Componentes de programación para planes de gestión de proyectos

El cronograma del proyecto

El cronograma del proyecto es un componente importante de cualquier plan de proyecto. Recuerde que un plan de proyecto incluye: administración del alcance, administración del tiempo, administración de costos, administración de la calidad, administración de recursos, administración de riesgos, administración de problemas, adquisiciones y administración de comunicaciones. El cronograma de un proyecto considera todas las tareas que deben completarse durante el proyecto, por lo que tiene sentido que se incluyan las tareas de todos los aspectos del plan del proyecto.

Además de una lista de tareas, el cronograma generalmente identifica qué recursos se requieren para completar cada tarea, cuánto tiempo se espera que tome la tarea e indica las dependencias entre las tareas. Imagine un proyecto multidepartamental de varios años patrocinado por la NASA con la intención de enviar una nave espacial tripulada de ida y vuelta a Marte. En este proyecto, la tarea de entrenamiento de astronautas no puede comenzar hasta que se complete la tarea de selección de astronautas.

Construyendo el cronograma del proyecto

Se deben considerar las siguientes cosas al desarrollar el cronograma del proyecto:

• Entradas y salidas a cada componente WBS
  • Las tareas incluidas en el cronograma del proyecto generalmente se relacionan con los elementos de la estructura de desglose del trabajo (WBS) de cada fase del proyecto. El WBS divide todo el trabajo del proyecto en partes manejables. El cronograma del proyecto enumera las tareas asociadas con la realización de estas partes del trabajo.
  • Para identificar las tareas que deben incluirse en el cronograma, puede ser útil considerar cuál debe ser el resultado de esta tarea. Y luego, ¿qué información se necesita para comenzar esta tarea a fin de llegar a esa salida? . Al considerar cuáles son las entradas y salidas para cada tarea, se asegurará de que todas las tareas críticas del proyecto estén incluidas en su cronograma. Por lo general, la única forma en que las entradas y salidas de cada tarea programada se incluyen en la programación es en la descripción de la tarea.
    • Por ejemplo, en el cronograma del proyecto para nuestro viaje a Marte de la NASA podría haber una tarea para ensamblar la nave espacial . La nave espacial ensamblada es el resultado de esta tarea. Las entradas para esta tarea serían todos los componentes de la nave espacial. Sin haber construido nunca una nave espacial, podríamos adivinar que estos podrían incluir cosas como: centro de comando y comunicación, cámaras de vida de los astronautas, compartimentos de almacenamiento, compartimentos de desechos, materiales de construcción de la superficie de Marte, y probablemente puedas pensar en muchos otros.
    • Los componentes requeridos para completar la tarea de ensamblar la nave espacial se habrían generado en tareas de programación anteriores, como determinar las capacidades de comunicación requeridas en el centro de comando , diseñar el centro de comando y comunicación y construir el módulo del centro de comando y comunicación. ¿Ves cómo pensar en las entradas y salidas ayuda a identificar las tareas que se incluirán en el cronograma del proyecto?
  • El programa incluirá el tiempo estimado que llevará completar cada tarea.
  • Recuerde que el resultado de una fase de proyecto puede ser algo físico que se construirá, pero también podría ser algo más, como un documento de requisitos o un documento de diseño técnico. Incluso podría ser algo abstracto, como un concepto: definir el proceso que utilizarán los astronautas para cultivar o generar alimentos durante la misión de varios años.
• Tareas asociadas con :
  • Verificación del alcance
  • Revisión entregable
  • Verificación y aprobación de la calidad
  • Revisión de problemas y riesgos
  • Adquisición y gestión de recursos (personas, materiales, infraestructura, presupuesto)
• Hitos : puntos de control significativos de duración cero que pueden indicar, en un nivel alto, si el proyecto avanza como se esperaba. Un cronograma de proyecto eficaz facilita la identificación de las tareas atrasadas y las tareas relacionadas que también están en peligro de completarse a tiempo. Los hitos permiten que el cronograma del proyecto indique estas situaciones.

¡Tener cuidado!

• Los problemas de programación del proyecto incluyen:
  • Un nivel inadecuado de detalle de la tarea .
    • Demasiados detalles pueden causar:
      • actualizaciones de programación inoportunas
      • incapacidad para integrar adecuadamente las solicitudes de cambio
      • renuencia a hacer ajustes en el horario debido a una cantidad excesiva de esfuerzo requerido para hacerlo
      • precisión sospechosa como resultado de la complejidad
      • microenfoque en el cronograma que resta valor a la productividad del proyecto
    • Muy pocos detalles pueden causar:
      • Exceso de programación y presupuesto
      • sobre simplificación de detalles y alcance mal entendido
  • Nadie asignó la responsabilidad principal y la rendición de cuentas por el cronograma del proyecto. El propietario del cronograma del proyecto debe tener el respeto y el acceso a todas las partes interesadas del proyecto para que sea eficaz.
  • No hay un proceso de control de cambios definido para el cronograma del proyecto. Una cosa con la que todo proyecto puede contar es el cambio. La gestión eficaz del cronograma incluye una forma definida para que los cambios en el cronograma se identifiquen, se comuniquen, revisen e incorporen, si son aprobados por las partes interesadas.

La mejor manera de evitar estos y otros errores es asegurarse de que la programación del proyecto no se realice en el vacío. Esto significa que las personas con conocimiento y experiencia en completar las tareas incluidas en el cronograma deben ser las que definan las tareas, estimen su duración e identifiquen los requisitos de recursos. También es fundamental involucrar recursos con experiencia en la programación de proyectos de similar alcance.

Los líderes de alto nivel nunca deben establecer el cronograma en función de una fecha de finalización deseada. Esta es una manera segura de encontrar sobrecostos de presupuesto y programación y fallas de proyectos en general. Imagínese si el presidente de los EE. UU., Barack Obama, hubiera dicho: «EE. UU. Enviará una nave espacial tripulada a Marte, al final de mi mandato». Tal programación de proyectos basada en fechas límite no se adaptaría a la capacidad de incorporar cambios o conocimientos y lecciones potencialmente críticos. aprendido en el camino.

Resumen de la lección

La familiaridad con los detalles del plan de un proyecto es esencial para desarrollar un cronograma de proyecto significativo. Considerar los entregables clave de cada fase del proyecto y la estructura general de desglose del trabajo ayudará a identificar las tareas que deben incluirse en el cronograma. La inclusión de la duración de las tareas, las dependencias y los hitos del proyecto mejorará la capacidad de la organización para utilizar el cronograma del proyecto para ayudar con una gestión sólida del proyecto.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador