Gerencia de compras
La gestión del inventario y las compras en una operación de alimentos y bebidas requiere una planificación y un seguimiento cuidadosos para garantizar que se mantenga un equilibrio adecuado del producto. El objetivo es garantizar que siempre haya un suministro adecuado y, al mismo tiempo, evitar una acumulación de producto que ocupe espacio y pueda estropearse si no se utiliza en el momento oportuno.
Para ilustrar los métodos y consideraciones para la compra de alimentos y bebidas, veremos dos tipos diferentes de establecimientos de alimentos y compararemos las formas en que se administran el inventario y las compras.
La fórmula de compra
Terrance es gerente de compras en un gran comedor universitario que sirve un promedio de 3000 comidas al día. El comedor está abierto las 24 horas del día y los siete días de la semana. Amy administra una pequeña cafetería que vende pasteles hechos a mano y opciones de desayuno ligero. Su tienda está abierta cinco días a la semana solo para el desayuno y el brunch, y atiende a unos 75 clientes por día.
Terrance y Amy usan la misma fórmula simple para calcular las cantidades de sus compras:
| Cantidad necesaria – Cantidad disponible = Cantidad a comprar |
Esta fórmula ayuda a determinar las cantidades apropiadas para ordenar en función de los niveles de inventario actuales, pero se pueden hacer ajustes a estas cantidades según los diferentes sistemas de inventario y las situaciones de compra en la operación.
Gestión de Compras: Qué es, Características y Ejemplos
Consideraciones de compra
Terrance recibe sus pedidos a través de dos proveedores principales y programa las entregas para que lleguen todos los lunes y viernes a las 7 a. M. Los pedidos se entregan de manera eficiente en un camión grande y la mayoría de los artículos se ordenan por cajas y palés para satisfacer las demandas de consumo en el comedor. Terrence recibe descuentos en muchos artículos comprando al por mayor, y tiene mucho espacio de almacenamiento para almacenar grandes cantidades de productos secos, alimentos congelados y varios artículos refrigerados.
El menú de la pequeña cafetería de Amy se basa en gran medida en productos locales y de temporada, y cambia su menú con frecuencia para reflejar lo que está disponible en su mercado local. Amy trata con ocho proveedores diferentes semanalmente y tiene muy poco espacio de almacenamiento seco y frío disponible en su café. Esto limita su capacidad para almacenar más de un día de inventario en un momento dado.
Debido a que Amy trata con pequeños proveedores y cambia con frecuencia sus pedidos, su programa de entrega es impredecible y cambia semanalmente. Sus costos de compra también son bastante altos en relación con sus ventas, y no tiene la ventaja de comprar a granel sin arriesgarse a que el producto se eche a perder.
Inventario de nivel par frente a JIT
Terrance se basa en un sistema de nivel par para controlar la mayor parte de su inventario. A cada artículo del inventario se le asigna una cantidad mínima y máxima de nivel par que quiere que esté disponible en su inventario en todo momento. Esto se basa en la vida útil del artículo, así como en la rapidez con la que tiende a salir del estante.
Mientras Terrance revisa su inventario, observa que necesita pedir más mantequilla de maní. Sus niveles par establecidos para la mantequilla de maní son un mínimo de dos frascos y un máximo de siete frascos. Prefiere tener siempre cuatro frascos a mano como stock de seguridad para asegurarse de que nunca caiga por debajo del mínimo. Este nivel mínimo asegura un suministro disponible para períodos de actividad inesperados o desperdicio accidental de productos, como si un empleado rompe uno de los frascos.
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Terrance tiene actualmente cuatro frascos a la mano y sabe que su próxima entrega no llegará hasta dentro de dos días. La mantequilla de maní se usa a una tasa promedio de un frasco por día, por lo que Terrance pide cinco frascos para asegurarse de que no caiga por debajo del mínimo. Tampoco pide más del máximo, ya que no hay suficiente espacio de almacenamiento y no quiere que sus productos permanezcan en el estante por mucho tiempo.
Amy usa un sistema diferente ya que no tiene espacio para tener mucho inventario disponible en un momento dado. Amy se basa en un sistema justo a tiempo (JIT) , lo que significa que sus artículos se reciben según sea necesario y ordena lo suficiente para trabajar hasta que llegue su próximo pedido.
Suponga que Amy necesita media libra de arándanos para un lote de muffins de arándanos y espera hacer y vender cuatro lotes de muffins para la semana:
| 0.5 libras de arándanos por lote x 4 lotes = 2 libras de arándanos |
Esto significa que pediría dos libras de arándanos para la semana y solo haría un nuevo pedido cuando esté en su última media libra. Esto le permite tener un pequeño stock de trabajo en su restaurante, al mismo tiempo que reduce el riesgo de deterioro por tener demasiado a mano. También proporciona más flexibilidad a su operación, ya que puede cambiar fácilmente el sabor de sus muffins una vez que se usa el suministro de arándanos.
Debido a que Amy trabaja en lotes mucho más pequeños y tiene un inventario de trabajo muy pequeño, el sistema de compras JIT funciona bien para ella. Minimiza el espacio de almacenamiento requerido y asegura que sus ingredientes estén siempre lo más frescos posible. También le permite ser flexible con las ofertas de su menú. Terrance se beneficia del sistema de nivel par, ya que puede pedir artículos en mayores cantidades para aumentar la eficiencia de costos y entrega, y tener la tranquilidad de que siempre tendrá artículos clave en stock.
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Resumen de la lección
La gestión de las compras de alimentos y bebidas requiere un seguimiento cuidadoso de todos los artículos del inventario para garantizar que se soliciten las cantidades adecuadas de cada artículo en el momento adecuado. Las operaciones de alto volumen con grandes inventarios de trabajo y espacio de almacenamiento adecuado generalmente se basan en un sistema de nivel par que garantiza un suministro de trabajo permanente de ingredientes con existencias de seguridad siempre a mano. Por lo general, se utiliza un sistema de inventario justo a tiempo (JIT) para productos altamente perecederos que solo se solicitan según sea necesario para garantizar su frescura. Esto proporciona más flexibilidad y es útil en operaciones más pequeñas con espacio de almacenamiento limitado y pequeñas capacidades de producción.
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