Lo que no sabes puede lastimarte
«El conocimiento real es conocer el alcance de la propia ignorancia». Esta cita se atribuye al filósofo Confucio, y su objetivo es subrayar la importancia de admitir lo que no se sabe. Las personas que son responsables de la coordinación de la cartera pueden aumentar sus posibilidades de éxito en el puesto estableciendo y aplicando políticas que protejan la cartera de decisiones mal informadas.
Controles de cartera inadecuados
Nada ilustra mejor esta necesidad de un control estricto de la cartera que la construcción de un nuevo hospital de Asuntos de Veteranos (VA) en las afueras de Denver, Colorado. Cuando la construcción fue autorizada por primera vez por el Congreso en 2007, el proyecto de ley que asignaba fondos al proyecto tenía un presupuesto máximo de $ 880 millones. Cuando se completó el hospital en 2017, el costo total fue de $ 1,73 mil millones astronómicos.
Un sobrecoste tan abrumador es, por supuesto, aterrador por derecho propio, pero en realidad no es el peor aspecto de la historia. Esa distinción es para una fuente de USA Today que dijo que «no estaba claro de inmediato qué causó que los costos se dispararan mucho más allá de lo que anticiparon el Congreso o el VA». Un proyecto con un costo final más del doble del estimado inicial es increíble. pero el hecho de que no se haya podido identificar la causa del exceso es una señal reveladora de una cartera que tenía controles lamentablemente inadecuados, no siguió las mejores prácticas y aparentemente carecía incluso de las disposiciones más rudimentarias para monitorear el progreso. Usaremos este caso como ejemplo para ilustrar algunas de las mejores prácticas asociadas con la gestión de carteras.
Mejores prácticas en controles de cartera
Aunque las prácticas de gestión de carteras pueden variar entre organizaciones, hay ciertos elementos que deben estar presentes en cualquier política de gestión de carteras. A menos que una organización sea lo suficientemente grande como para tener verdaderos expertos en la materia en funciones de gestión de programas y proyectos, las políticas de cartera deben especificar claramente las condiciones bajo las cuales una organización debe asegurar el liderazgo externo de proyectos o programas.
No tenga miedo de pedir ayuda
En la saga de hospitales de Denver VA, los gerentes de programas y proyectos estaban descoordinados, no se comunicaban y algunos incluso abandonaron el proyecto en varios puntos. Otras organizaciones pueden aprender de este tipo de sucesos elaborando una política que establezca estándares mínimos para los roles de liderazgo de programas y proyectos. Si ningún recurso interno cumple con los requisitos, la política debería requerir que la organización mire hacia afuera. Incluso si la experiencia existe internamente, contratar a un consultor para que revise las políticas y los procedimientos de la cartera con un par de ojos nuevos suele ser una actividad de valor agregado para la organización.
Tipos de Carteras de Inversión y Estrategias para Construirlas
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Uso de cuadros de mando y cuadros de mando para supervisar carteras
La tecnología también es un componente clave en el uso de las mejores prácticas para la gestión de carteras. En el ejemplo de Denver VA, el exceso fue malo, pero el hecho de que nadie supiera a dónde se fue el dinero fue peor. El uso adecuado de los recursos tecnológicos es algo que debería estar obligado por una política de gestión de carteras. Aunque tienen una curva de aprendizaje empinada y una alta complejidad, las aplicaciones empresariales como Microsoft Project pueden ayudar a los líderes a vigilar de cerca los componentes de la cartera. Estas aplicaciones monitorean problemas de asignación de recursos, advertencias de cronograma, seguimiento de hitos y contabilidad de costos. En muchas organizaciones, la forma más eficaz de utilizar aplicaciones complejas de gestión de carteras empresariales es contratar a un experto externo para configurar el software antes de utilizarlo.
Los cuadros de mando y los cuadros de mando son herramientas invaluables que deberían formar parte de cualquier política de gestión de carteras. El papel de herramientas como estas es proporcionar la información adecuada a las personas adecuadas en el momento adecuado. Esta información a menudo contiene indicadores clave para aspectos como la asignación de recursos, el costo y el progreso. Los cuadros de mando y los cuadros de mando se pueden personalizar para proporcionar al destinatario los puntos de datos más importantes para su función. En el ejemplo de Denver VA, las tarjetas de puntuación deberían haber alertado a los ejecutivos y legisladores sobre los problemas varios años antes de que los costos se dispararan.
Control de cambios: demasiados cocineros en la cocina
Debido al entorno empresarial en constante cambio, las carteras deben adaptarse rápidamente cuando las situaciones cambian. Sin embargo, los ajustes o cambios ad hoc en una cartera son una mala idea porque no se examinan y, a menudo, se realizan sin la información necesaria. Una política sólida de control de cambios es la respuesta a este problema.
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Una buena política de control de cambios prohíbe modificar componentes de la cartera a menos que se apruebe a través de los canales adecuados. Hacer cumplir las políticas de control de cambios es parte del gobierno de la cartera. Los estándares de control de cambios en una cartera deben ser acordes con el grado y el impacto del cambio. Los cambios pequeños con consecuencias mínimas deben simplificarse relativamente, y los cambios importantes deben estar sujetos a un análisis mucho más completo y exhaustivo.
Resumen de la lección
Debido a que las carteras son tan importantes para una organización, deben crearse y mantenerse con cuidado. Las organizaciones deben estar abiertas a utilizar expertos externos en la materia cuando sea necesario.
Gestión del Talento Humano: Qué es, Características y Ejemplos
El uso de tecnología como aplicaciones empresariales puede abordar muchos problemas comunes a un costo razonable. Los recursos tecnológicos pueden generar cuadros de mando, cuadros de mando e informes que se pueden utilizar para supervisar los componentes de una cartera.
El control de cambios es un proceso formal en el que las modificaciones se realizan solo cuando se examinan y analizan adecuadamente.
Finalmente, las organizaciones no necesitan reinventar la rueda. Los grupos comerciales y los grupos de usuarios comparten información entre organizaciones de la misma industria, y este intercambio de información se puede utilizar para comparar su organización con otras empresas en situación similar.
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