Conservación de registros en el reclutamiento de recursos humanos: propósito y requisitos federales

Tipos de registros de recursos humanos

ABC Corporation recibió recientemente un cargo por discriminación de la Comisión de Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC). La EEOC hace cumplir la ley federal que prohíbe la discriminación en el lugar de trabajo. El cargo generalmente incluye una solicitud de información (RFI), una solicitud de consulta adicional o documentos en una investigación de empleados. Ejemplos de solicitudes de información de la EEOC incluyen registros de personal, políticas de la empresa o comunicaciones por correo electrónico.

Hoy, la gerente de recursos humanos de ABC, Tracey, está intentando reunir los siguientes registros para su consulta: una solicitud, currículum y documentos de contratación para el empleado en cuestión. En el resto de esta lección, exploraremos la importancia de la retención de registros y los requisitos federales.

El propósito y la importancia de la conservación de registros

Después de unos días de buscar los registros, Tracey se comunica con el investigador de la EEOC para revelar que ABC no puede localizar los documentos solicitados. El investigador de la EEOC explica la importancia de retener la información. Examinemos sus razones a continuación:

• Es la ley: el gobierno federal, así como algunos gobiernos estatales y locales, exige que los empleadores retengan ciertos documentos personales durante un período de tiempo específico.
• Reclamaciones y juicios: En caso de litigio, reclamo o investigación, los empleadores deben poder presentar documentos de personal relacionados con la acción.
• Oportunidades para establecer contactos: un empleador puede querer ponerse en contacto con ex empleados para un proyecto o vacante de trabajo actual.
• Revisión gerencial: Un supervisor puede querer revisar el historial laboral o el archivo de personal de su nuevo empleado para obtener una mejor comprensión de su historial laboral y / o nivel de competencia.

Luego, Tracey pregunta si hay una preferencia de almacenamiento: copia impresa, la nube o almacenamiento en línea. El investigador declara que no se ha establecido un mandato federal; sin embargo, la mayoría de las organizaciones utilizan algún tipo de almacenamiento digital como plan de respaldo.

Pautas federales de retención de registros

Luego, Tracey le pide al investigador de la EEOC que revele las pautas federales para la retención de registros. Explica que todos los registros de personal deben mantenerse durante al menos un año según las regulaciones federales. Sin embargo, existen algunas excepciones:

• Si se entabla una acción contra un empleador con respecto a un empleado, se deben mantener registros hasta que se resuelva la acción. Los ejemplos de registros de personal incluyen: solicitudes, currículums, anuncios de trabajo (impresos y en línea), descripciones de trabajo y datos demográficos, si los empleados optan por identificarse.
• Si el solicitante o empleado tiene más de 40 años, los registros deben mantenerse durante dos años de acuerdo con la Ley de Discriminación por Edad.
• Si los documentos están relacionados con los salarios (como un formulario W-4), los requisitos de retención son de tres años según la Ley de Normas Laborales Justas.

Luego, Tracey pregunta qué sucede si ABC no puede localizar los documentos solicitados. El investigador de la EEOC declara que pueden aplicarse sanciones monetarias civiles, pero el incumplimiento se maneja caso por caso.

Resumen de la lección

La solicitud de información (RFI) es una solicitud de consulta o documentos adicionales en una investigación de empleados. En lo que respecta a los registros de personal, una agencia federal o estatal o una parte de una demanda o reclamo podría solicitar una solicitud de información formal. La retención de registros es primordial, ya que se pueden aplicar sanciones o fuertes repercusiones si los empleadores no cumplen. Las razones menos estrictas para mantener registros de personal incluyen oportunidades de trabajo en red y revisión gerencial.

Por lo general, los empleadores deben conservar los registros de recursos humanos durante al menos un año. Las excepciones a la regla son las siguientes:

• Los empleadores involucrados en reclamos, juicios, acciones o investigaciones deben mantener registros hasta la resolución.
• Para los solicitantes o empleados mayores de 40 años, los empleadores deben conservar los registros durante dos años.
• Los documentos relacionados con los salarios deben conservarse durante tres años.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador