Establecer metas en redacción técnica

Una plétora de post-it

Tengo una confesión que hacer: soy un creador de listas. Cada mañana, escribo todo lo que necesito lograr ese día en una nota adhesiva. A veces me encuentro haciendo tres o cuatro listas que surgen de mi conjunto original de objetivos. Vivo por esos Post-it. Tengo una gran sensación de logro cuando completo un elemento de mi lista y puedo tacharlo. Mis amigos se burlan de mí por tener tantas listas, pero sé lo que pasa cuando no las tengo: me convierto en una babosa. Así es. Si no tengo un conjunto de metas que planeo lograr, me sentaré en mi sofá, encenderé la televisión y permaneceré en el mismo lugar durante horas. Sin goles, no hago nada.

Escribir también requiere metas. Si no hacemos un plan para lo que queremos decir, es posible que nuestros pensamientos nunca lleguen al papel.

La importancia de establecer metas

Establecer metas para su comunicación también asegurará que su escritura sea clara y enfocada y que su audiencia pueda entender rápidamente su mensaje.

Para ayudarlo a recordar por qué y cómo establecer metas, sugiero usar METAS como acrónimo.

• Recopilar información
• Determina tu resultado
• Identifica tu audiencia
• Mira los problemas potenciales
• Proporcione detalles específicos

Cómo establecer metas

Comencemos con la recopilación de información. Antes de que pueda realmente establecer una meta para su escritura, necesita saber sobre qué planea escribir. No importa cuál sea su tema, es importante recopilar información antes de comenzar a escribir para que sepa todos los detalles que necesita incluir en su comunicación.

Cuando mi hija era pequeña, le compramos una bicicleta sin montar para Navidad. En un esfuerzo por ensamblar rápidamente la bicicleta, comencé a trabajar en las instrucciones sin reunir primero todas las herramientas. Me tomó horas armar esa bicicleta porque cada pocos minutos tenía que detener lo que estaba haciendo, buscar una llave inglesa o alguna otra herramienta, luego tratar de encontrar donde lo había dejado. Si hubiera reunido todas las cosas que necesitaría para montar la bicicleta antes de comenzar, habría ahorrado mucho tiempo, energía y frustración.

Escribir un documento es similar a armar una bicicleta. No recopilar información por adelantado le costará tiempo porque tendrá que dejar de escribir constantemente para recopilar la información que necesita, y el tiempo en el mundo de los negocios es dinero. Además, no recopilar información con anticipación podría significar que olvide incluir un dato importante o que su información sea incorrecta.

Una vez que haya reunido toda la información que necesita para crear su documento, es hora de establecer su resultado. El resultado es el impacto que desea que su documento tenga en el usuario. El resultado establece su propósito al escribir el documento. Cuando establezca su resultado, considere completar este espacio en blanco: Si una persona lee este documento y sigue las instrucciones, debería poder _____. Lo que completa al final de la oración es su resultado. Veamos algunos ejemplos.

Si está escribiendo un documento para una empresa de software y desea informar a la empresa sobre un nuevo programa informático, después de leer su documento, el lector debería poder utilizarlo de forma eficaz. Determinar su resultado le ayudará a decidir cómo presentar su información. Dado que desea que el lector pueda usar su programa de computadora, en lugar de simplemente conocer su programa, deberá crear instrucciones claras y pasos sobre cómo usarlo, que es un documento muy diferente a solo proporcionar una explicación de qué el programa es y por qué lo desarrolló. Establecer su resultado antes de comenzar a escribir le dará una visión clara sobre el tipo de documento que necesita desarrollar.

A continuación, es importante determinar quién será su audiencia. La audiencia es el grupo de personas que pretende leer o utilizar el documento. Determinar su público objetivo le permitirá crear un documento que sea fácil de usar. Cuando piense en quién será su público objetivo, hágase estas preguntas:

• ¿Qué necesito decirle a la audiencia?
• ¿Qué información debo ocultar a mi audiencia para evitar confusiones?
• ¿Cuál es el nivel actual de comprensión de mi audiencia sobre mi tema?
• ¿Cuánto tiempo tiene mi audiencia para leer y utilizar la información que proporcionaré?

Responder a estas preguntas sobre su público objetivo le ayudará a desarrollar un documento que utilice la elección de palabras, la profundidad y la longitud adecuadas para su documento.

Por ejemplo, si está creando un documento para médicos que van a utilizar una nueva maquinaria para detectar defectos cardíacos, la audiencia está informada y comprenderá la terminología médica que el público en general no puede entender. El documento se verá y sonará muy diferente a un documento escrito sobre cómo usar un nuevo Slip ‘N Slide cuyo público objetivo es el público en general. Su público objetivo debe guiar cómo escribe su documento, por lo que es importante determinar su público antes de comenzar a escribir.

La mayoría de las veces, cuando creamos un documento, escribimos para resolver un problema. Puede escribir un correo electrónico para explicarle a su jefe por qué necesita un día libre, o puede que tenga que desarrollar un documento para ayudar al usuario a entender cómo ensamblar un nuevo producto, o puede que necesite crear una presentación para ayudar a otros empleados a entender una nueva política empresarial.

La escritura se usa para resolver problemas. Si pensamos en escribir de esta manera, nos permitirá comenzar a buscar problemas potenciales y abordar esos problemas en nuestra escritura. Mientras piensa en lo que quiere escribir, hágase estas preguntas:

• ¿Qué problemas estoy tratando de resolver creando este documento?
• ¿Mi información explica adecuadamente los problemas y proporciona soluciones?
• ¿Qué problemas potencialmente confusos existen con la información que necesito presentar?
• ¿Cómo puedo abordar la confusión para que sea clara y fácil de entender?

Si observa los problemas con anticipación, se asegurará de abordar el problema en su documento. Identificar una posible confusión también significa que es más probable que escriba con claridad para ayudar al lector a comprender su mensaje.

Finalmente, asegúrese de haber identificado detalles específicos que desea que su audiencia comprenda. El uso de detalles específicos ayudará a su audiencia a comprender claramente el proceso que desea que sigan.

Recuerdo que cuando era joven, mi madre solía decir algo como: ‘¿Puedes ir a buscarme esa cosa de allí?’ Siempre me quedaba allí aturdido y confundido, porque no tenía idea de lo que mi mamá me estaba pidiendo que hiciera. Ella no usó detalles específicos. Si no identificamos los detalles específicos que queremos enfatizar en nuestros documentos de antemano, es posible que nos encontremos usando un lenguaje vago, lo que genera confusión y frustración para el lector. Además, una vez que haya identificado esos detalles específicos, asegúrese de que planea colocarlos al principio del documento para que el lector sepa que esos detalles son importantes.

Resumen de la lección

Establecer metas en la redacción técnica lo ayudará a mantener su redacción enfocada en su meta y fácil de entender para el lector. A medida que establezca metas para su escritura, considere hacer lo siguiente:

• Reúna información para que sepa todos los detalles que necesita incluir en su comunicación.
• Determina tu resultado para que tengas una visión clara sobre qué tipo de documento necesitas desarrollar.
• Identifique a su audiencia para que pueda utilizar el lenguaje y el diseño adecuados para que el documento sea fácil de usar.
• Observe los problemas potenciales para abordar el problema en su documento y evitar confusiones entre sus lectores.
• Proporcione detalles específicos para que pueda ayudar a su audiencia a comprender claramente el proceso que desea que sigan.

Tener en cuenta todas estas ideas antes de empezar a escribir le ayudará a establecer por qué está escribiendo, para quién está escribiendo y qué quiere decir. Establecer estos objetivos de antemano ayudará a que el proceso de redacción sea más fluido y garantizará que su audiencia pueda aplicar de manera efectiva y eficiente la información que usted proporciona.

Los resultados del aprendizaje

Al final del video, debería poder:

• Comprender la importancia de establecer metas en la redacción técnica.
• Recordar los elementos que componen el acrónimo METAS
• Describir cómo desarrollar un plan de escritura.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador