Cómo escribir mensajes de procedimiento claros

Mensaje de procedimiento

Imagina que eres la única persona que se presenta a trabajar después de una tormenta de nieve. Hagámoslo un poco más complicado. El servidor tampoco funciona.

Afortunadamente para usted, hay un gran manual con la etiqueta Cómo reiniciar el servidor, junto al escritorio del director de TI abandonado.

Al abrir la página uno, observa que el manual está escrito en párrafos, usando palabras que no tienen vocales. Hay varios acrónimos e incluso algunos cuadros y gráficos.

Nada tiene sentido. Esto te hace pensar en una mejor manera.

¡Viola! Es hora de reunir al equipo de TI y escribir un mensaje de procedimiento para todo el personal clave. Esto está escrito para explicar cómo completar una tarea o proceso en un formato paso a paso.

Hay varias razones por las que escribimos mensajes de procedimiento:

• Tareas complicadas
• Tareas largas
• Tareas que deben seguirse estrictamente
• La documentación es necesaria
• Las tareas se realizan de diferentes formas

Una buena regla general para saber cuándo se necesita un mensaje de procedimiento: comentarios de los empleados.

Si los empleados hacen las mismas preguntas una y otra vez, puede ser el momento de poner los pasos por escrito. Lo mismo se aplica a cometer los mismos errores continuamente. Es necesario redactar un procedimiento detallado y fácil de seguir.

Entonces, ¿por dónde empezar?

Pasos para escribir un mensaje de procedimiento

Escribir un mensaje de procedimiento puede ser complicado. Escrito en términos vagos, la gente se perderá. En términos que son demasiado específicos, bueno, puede ser un desafío seguir todos y cada uno de los pasos.

Por lo tanto, probablemente lo mejor sea una lista bien equilibrada de pasos, considerando lo que los empleados necesitan saber para completar la tarea.

Lo último que quiere hacer es explicar cómo construir un reloj, cuando todo lo que necesitan saber es cómo decir la hora.

Estos son los pasos clave.

Paso 1: recopile información de

• Personas clave en la empresa
• Personal técnico
• Los usuarios finales

Paso 2: comience a redactar el procedimiento

• Utilice un lenguaje fácil de entender
• Las viñetas funcionan mejor que los párrafos
• Mantenlo lo más simple posible
• Evite el uso de jerga
• Usa una voz activa

Paso 3: elige el mejor elemento de diseño

• Un diagrama de flujo es un diagrama sobre cómo realizar una tarea.
• Un estilo de guión enumera a los jugadores y sus roles o responsabilidades
• El formato de preguntas y respuestas proporciona respuestas a las preguntas más frecuentes

Entonces estos son los pasos que debes seguir. Ahora veamos cómo crear realmente un mensaje de procedimiento.

Ejemplo de mensaje de procedimiento y sugerencias

Suponga que estamos escribiendo un mensaje de procedimiento sobre cómo hacer un sándwich de mantequilla de maní y mermelada. Creo que un diagrama de flujo funcionará mejor.

Paso 1: Reúna los suministros de la siguiente manera:

a. 2 rebanadas de pan blanco

segundo. 2 cucharadas de mantequilla de maní (crujiente o suave)

C. 2 cucharadas de gelatina de uva

re. 1 plato, redondo

mi. 1 cuchillo de mantequilla

F. 2 hojas de toalla de papel

Bien, creo que tenemos todo lo que necesitamos para construir el sándwich.

Paso 2: comience la producción de la siguiente manera:

1. Coloque una rebanada de pan en un plato.

2. Con un cuchillo de mantequilla, esparza mantequilla de maní sobre la superficie del pan cubriendo toda la rebanada de pan.

3. Limpiar el cuchillo de mantequilla con toallas de papel

4. Con un cuchillo de mantequilla, esparza la jalea sobre la mantequilla de maní cubriendo la mantequilla de maní completamente

5. Coloque la segunda rebanada de pan directamente encima de la gelatina y alinéela con la rebanada de pan inferior

6. Limpie el cuchillo de mantequilla con una toalla de papel.

7. Con el borde más afilado del cuchillo de mantequilla, corte el sándwich en dos pedazos en diagonal

8. Coloque un cuchillo sobre una toalla de papel.

Ahora tenemos un conjunto completo de instrucciones.

Aquí hay algunos consejos. Evite el uso de pronombres: observe que nombré cada fuente independientemente de cuántas veces se haya mencionado anteriormente.

Asegúrese de usar un comando para indicar los pasos: ¿se dio cuenta de que usé extender, limpiar, cortar?

Evite usar más lenguaje del necesario. Tuve cuidado de no agregar ningún adjetivo para explicar el sándwich.

Recuerde, no importa cuán pequeño pueda parecer un paso, no olvide enumerarlo. Podría afectar la finalización del proceso.

Resumen de la lección

En realidad, un procedimiento es solo un proceso paso a paso. Los mensajes de procedimiento son mensajes que contienen los pasos necesarios para completar una tarea.

Usamos mensajes de procedimiento para explicar cómo hacer algo para tareas complicadas, tareas largas, tareas que deben seguirse estrictamente o cuando una tarea se está realizando de diferentes maneras.

Hay algunos pasos a seguir:

• Paso 1: recopile información de personas clave
• Paso 2: redacte el procedimiento
• Paso 3: elige el mejor elemento de diseño

Finalmente, tome algunos consejos míos. Use una voz activa, sea específico y siempre mencione todos los pasos, independientemente de lo pequeño que parezca. Al final, el mensaje de procedimiento será claro y fácil de seguir.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador