Primer día en el trabajo
Josh es un veterinario contratado recientemente por la empresa ABC Vet. En su primer día de trabajo, se reúne con el gerente de recursos humanos para realizar orientación y capacitación. La gerente de recursos humanos, Kelly, deja caer una pila de papeles frente a Josh. Josh hojea los documentos, mira hacia arriba y pregunta: «¿Son necesarios todos estos papeles?» Kelly responde: ‘Me temo que sí, Josh. Estos son documentos requeridos por el estado y el gobierno federal que necesitamos que complete de inmediato ‘.
¿Cuáles son estos documentos? ¿Por qué son tan importantes en el proceso de incorporación? Analizaremos la documentación obligatoria que debe completarse para que una empresa contrate legalmente a un candidato a un puesto de trabajo.
Documentación federal de empleo
El gobierno federal requiere que se completen ciertos trámites al momento de la contratación. Estos registros y formularios confirman la elegibilidad para trabajar en los Estados Unidos, verifican el número de Seguro Social del empleado y especifican la retención de impuestos del empleado.
El Formulario I-9 se utiliza para demostrar que el empleado es elegible para realizar un trabajo en los Estados Unidos. Este formulario requiere que el empleado proporcione ciertos documentos de identificación, como pasaporte, licencia de conducir y / o acta de nacimiento. Uno de estos documentos debe confirmar la identidad de la persona (debe ser una identificación con foto) y uno de los documentos debe proporcionar prueba de elegibilidad para el empleo (como probar la ciudadanía en los Estados Unidos).
Para ser empleado, un empleado debe proporcionar su número de Seguro Social (SSN) , que es un número de nueve dígitos en el formato XXX-XX-XXXX emitido para ciudadanos estadounidenses, residentes permanentes y residentes temporales que son elegibles para trabajar. El número de Seguro Social debe ingresarse en los sistemas de nómina de la compañía, lo que permite rastrear la información adecuada de ingresos e impuestos hasta la persona correcta.
Al ser contratado, un empleado también debe completar y firmar un formulario W4 . El Formulario W4 le pide al empleado que indique cuánto impuesto sobre la renta se debe retener del cheque de pago del empleado. El monto del impuesto sobre la renta retenido está determinado por el estado civil (soltero, casado, etc.) y la asignación de retención indicada.
Documentación estatal de empleo
Los estados utilizan la documentación de empleo requerida por el gobierno federal para sus propósitos. El Formulario W4 se utiliza para la retención de impuestos tanto federales como estatales. Es importante que los departamentos de recursos humanos investiguen y utilicen cualquier formulario adicional específico del estado, como un formulario adicional de retención de impuestos. Por ejemplo, el estado de Nueva York requiere un formulario de retención de impuestos de Nueva York para determinar si se debe aplicar algún impuesto municipal (para la ciudad de Nueva York).
Evitar errores de documentación
La puntualidad es un factor importante al completar estos formularios obligatorios. El empleador debe estar al tanto de las restricciones de tiempo para estos formularios y recordar a los nuevos empleados las fechas límite. Por ejemplo, el Formulario I-9 debe completarse dentro de los 3 días de haber comenzado a trabajar.
La precisión de la información es importante, aunque es responsabilidad del nuevo empleado. Los departamentos de recursos humanos deben explicar la documentación y revisar para completarla. ¡Asegúrese de que ningún campo quede en blanco!
Dependiendo del formulario, existen ciertos requisitos de retención de registros. Los profesionales de recursos humanos deben confirmar cuánto tiempo conservarán estos documentos después de que un empleado haya dejado la empresa.
Resumen de la lección
Las leyes federales y estatales exigen cierta documentación para los nuevos empleados. El Formulario I-9 se utiliza para confirmar la identidad y la elegibilidad laboral. El formulario W4 se utiliza para determinar la retención de impuestos adecuada del cheque de pago del empleado. También es posible que se requiera documentación estatal adicional, como un formulario de retención de impuestos específico del estado.
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