Comunicación al planificar la transformación ágil

Líderes y comunicación

A algunos les puede sorprender que en la era de la información, donde hay docenas de formas de comunicarse rápidamente, todavía exista un problema tan importante en la difusión de información y la recepción de comentarios.

Durante una transformación ágil, los empleados quieren saber más que solo qué es la agilidad empresarial. Quieren saber por qué vale la pena, cómo se hará y a quién afectará. Los líderes conocen toda esta información con anticipación y la etapa de planificación de una transformación de agilidad es el momento adecuado para diseñar el plan y solicitar apoyo.

Medios de comunicación

La comunicación que es coherente con la agilidad empresarial no proviene de una lista concreta de «qué hacer» y «qué no hacer». Antes de sentarse y comenzar el proceso de comunicarse directamente con los empleados, considere algunos de estos medios de comunicación ágiles y amigables. ¿Cuáles son los más adecuados para su organización?

• Agile enfatiza el uso de ceremonias , que celebran los hitos y logros de la agilidad de manera pública y visible. Cuando los líderes hablan con los empleados sobre la necesidad de agilidad empresarial, pueden considerar el uso de ceremonias que puedan atribuirse a cualquiera de las razones o beneficios importantes de una transformación de la agilidad.
• Otra opción para comunicar información fundamental importante a los empleados (y otras partes interesadas) es la asignación de embajadores. Los embajadores son las personas que pueden explicar de manera articulada por qué su departamento o equipo de trabajo en particular necesita los beneficios de la agilidad empresarial.
• Los líderes pueden considerar compartir parte de la información más importante sobre la transformación de la agilidad empresarial mediante las redes sociales, publicaciones internas, almuerzos, salidas y otras actividades similares que normalmente podrían estar reservadas para el desarrollo empresarial en lugar de las comunicaciones de los empleados.

Razones para el cambio

No importa cuál será el cambio. Una explicación del cambio es un requisito previo fundamental para garantizar un apoyo genuino. Durante una transformación ágil, las variaciones sobre el tema «Si no está roto, ¿por qué arreglarlo?», Se plantean comúnmente al liderazgo.

Los líderes de las organizaciones ágiles deben evitar «simplemente improvisar» cuando se trata de dar razones para las transformaciones de la agilidad. En su lugar, deben ensayar sus comunicaciones con respecto a las razones para que el vocabulario y la presentación permitan a los empleados establecer una conexión clara. El desafío es comunicarse de una manera sencilla sin simplificar demasiado los conceptos importantes.

Visión para el cambio

Al comunicar la visión de la agilidad empresarial, la urgencia está en el centro de la planificación y la implementación. La agilidad empresarial está relacionada con las necesidades empresariales inmediatas. Estas podrían ser oportunidades únicas, cambios inesperados o una incertidumbre sobre el futuro.

Como resultado, para comunicar la visión de la agilidad empresarial, explique no solo por qué es necesario el cambio, sino por qué es necesario en este momento. La urgencia es importante porque la propia naturaleza y el propósito de la agilidad es permitir que una empresa se adapte rápida y eficazmente. Sin un sentido de urgencia, la situación que se beneficiaría de la agilidad podría escaparse antes de ser abordada.

Beneficios del cambio

Nadie quiere soportar la interrupción y la incertidumbre que conlleva el cambio. De hecho, la única razón por la que la mayoría de nosotros elegimos el cambio es porque en realidad no hay muchas opciones. Si tiene un negocio de venta de máquinas de escribir, puede pensar en cuánto no quiere cambiar, pero si tiene algo de sentido común, pronto verá que la situación es «cambiar o morir».

Comunicar los beneficios asociados con la transformación es importante independientemente de los posibles resultados del cambio. Ya sea que su organización se enfrente a días difíciles o que esté pasando de bueno a excelente, la comunicación durante la transformación ágil siempre debe mostrar todas las grandes cosas que la agilidad puede aportar a la organización.

Las ganancias rápidas son una excelente manera de demostrar los beneficios tangibles del cambio. Las ganancias rápidas se dan cuando la agilidad se puede aplicar a un problema comercial para lograr una solución positiva y de alto perfil.

Hoja de ruta para el cambio

Comunicar una hoja de ruta para el cambio es otra responsabilidad importante de un líder ágil. Una hoja de ruta elimina o reduce la incertidumbre asociada con el cambio, ya que en muchos casos, la incertidumbre es incluso más perjudicial que la negatividad.

Comunicar una hoja de ruta clara para el cambio ayuda a los empleados a unir los beneficios potenciales de la transformación con la estrategia para lograrlo. En la mayoría de los casos, las hojas de ruta para el cambio deben ser documentos relativamente formales, completos, cuidadosamente considerados e inspiradores de confianza.

Impacto de las partes interesadas

Una última tarea para los líderes que se comunican sobre la agilidad empresarial es describir cómo se verán afectadas las partes interesadas. Incluya la definición básica de una parte interesada (no asuma que todos entienden las diferencias entre accionistas y partes interesadas). Como tal, los líderes deben comunicar cómo afectará la agilidad empresarial:

• Clientes
• Empleados
• Vendedores
• Competidores
• Agencias gubernamentales
• La comunidad local

Resumen de la lección

Debido a que la agilidad empresarial cambiará la composición del día a día de una organización, la etapa de planificación de la transformación debe incluir una comunicación sustancial sobre el cambio. Hay una serie de medios disponibles para facilitar esta comunicación, incluidas las ceremonias , que celebran los hitos de la agilidad de manera visible, y los embajadores , que son personas designadas que difunden la comprensión del cambio.

Al comunicar sobre la transformación de la agilidad, un líder debe transmitir la urgencia y los beneficios del cambio para obtener una participación genuina del equipo. Las victorias rápidas son una excelente manera de hacer esto porque son éxitos de alto perfil que brindan evidencia tangible de los beneficios relacionados con el cambio.

Los líderes ágiles también deben comunicar cómo se practicará la agilidad empresarial: una hoja de ruta hacia la agilidad. Finalmente, los líderes tienen la responsabilidad de compartir con su equipo cómo la transformación ágil afectará a todos los accionistas de la organización.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador