluciones. ¿Quién crees que podría encajar bien? ¿Qué cualidades buscarías?

4. Consideraciones para la reunión

María sabe que organizar una reunión para discutir un problema en la empresa puede hacer que las personas tengan reacciones emocionales. Quiere que la reunión sea lo más profesional posible y pensar en algunas formas de manejar los conflictos antes de comenzar la reunión.

¿Cuáles son algunos de los pasos de resolución de conflictos que María podría tomar durante la reunión si las cosas se calientan? ¿Qué estrategias ha probado en sus propias reuniones que han tenido éxito?

Reflexión

Ahora, revise sus objetivos, asistentes y agenda. ¿Sus objetivos cumplirán con el objetivo final de María de mejorar las ventas para el tercer trimestre? ¿Hay algo más que necesites agregar? ¿Todos los participantes invitados tienen un interés personal en el resultado de la reunión y se tienen en cuenta todas las partes de la agenda? ¿La agenda incluye horarios y quién hablará cuándo para minimizar los conflictos?

Rodrigo Ricardo Editor y fundador