Desarrollo y uso de planos de resolución de problemas para equipos de trabajo

Frente a un problema

Pones tu carrera en juego por el pedido más importante en la historia de tu empresa. Aunque la entrega está programada para el final de la semana, el líder de su equipo de producción se comunica con usted para decirle que no hay forma de que este pedido esté listo para enviarse. ¿Cómo aborda este problema?

A nadie le gusta enfrentarse a un problema, y ​​cuanto mayor es el problema, más queremos evitarlo. Resolver un problema no termina con encontrar una solución porque el camino hacia esa solución tiene sus giros y vueltas. La respuesta es dar un paso a la vez, pero ¿qué dirección tomar primero?

Habilidades, herramientas y obstáculos para resolver problemas

La respuesta natural a un problema es la confusión. Pero tener un plan o un método para abordar los problemas le permite comenzar a trabajar hacia una solución de manera rápida y eficiente.

Las personas tienen diferentes habilidades para resolver problemas . Uno de los beneficios de resolver problemas en equipos es que las habilidades de los miembros del equipo se complementan entre sí, lo que brinda al equipo una amplia gama de herramientas. Algunas habilidades para resolver problemas son:

• Utilizar procesos lógicos y analíticos de forma sistemática.
• Identificar las razones, los efectos, las ramificaciones y el alcance de un problema.
• Separar componentes de un problema.
• Priorizar los pasos hacia un logro.
• Evaluar y optimizar soluciones.
• Comprender el impacto de las posibilidades para elegir la mejor solución.

Algunas herramientas útiles para la resolución de problemas incluyen:

• El uso repetitivo de «por qué». Pregunte continuamente «¿Por qué?» Hasta que encuentre la causa raíz del problema.
• Diagrama de Ishikawa (o diagrama de espina de pescado). Este cuadro muestra gráficamente un problema y sus posibles causas. El nombre del problema se convierte en la cabeza del pez y el equipo identifica tantas causas posibles del problema como sea posible.

Diagrama de Ishikawa

• Diagrama de afinidad. Desarrollado en la década de 1960, el diagrama de afinidad representa visualmente las relaciones entre los grupos de datos. Probablemente haya visto este tipo de diagrama en programas de televisión de procedimientos policiales cuando los detectives intentan conectar las pruebas en el caso.

Varios posibles obstáculos para la resolución de problemas son:

• Negación de que el problema existe o es tan grave como es.
• Creencia de que alguien más es responsable.
• Reparar el problema con una solución insuficiente.
• Falta de motivación por falta de inversión en la organización.
• Supuestos incorrectos sobre el problema.
• Falta de capacidad para pensar fuera de la caja.
• El juego de la culpa, que puede resultar en señalar con el dedo,

Modelo de plano de resolución de problemas

El acto de resolución de problemas implica cuatro etapas específicas:

1. Reconoce el problema. Reconocer un problema depende de su habilidad para anticipar problemas. En el ejemplo al comienzo de esta lección, esto significaría prestar atención a la advertencia del líder del equipo de producción y poner en acción inmediatamente el plan de resolución de problemas de su equipo.
2. Define el problema. Los problemas se agravan con frecuencia, lo que complica el problema. En el ejemplo, descubres que dos problemas se están agravando. Su proveedor no puede entregar materiales debido a un cuello de botella en el envío y la planta de producción ha cerrado debido a una disputa laboral.
3. Evalúe el problema. Busque las causas del problema y analice cómo interactúan los factores entre sí. ¿Puede eliminar o evitar el cuello de botella del envío? ¿Necesita encontrar otro proveedor o fuente de materias primas, o puede cambiar la producción para que se base en otros materiales? ¿Puede ayudar a resolver la disputa laboral, negociar con el sindicato una exención para la producción de su producto o necesita encontrar otra instalación? Cada una de estas soluciones es complicada y presenta problemas y escollos propios cuando se implementan.
4. Resuelve el problema. Desarrollar e implementar la solución al problema. Habiendo optado por encontrar otro proveedor más cerca de su planta de producción y negociar una exención entre el sindicato y la planta, ahora debe poner en práctica esos planes. Esto incluye lidiar con todos los problemas menores que estas soluciones crean a su paso. También debe comunicarse con su cliente y notificar el retraso, explicando qué está sucediendo y cómo lo está resolviendo.

Verdaderamente una actividad de equipo

La resolución de problemas es menos eficaz cuando se trata de una actividad solitaria; requiere aportaciones desde múltiples perspectivas. En el plan de Marina Worre para la resolución de problemas, tres de sus ocho pasos incluyen buscar consejos y opiniones de otros: Llame a sus colegas y amigos, hable con su mentor y busque personas en las que confíe y respete y pregúnteles.

Adaptar un plan de resolución de problemas a un esfuerzo de equipo lo hace exponencialmente más efectivo. Cada paso se compone de partes. Al asignar cada componente a un individuo o pareja de su equipo, el equipo puede manejar múltiples tareas simultáneamente. Además, reunirse con regularidad para actualizar y elaborar estrategias proporciona tantas perspectivas como miembros del equipo haya. Cada miembro puede mantenerse actualizado con un tablero Kanban o Scrum (a menudo una pared con notas adhesivas que trazan el progreso y colocadas donde todos puedan verlas) entre reuniones, asegurándose de que todos tengan toda la información pertinente.

Resumen de la lección

La resolución de problemas no es una actividad que guste a todo el mundo, pero cuanto más rápido reconozca y ataque un problema, mejor. Tener un plan para resolver problemas le permite actuar de inmediato. Las habilidades de resolución de problemas se complican cuando las ponen en práctica los equipos. Estas habilidades incluyen el uso de procesos analíticos, la identificación de aspectos de un problema, la separación de componentes de un problema, la priorización de pasos, la evaluación y optimización de soluciones y la comprensión del impacto de las soluciones. Algunas de las muchas herramientas de resolución de problemas disponibles incluyen el uso repetitivo de «por qué», un diagrama de Ishikawa (o diagrama de espina de pescado) y un diagrama de afinidad. Algunos de los obstáculos para la resolución de problemas que puede encontrar incluyen la negación del problema, echar la culpa a otra parte, reparar el problema en lugar de arreglarlo, letargo organizacional, suposiciones incorrectas, falta de alcance de la visión y señalar con el dedo.

No importa cómo individualice los planos de resolución de problemas, hay cuatro pasos esenciales.

1. Reconoce el problema.
2. Define el problema.
3. Evalúe el problema.
4. Resuelve el problema.

La adaptación de un plan de resolución de problemas a un entorno de equipo proporciona la gama más amplia de perspectivas y permite a los equipos realizar múltiples tareas al mismo tiempo. Tener los problemas resueltos por equipos es la forma más efectiva y eficiente de manejarlos.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador