Descomposición en la gestión de proyectos: definición e importancia
¿Qué es la descomposición en la gestión de proyectos?
Asumir nuevos proyectos puede ser aterrador e intimidante. Para superar su miedo e intimidación, concéntrese en fragmentar sus proyectos. Descomponer sus proyectos en pequeños trozos erradica la sensación de estar abrumado. Por lo tanto, la descomposición en la gestión de proyectos significa dividir su alcance en proporciones considerables que sean manejables, controlables y ejecutables.
La Guía del Cuerpo de Conocimientos de Gestión de Proyectos (PMBOK) del Project Management Institute (PMI) establece que el paso inicial en la gestión de proyectos es descomponer el alcance de su proyecto.
La importancia de la descomposición
Independientemente del tamaño de su proyecto, cada proyecto debe descomponerse y las restricciones triples del proyecto se utilizan para resaltar la importancia de desglosar los proyectos:
- Estimación del costo / presupuesto del proyecto: los líderes de su equipo deben desglosar su proyecto a un alto nivel y enviar estimaciones de costos rápidamente. La alta gerencia espera que usted, como gerente de proyecto, presente los costos / presupuestos de su proyecto dentro de unos días después de haberle asignado sus proyectos. En muchos casos, las Oficinas de Gestión de Proyectos (PMO) ya tendrán estimaciones de costos del proyecto porque las PMO son responsables de diseñar procesos repetibles.
- Asignaciones de recursos del proyecto: debe dividir su proyecto a un nivel que le permita identificar los recursos necesarios para implementar su proyecto con éxito. En el estatuto de su proyecto, documenta los recursos de su proyecto, que se derivan de la descomposición del alcance de su proyecto. Por lo general, es difícil solicitar recursos adicionales después de que se haya autorizado el estatuto de su proyecto. Esto significa que, inicialmente, debe hacer un gran trabajo descomponiendo su proyecto para identificar todos los recursos de su proyecto.
- Programación del proyecto: la estructura de desglose del trabajo (WBS) es la razón más popular relacionada con la descomposición del proyecto. Si aplica la metodología tradicional en cascada, la WBS se divide en niveles inferiores en un formato de esquema para administrar la ejecución del alcance del proyecto. Al aplicar la metodología Agile / Scrum existen algunos niveles de descomposición; el nivel de historias de usuario (historias) es el nivel más bajo del proceso de descomposición y es recomendable crear varias historias hasta llegar a un punto manejable. En última instancia, debe establecer un cronograma descompuesto que le permita controlar y administrar su proyecto.
Herramientas de descomposición
La descomposición de sus proyectos puede llevar mucho tiempo y resultar difícil. Por lo tanto, la mayoría de los directores de proyectos utilizan herramientas automatizadas. Si está descomponiendo proyectos complejos o si no tiene experiencia en descomponer proyectos, es deseable utilizar herramientas de lluvia de ideas antes de crear el cronograma de su proyecto. Al aplicar proyectos tradicionales en cascada, es mejor que utilice el software WBS, y al aplicar Agile / Scrum, debe utilizar el software de descomposición Agile / Scrum.
La descomposición incorrecta de su proyecto podría ser desastrosa; podría dar lugar a una mala interpretación del alcance de sus clientes. Por lo tanto, es beneficioso que invierta el tiempo suficiente para descomponer sus proyectos correctamente.
Ejemplo
ABC Technology Company contrató a un nuevo gerente de proyecto para implementar la fase dos de un proyecto de gestión de riesgos de empleados de desarrollo confidencial. Después de completar la revisión del proyecto (evaluación) de la fase uno, los nuevos hallazgos del gerente de proyecto revelaron que se requería un 80% de reelaboración. La causa raíz del problema fue la capacidad de su predecesor para descomponer adecuadamente la fase uno. Después de comunicar sus hallazgos a la alta dirección, propuso ejecutar la revisión. La alta dirección rechazó su propuesta de reelaboración y siguió adelante con la demostración de la fase uno a su cliente. Al concluir la demostración, el patrocinador del proyecto rescindió su contrato porque les resultó evidente que el producto no se parecía a su alcance. El patrocinador del proyecto decidió comprar un producto listo para usar, que modificó.
Resumen de la lección
La descomposición de su proyecto en la gestión de proyectos significa que dividirá el alcance de su proyecto en partes manejables. Esto le permite controlar y ejecutar la entrega de su proyecto con éxito.
Las restricciones triples ayudan a exponer la importancia de descomponer adecuadamente su proyecto.
- Estimación del costo / presupuesto del proyecto
- Asignaciones de recursos del proyecto
- Cronograma del proyecto
Invertir tiempo para descomponer su proyecto adecuadamente aumenta la tasa de éxito de entrega de sus proyectos.