Cómo liderar reuniones inclusivas en el trabajo

Satisfacer las necesidades

Todo esta listo. Finalmente, pudo programar el retiro anual que reúne a representantes de cada uno de sus departamentos en todas sus ubicaciones. Optó por una sala de conferencias en el segundo piso (aunque no hay ascensor), creó la presentación (aunque no será accesible para los asistentes remotos) y la planificó para el fin de semana de Pascua (aunque muchos empleados podrían haberlo hecho) planes).

Uh-oh, aquí tienes importantes fracasos en las reuniones. Es hora de reevaluar y analizar más de cerca cómo puede hacer que esta reunión sea más inclusiva y accesible para todos sus empleados.

Hacer que las reuniones sean inclusivas

Las reuniones inclusivas y accesibles son una necesidad en el lugar de trabajo, ya que ayudan a garantizar que todos los miembros de un equipo, independientemente de su ubicación, restricciones o habilidades, sean bienvenidos, cómodos y animados a participar en el evento. Puede parecer trivial, pero algo como la elección del menú o cómo (e incluso cuándo) presenta los materiales de la reunión puede tener un impacto drástico en la participación de los empleados. Su reunión ideal debe ser un espacio donde todos se animen a contribuir. Después de todo, un equipo de empleados diversos se utiliza mejor en un entorno inclusivo donde se comparten y valoran diversos puntos de vista e ideas.

Lista de verificación de la reunión inclusiva

Examinemos ahora algunas consideraciones importantes para asegurarnos de que sus reuniones de trabajo sean inclusivas y accesibles para todos los participantes.

1. Verifique la fecha : en nuestro ejemplo de apertura, eligió una fecha de reunión que se corresponde con un feriado importante. Incluso si no celebras un evento religioso o cultural en particular, otros podrían hacerlo, y es importante reconocerlo y planificarlo.
2. Haga que las presentaciones sean accesibles : si sabe que un empleado tiene una discapacidad visual, asegúrese de incluir versiones en letra grande de su presentación. Si incluye empleados de ubicaciones remotas por videoconferencia, envíeles la presentación por correo electrónico de antemano. Proporcionar materiales para las reuniones con anticipación también puede ayudar a los empleados que pueden tener dificultades con la lectura o la comprensión.
3. Invite a una audiencia diversa : si su reunión está abierta a todos de todos modos, genial. Pero si su reunión es un equipo de empleados seleccionados a mano, asegúrese de incluir representantes con diferentes rasgos, características, niveles de habilidades, experiencias, etc.
4. Elija una buena ubicación : el lugar donde organiza su reunión es importante. Elija una ubicación que sea accesible para los empleados con discapacidades físicas que puedan requerir el uso de una rampa o un ascensor. Asegúrese de que haya baños accesibles cerca.
5. Piense en el menú : muchas personas hoy en día tienen necesidades dietéticas específicas o alergias alimentarias que requieren una planificación especial. Proporcione opciones de comidas que permitan opciones veganas, vegetarianas, sin gluten, aptas para diabéticos y kosher.
6. Pregunte a los empleados sobre las adaptaciones necesarias : cuando envíe información a los empleados sobre la próxima reunión, sea sensible a sus adaptaciones especiales. Es posible que no sepa sobre ellos a menos que los pregunte.
7. Fomente la participación de todos : algunas personas son naturalmente reacias a hablar en las reuniones. Pueden temer ser ridiculizados o simplemente son tímidos. Otros empleados pueden pensar más rápido o intentar dominar la conversación. Implemente la técnica del grupo nominal para fomentar la participación de todos. La técnica de grupo nominal se basa en un sistema de lluvia de ideas seguido de la recopilación de ideas escritas de todos, que luego se discuten con el grupo en general.
8. Tenga en cuenta a los participantes remotos : puede ser fácil olvidar a los participantes remotos en una reunión si no se hacen concesiones para ayudarlos a sentirse más incluidos. Ya mencionamos la idea de enviar presentaciones a estos empleados de antemano, pero hay otros pasos que se pueden tomar para que la reunión sea más inclusiva. Utilice herramientas remotas como Skype o GoToMeeting para mantenerse comprometido. Este tipo de herramientas también les permite charlar en tiempo real durante la reunión.
9. Establezca algunas reglas básicas : es cierto que algunos participantes de la reunión intentarán dirigir la reunión y minimizar las ideas de los demás al hablar sobre ellos. Use un bastón (o un elemento similar) que debe pasarse para otorgar permiso a otra persona para hablar; sólo el soporte de la batuta tiene el suelo. Muévase alrededor de la mesa para obtener información de cada asistente sobre un asunto importante. Si es necesario, hable con personas que hablan demasiado antes de una reunión para evitar los malos comportamientos.

Resumen de la lección

Recapitulemos. Las reuniones inclusivas y accesibles crean un lugar seguro y cómodo para que todos los asistentes contribuyan por igual, lo cual es un componente importante para demostrar a los empleados que son una parte valiosa del equipo. Los gerentes encargados de liderar reuniones inclusivas deben considerar todo, desde la accesibilidad del lugar para las personas discapacitadas hasta la elección del menú para las personas con alergias alimentarias. Si la reunión es un grupo selecto de empleados, asegúrese de que se invite a una variedad diversa de trabajadores. Fomente la participación de todos utilizando la técnica de grupo nominal y proporcionando presentaciones a los empleados en ubicaciones remotas. Establezca reglas básicas que eviten que las personalidades dominantes hablen sobre participantes más tranquilos.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador