Estrategias de comunicación para equipos virtuales

Comunicación para equipos virtuales

A medida que los equipos virtuales aumentan en popularidad, las empresas deben crear estrategias para fomentar y facilitar la comunicación entre los miembros de los equipos. Esto crea muchas oportunidades y desafíos para una empresa. A medida que las empresas crean estrategias de comunicación para equipos virtuales, deben considerar los recursos disponibles, las necesidades del equipo y los resultados deseados.

Algunos equipos virtuales dependen en gran medida de la comunicación y necesitan interactuar de manera constante. Esos equipos tendrán necesidades diferentes a las de un equipo que tiene miembros que trabajan principalmente solos y necesitan colaborar en ocasiones poco frecuentes. En cualquier caso, es importante tener las herramientas y opciones adecuadas disponibles para que cada equipo funcione a niveles óptimos.

Determinar las necesidades del equipo

Al determinar las necesidades de un equipo virtual, primero considere la naturaleza del trabajo del equipo. El tipo de trabajo del que es responsable un equipo es un factor en el tipo de comunicación que harán. Un equipo que trabaja de forma independiente necesitará comunicarse con menos frecuencia que los equipos que tienen varios miembros trabajando juntos en proyectos. Por ejemplo, un escritor o editor que trabaja en un solo artículo tendrá menos interacción con sus compañeros de trabajo que un grupo de escritores que trabajan juntos en un proyecto.

Al analizar las necesidades, también querrá pensar en el número de miembros del equipo. Un equipo de dos o tres personas es más fácil de coordinar y puede comunicarse de una manera más informal. Sin embargo, un equipo grande requiere más programación, herramientas con mayor capacidad y mayor coordinación para reunir a todos. Al planificar el tamaño de un grupo, el líder debe considerar qué adaptaciones deben realizarse para los miembros y luego trabajar para brindar la experiencia más productiva posible. Tener 50 personas en una llamada que están hablando al mismo tiempo o que no pueden conectarse no es eficiente. Asimismo, tomar decisiones sin contar con las personas adecuadas implica una pérdida de tiempo y limita la comunicación dentro del equipo. Por lo tanto, crear la mejor experiencia para la cantidad de miembros es una estrategia necesaria para un equipo virtual.

¿Cuál es la necesidad de frecuencia de contacto? Los equipos virtuales necesitan un contacto más frecuente para asegurar que los miembros se sientan involucrados y tengan una conexión entre ellos. La naturaleza del equipo determinará la frecuencia del contacto. Muchos equipos de ventas pueden hablar entre ellos a diario para compartir información y tener una charla de ánimo antes de pasar el día hablando con los clientes. Por otro lado, los equipos de TI u otros grupos de tipo independiente pueden hablar entre ellos una vez a la semana para comparar proyectos y actualizarse mutuamente sobre sus preocupaciones.

Por último, otra necesidad que debe evaluarse es la necesidad de conferencias de audio o video. Algunos equipos necesitan la funcionalidad de verse y tener capacidades de video. Otros equipos simplemente necesitan hablar entre ellos sin la función de video. Las estrategias adecuadas incluirán la necesidad de contacto visual o de audio.

Utilizar las herramientas adecuadas

Es importante utilizar las herramientas adecuadas al ayudar a un equipo virtual a comunicarse:

El uso de una herramienta de videoconferencia permite que las personas se vean mientras hablan. Si bien los participantes pueden estar en diferentes ciudades del mundo, una videoconferencia permite una conexión personal que une a las personas.

Si bien no es tan avanzado como las videoconferencias, las audioconferencias ofrecen una forma de que varias personas participen en una llamada telefónica al mismo tiempo. Es una excelente manera de obtener comentarios de todos sin estar en la misma sala con el grupo.

La mensajería instantánea es una forma rápida e inmediata de comunicar información breve o obtener respuestas a sus preguntas. El uso de la mensajería instantánea permite a las personas hablar sobre algo rápidamente sin una larga conversación por teléfono o sin interrumpir el flujo de trabajo.

Una forma nueva y popular de comunicación es a través de las redes sociales creadas específicamente para la conexión entre grupos. Las redes sociales corporativas permiten chats grupales o publicar pensamientos, preguntas e ideas dentro de grupos específicos o de toda la empresa.

Resumen de la lección

Los equipos virtuales necesitan procesos de comunicación sólidos para garantizar que el flujo de trabajo no se ralentice y que los miembros del equipo puedan conectarse entre sí. Establecer estrategias de comunicación para equipos virtuales ayuda a fortalecer el vínculo del equipo al mismo tiempo que proporciona colaboración.

Al determinar las estrategias adecuadas, se deben considerar los siguientes factores:

• La naturaleza del trabajo del equipo
• El número de miembros del equipo.
• Frecuencia de contacto
• Si el equipo necesita contacto visual o de audio

Una vez determinados estos factores, se pueden utilizar las herramientas correctas. Estas herramientas pueden incluir:

• Videoconferencia
• Conferencias de audio
• Mensajería instantánea
• Una red social grupal

Rodrigo Ricardo Editor y fundador