Costos administrativos en contabilidad: definición y ejemplos

Definición de gastos administrativos

Como pasante de contabilidad, su supervisor le ha pedido que prepare el estado de resultados mensual de la empresa. Recibe un informe que contiene el desglose de los gastos administrativos del mes de otro miembro del personal de contabilidad. Observa que este mismo informe ha sido certificado como correcto. Quiere hacer feliz a su supervisor para comprobar que el estado de resultados mensual está preparado correctamente. A partir del informe proporcionado, desea asegurarse de que estos elementos estén correctamente categorizados como gastos administrativos y que se presenten con precisión en el estado de resultados.

Los gastos administrativos son costos relacionados con la administración general del negocio. Esta categoría de costos no se relaciona específicamente con ninguna función comercial, como producción y ventas. Estos costos se incurren a nivel corporativo, en lugar de por departamentos o unidades comerciales individuales. En cuanto al comportamiento de los costos, la mayoría de los costos administrativos son fijos, aunque algunos también son variables y mixtos.

Durante los períodos de reducción de costos, los expertos están bastante inquietos en cuanto a asumir los gastos administrativos. Algunos dicen que debido a que estos costos no contribuyen directamente a la generación de ingresos, normalmente son los primeros en ser presupuestados. Otros argumentan que, dado que la mayoría de estos costos son fijos, son realmente difíciles de reducir.

Presentación del estado de resultados

En el estado de resultados, los gastos administrativos se presentan como parte de los gastos operativos, junto con los gastos de venta de la empresa. Los gastos operativos se deducen de la utilidad bruta o del ingreso bruto para llegar a la utilidad operativa antes de costos financieros e impuestos. Los gastos administrativos pueden presentarse como un artículo de una sola línea. Sin embargo, si hay ciertas partidas de gastos administrativos que la empresa considera importantes, estas pueden presentarse por separado como otras partidas.

Ejemplos de gastos administrativos

A continuación se muestran algunos ejemplos de gastos administrativos:

1. Salarios y bonificaciones de ejecutivos
2. Honorarios profesionales, como honorarios legales, de consultoría y de auditoría
3. Material de oficina
4. Suscripciones
5. Sueldos y salarios del personal que desempeña funciones de plantilla, como el departamento de contabilidad, recursos humanos, etc.

Otros gastos

Ahora echemos un vistazo a cosas como seguros, depreciación, alquiler y servicios públicos.

1. Seguro

Generalmente, los seguros se incluyen en la categoría de gastos administrativos. Sin embargo, para ser más específicos, el seguro de propiedad se presentará como parte de los gastos generales de fabricación, de venta o administrativos. Si el activo relacionado se usa en producción, entonces el seguro de propiedad es un costo indirecto de fabricación. Si el activo relacionado se usa en la función de ventas, como la construcción de una tienda o el equipo de entrega, entonces el costo es un gasto de venta. Si el costo no puede atribuirse a la producción o las ventas, el seguro es un gasto administrativo.

2. Depreciación

Esta regla es similar a la que acabamos de ver. La clasificación de los gastos de depreciación es paralela al activo relacionado. ¿El activo que se deprecia se utiliza en producción o ventas? Para responder a esta pregunta, la depreciación es un costo indirecto de fabricación o un gasto de venta, respectivamente. De lo contrario, es un gasto administrativo.

3. Alquiler

Una vez más, la regla es similar al seguro y la depreciación. Sin embargo, si todos los departamentos utilizan el espacio que se está ocupando, puede resultar costoso rastrear el alquiler hasta la producción, las ventas o la administración. En este caso, el gasto total de alquiler simplemente se asignará a las tres categorías (gastos generales de fabricación, ventas y gastos administrativos) de forma racional.

4. Utilidades

Aquí se aplica la misma regla anterior con respecto al alquiler.

Pero, ¿qué pasa con los gastos por intereses y los impuestos sobre la renta? Vamos a ver.

1. Gastos por intereses

No se trata de un gasto administrativo ni de venta. Pertenece a otra categoría: coste financiero. El costo financiero se presenta en el estado de resultados después de los ingresos operativos y antes de intereses e impuestos.

2. Impuesto sobre la renta

Esto se presenta por separado como una partida de una sola línea después de ingresos, antes de impuestos y justo encima de los ingresos netos.

Resumen de la lección

Dediquemos unos minutos a repasar lo que hemos aprendido. Los gastos administrativos son costos relacionados con la administración general de una empresa. Estos costos se relacionan con el negocio en general y no se relacionan con ninguna función específica, como producción y ventas. Por comportamiento de los costos, la mayoría de estos costos son fijos, aunque existen gastos administrativos variables o mixtos. Los gastos administrativos se presentan como parte de los gastos operativos , los cuales se deducen de la utilidad bruta o del ingreso bruto para llegar a la utilidad operativa antes de costos financieros e impuestos.

Ejemplos de estos costos son los sueldos y bonificaciones de los ejecutivos, los sueldos y sueldos del personal que desempeña funciones de personal, los honorarios profesionales, los suministros de oficina y las suscripciones. Los seguros, la depreciación, el alquiler y los servicios públicos pueden clasificarse como gastos generales de fabricación, ventas o gastos administrativos, según la función comercial con la que se relacionen. Los intereses son un costo financiero, mientras que el impuesto a las ganancias se presenta por separado.