Creación de una política de uso aceptable para los recursos de TI

¿Qué es una política de uso aceptable?

Las empresas, las escuelas y la mayoría de las demás organizaciones generalmente tienen al menos algunas políticas escritas que rigen la forma en que se utilizan sus recursos. Para las organizaciones que tienen tecnología, una de las políticas más importantes que pueden tener se llama política de uso aceptable o AUP .

Una AUP es una política que establece pautas claras sobre cómo los empleados o miembros de la organización deben utilizar la tecnología. En cierto sentido, es un acuerdo celebrado por el usuario y la organización. El usuario acepta que en virtud de tener acceso a la tecnología, acepta seguir las pautas de la PUA.

Elementos de una política de uso aceptable sólida

El propósito principal de una AUP es garantizar que el usuario utilice la tecnología de manera adecuada. Cuán estrictamente ‘apropiado’ se define depende de la organización y es una de las razones principales para tener una PUA. Los usuarios necesitan saber qué pueden y qué no pueden hacer con la tecnología de la organización. Estos son algunos temas importantes que la AUP debería abordar:

• Definir qué tecnología y sistemas están cubiertos por la AUP. Recuerde, los teléfonos y el correo electrónico personal también son tecnología, por lo que pueden estar incluidos o no, pero el usuario debe saberlo.
• Indique que dado que la tecnología es propiedad de la organización, todo lo que se haga con la tecnología pertenece o puede ser visto por la organización.
• Aborde específicamente los límites de cómo se puede utilizar la tecnología por motivos personales (es decir, correo electrónico personal, banca, etc.).
• Prohibir que se acceda o descargue cualquier material que la organización considere «inapropiado».
• Requerir credenciales organizacionales para acceder a sistemas y hardware, e indicar el grado en que la información patentada puede o no transmitirse fuera de la organización.
• Defina el uso inaceptable y establezca claramente las consecuencias del uso inaceptable.
• Recuerde o avise a los usuarios que debido a que el equipo y la conexión son propiedad de la organización, no deben tener expectativas de privacidad al usar la tecnología.

Si bien todas estas consideraciones son importantes, no son las mismas para todas las organizaciones. Compare una agencia del gobierno federal con un colegio o universidad. ¿Debería una AUP para una agencia federal permitir a los usuarios acceder a material cuestionable, como videos violentos o pornografía? Probablemente no, ya que ninguno de los dos es aplicable al trabajo de la mayoría de las agencias federales. Pero, ¿qué pasa en un colegio o universidad? Un profesor puede estar impartiendo un curso sobre la historia de un país devastado por la guerra que puede beneficiarse de videos violentos, o el profesor de una clase de arte o medios puede necesitar mostrar fotos de desnudos como ejemplos de cómo han cambiado las normas sociales. Cada organización puede ver ciertos materiales de manera diferente, por lo que es importante asegurarse de que la AUP refleje las necesidades de la organización.

Redacción de la política de uso aceptable

Por lo general, una AUP se considera una política del departamento de tecnología de la información (TI), pero no debe olvidarse que generalmente es una política organizacional que se relaciona con todos los usuarios, y la gerencia general puede ser responsable de hacerla cumplir. A medida que se desarrolla la AUP, un departamento de TI puede ser responsable de redactar la AUP, pero todos los niveles de administración deben tener la oportunidad de proporcionar información, ya que se espera que respalden la política final.

En última instancia, la AUP debe ser firmada por el líder de la organización, ya sea un director ejecutivo, presidente u otro gerente senior. Esto demuestra la importancia del documento para los empleados, y cuando llega el momento de hacer cumplir la política, no hay duda de cómo se siente cualquier nivel de administración sobre el uso aceptable, ya que está claramente definido y respaldado por los niveles más altos.

Comunicar la política de uso aceptable

Una vez que el líder de la organización redacta y aprueba una PUA, el departamento de TI debe asegurarse de que se comunique con frecuencia y de manera transparente a toda la organización. A menudo, es parte del proceso de iniciar sesión en una estación de trabajo. Puede haber una frase que diga «Al iniciar sesión, acepta cumplir con la Política de uso aceptable, que se puede encontrar aquí», con un enlace a la PUA. Eso hace que el usuario final, cada vez que inicie sesión, acepte la PUA.

Si bien cada usuario puede no estar de acuerdo, o incluso leer, la PUA cada vez que inician sesión, eso depende de ellos, no de la organización. Siempre que la organización haya hecho que la AUP sea claramente accesible y haya dejado claro que el usuario final es responsable de actuar de acuerdo con la AUP, la organización ha hecho su trabajo.

Resumen de la lección

Una AUP, o Política de uso aceptable, es una política importante que describe el uso apropiado de la tecnología que todas las organizaciones deberían tener. Si se redacta correctamente y con aportes del liderazgo de TI, la administración de nivel C y los usuarios finales, proporcionará a todos los usuarios la orientación adecuada sobre cómo usar la tecnología de la organización y brindará a la organización la seguridad que necesita para saber que está protegida. contra un uso indebido por parte de los usuarios.

Hay una serie de elementos importantes de una PUA. Algunos de estos elementos o secciones en una AUP incluyen qué tecnología está cubierta por la política, qué tipo de uso se considera apropiado y las consecuencias por violar la política.

Por último, discutimos la importancia de comunicar la política, con frecuencia y claridad, a todos los usuarios. Muchas organizaciones utilizan correos electrónicos anuales, reuniones de personal, publicación de la política en línea e incluso tener la política visible cada vez que un usuario inicia sesión como formas de comunicar la política. Seguir estos pasos ayudará a proteger a todas las partes contra el uso indebido y las consecuencias que puedan surgir.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador