Correos electrónicos comerciales: estructura, formato y tono

El correo electrónico empresarial

Los correos electrónicos son una forma popular de comunicación en un entorno empresarial. Algunas personas reciben docenas, incluso cientos, de correos electrónicos comerciales todos los días. Entonces, al escribir un correo electrónico comercial, debe considerar varias cosas antes de presionar el botón Enviar. No solo desea asegurarse de que llegue a la persona adecuada, sino que también desea que el lector comprenda claramente lo que está tratando de decir. También debe ser consciente de su tono y contexto. Otros aspectos que se deben tener en cuenta al escribir un correo electrónico comercial incluyen la longitud, la estructura, la información confidencial, las exenciones de responsabilidad, la firma del correo electrónico, el uso de Responder frente a Responder a todos y CC frente a CCO. Desea que su lector comprenda lo que está tratando de transmitir de una manera clara y directa mientras mantiene el profesionalismo.

Estructura

Gran parte de la estructura de un correo electrónico está integrada, por lo que nos centraremos principalmente en la estructura que usted, el escritor, puede controlar.

Empecemos con lo básico. La línea Para es donde ingresa las direcciones de correo electrónico de los destinatarios previstos. La línea de Asunto debe ser corta y sencilla. Quiere que su sujeto sea llamativo y profesional, pero directo y al grano. Si es demasiado vago, es posible que se ignore su correo electrónico. Muchas entradas de línea de asunto son solo unas pocas palabras. Una buena línea de asunto podría decir «Actualización de objetivos» o «Agenda de la reunión». Las marcas de tiempo identifican la hora en que se envió el correo electrónico y se incluyen automáticamente en los correos electrónicos que documentan la hora en que se envía el correo electrónico.

Muchas empresas proporcionan declaraciones de exención de responsabilidad / confidencialidad al final de sus correos electrónicos. A veces, las empresas también requieren una línea de firma estándar. Otras veces, puede crear su propia firma que puede configurar para que se muestre automáticamente cada vez que envía un correo electrónico. Estos requisitos permiten a las empresas hablar con una sola voz, mantener su marca y protegerse contra problemas legales.

CC BCC

Cc y Bcc le permiten enviar un correo electrónico a varias personas a la vez. Estos también están integrados en la estructura de su correo electrónico. Cc significa copia al carbón (un vestigio de los días de la máquina de escribir) y le permite enviar el mismo correo electrónico a dos o más personas. Para ingresar más de un correo electrónico en estos campos, puede separar las direcciones con una coma. Una desventaja de usar Cc es que todos pueden ver la dirección de correo electrónico de los demás. Tenga en cuenta a quién le está enviando su mensaje y que no todos querrán que se comparta su dirección de correo electrónico.

Cco significa copia oculta. Esto funciona de la misma manera que Cc, donde puede enviar un mensaje a tantas direcciones de correo electrónico como desee, sin embargo, mantiene todos los correos electrónicos en el anonimato. La única dirección de correo electrónico que verá la persona que reciba su mensaje es la del campo Para. Para ser súper secreto, puede usar su propio correo electrónico en el campo Para y el de todos los demás en el campo Cco.

Responder y Responder a todos

Cuando recibe un correo electrónico, puede responder al remitente usando una de las dos opciones integradas para usted: Responder y Responder a todos. Si está respondiendo a un correo electrónico en el que el remitente envió un mensaje a varias personas, debe elegir qué respuesta se adapta mejor a su situación. Por ejemplo, supongamos que recibe un correo electrónico junto con varios otros que preguntan «¿Quién recibió el proyecto sobre la redacción de correos electrónicos comerciales?» Puede considerar enviar un Responder a todos para decir ‘Sí, lo hice’. De esta forma, los demás saben que no es necesario responder; todos los incluidos en el correo electrónico saben que lo tienes. Otro ejemplo es un correo electrónico que usted y otros reciben que dice «Responda si está disponible para trabajar horas extras». Desea enviar una respuesta solo al remitente porque no es información que otros necesiten saber.

Duración y tono

El cuerpo de su correo electrónico transmite su mensaje, por lo que debe asegurarse de usar la longitud y el tono correctos para comunicarse de manera efectiva.

Longitud

Cuando se considera el volumen de correos electrónicos que reciben muchas personas todos los días, es obvio por qué se prefieren los correos electrónicos más cortos a los más largos. ¡Nadie quiere pasar todo el día leyendo su correo electrónico! Además, el objetivo de un correo electrónico empresarial es transmitir un mensaje de forma rápida y clara. ¿Qué tan corto es corto? Eso depende. La clave es transmitir la información necesaria. A veces, eso puede requerir algunas oraciones, a veces un párrafo o dos. La información que incluya en su correo electrónico depende de a quién se la envíe y de la información que necesite saber.

Si se comparte una gran cantidad de información, asegúrese de utilizar las opciones de archivos adjuntos en su correo electrónico. Esto es útil para adjuntar informes u otros archivos grandes. Cuando se envían archivos adjuntos, los correos electrónicos tienden a tener solo unas pocas oraciones, lo que dirige al lector al archivo adjunto. Si no hay archivos adjuntos, los correos electrónicos se mantienen relativamente cortos.

Tono

Desea asegurarse de que su tono y contenido estén escritos de una manera que se lea de la manera que pretendía. Un problema común con el correo electrónico es la posibilidad de malentendidos porque no puede darse el lujo de utilizar el contacto visual, el apretón de manos o la sonrisa. Preste atención al tono que transmite desde el principio hasta el final de su correo electrónico.

Siempre comience su correo electrónico con una nota amistosa, teniendo en cuenta que su tono es la forma en que su lector lo percibirá. Puede comenzar con un ‘Hola’ y el nombre del destinatario ‘Sr. Herrero.’

El cuerpo de su correo electrónico debe incluir la gramática adecuada. También desea corregir la ortografía de su correo electrónico para mantener un aspecto profesional. Antes de enviar el correo electrónico, asegúrese de revisar su correo electrónico y leerlo en voz alta para asegurarse de que se lea en el tono adecuado. Evite todas las mayúsculas, lo que puede interpretarse como «gritos» en la comunicación digital.

El cierre de su correo electrónico debe compartir el mismo tono que su mensaje. «Respetuosamente», «Atentamente», «Gracias» son algunos ejemplos de cierres de correo electrónico, seguidos de su nombre y / o firma incorporada. Si está escribiendo su nombre, como el cuerpo del correo electrónico, asegúrese de usar la puntuación y las mayúsculas correctas. Escribimos nuestros nombres como ‘John Doe’, no ‘john doe’ en papel, por lo que deberíamos corregirlo de la misma manera en un correo electrónico.

Resumen de la lección

Como muchas cosas en los negocios, hay reglas que deben seguirse. Esto también es válido para la redacción de correos electrónicos comerciales. Aquí están las conclusiones:

• Mantenga la línea de asunto directa y al grano
• Utilice CCO cuando envíe correos electrónicos cuando sea apropiado para no revelar direcciones de correo electrónico que puedan considerarse confidenciales.
• Utilice Responder a todos para compartir información útil para todos los destinatarios y Responder cuando desee responder solo al remitente
• Mantenga la longitud corta; si se requiere información adicional, utilice un archivo adjunto
• Utilice siempre una apertura y cierre amigable y profesional
• Revise la ortografía y corrija su correo electrónico para asegurar la precisión y un tono apropiado

Por último, si su empresa proporciona pautas de correo electrónico, sígalas. Recuerde estas sencillas reglas y se convertirá en un experto redactor de correo electrónico en poco tiempo.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador