Estrategias para involucrar a equipos virtuales

Crecimiento de equipos virtuales

Una encuesta reciente encontró que la tecnología está cambiando la forma de trabajar de las personas. La cantidad de personas que trabajan de forma remota, virtual o durante horas de trabajo no tradicionales (no de 8 a 5) aumentó en un cuatro por ciento entre 2012 y 2016. Muchos de estos trabajadores forman parte de un equipo virtual. Un equipo virtual de personas que trabajan en el mismo proyecto puede incluir empleados tanto nacionales como internacionales que trabajan desde diferentes ubicaciones globales y probablemente nunca se hayan visto cara a cara.

Bob, el gerente de un equipo virtual, enfrenta algunos desafíos. Dado que no está muy cerca físicamente de los miembros de su equipo y no puede reunirse con ellos en las reuniones en el lugar, a menudo no es completamente consciente de en qué está trabajando cada miembro del equipo. Por ejemplo, es posible que Alicia en Texas no haya actualizado a Bob sobre el hecho de que está esperando discutir una estrategia de resolución de problemas con Li en China o que Matt en Kansas está esperando que Alicia complete su informe antes de que él pueda comenzar su trabajo.

Reuniones cara a cara

Aunque su equipo está muy disperso, Bob y la alta dirección deciden organizar la primera reunión cara a cara para todo el equipo. Aunque esto sería un gran gasto por adelantado, los beneficios compensarían las finanzas gastadas. Esta reunión brindaría una oportunidad para que los miembros del equipo creen vínculos más fuertes, lo cual es difícil de lograr solo a través de reuniones virtuales.

La primera reunión fue un gran éxito. Reunirse en persona también le brindó a Bob la oportunidad de crear un entorno personalizado, hacer que cada miembro del equipo se sienta bienvenido, compartir la visión futura de la empresa y fomentar la comunicación entre los miembros del equipo. Esto fue importante para ayudar a los miembros del equipo a sentirse parte de una organización más grande y comprender cómo sus contribuciones encajan en el panorama general.

En una oficina normal, el enfriador de agua es el lugar donde los empleados se conocen e intercambian detalles sobre ellos mismos y sus familias, construyen amistades y se sienten parte de una familia laboral. Bob decide implementar tecnología que ayudará a crear enfriadores de agua virtuales , utilizando software de colaboración con opciones de mensajería de texto y chat de video. Esto ayudará a abrir vías para que los miembros del equipo en ubicaciones remotas se comuniquen entre sí, se conecten y hablen de manera informal sobre cosas que no siempre están relacionadas con el trabajo, promoviendo así la vinculación.

En el primer mes que se implementó el enfriador de agua virtual, Bob ya notó un efecto positivo. Los miembros del equipo se conectaron y tuvieron la gran idea de sorprender a Kate con un baby shower virtual. A uno de los miembros del equipo, Dave, también se le ocurrió la idea de que cada persona debería decir un «hola» rápido o registrarse cuando están conectados al trabajo, donde sea que estén y a cualquier hora del día. El equivalente a decir ‘buenos días’ en una oficina.

Uno a uno

En uno de los cursos de desarrollo profesional a los que asistió Bob, se sugirió que sería útil que el gerente del equipo se reuniera uno a uno virtualmente con todos los miembros del equipo de manera regular, incluso si solo es para alrededor de 5 -10 minutos. Bob comienza verificando a Tim, que trabaja en Alaska, a través del chat de video. Tim se sintió animado por la llamada de Bob. Admitió que trabajar solo sin otros miembros del equipo en las proximidades, especialmente durante los largos inviernos, puede resultar aislado en ocasiones. La llamada de Bob hizo que Tim se sintiera feliz y cuidado.

Bob decide implementar esta estrategia y se asegura de pasar tiempo uno a uno con todos y cada uno de los miembros de su equipo. Al expresar empatía, Bob puede construir una sólida relación de confianza con su equipo, lo que anima a todos a discutir temas difíciles abiertamente y da como resultado una mayor productividad.

Interacción social

Otra idea que Bob implementa es la creación de un foro de discusión en línea donde todos pueden colaborar 24 horas al día, 7 días a la semana. A su equipo le gusta esta idea, ya que permite un área de trabajo compartida donde los miembros pueden intercambiar ideas para proyectos y compartir experiencia entre ellos.

Bob también anima a los miembros a utilizar el panel de discusión para colaborar y facilitar la interacción social cuando sus viajes los llevan a la ciudad natal de uno de los otros miembros. Pueden reunirse para almorzar o cenar y conocerse. Esta idea funciona bien. Cuando asiste a una conferencia, Terry recoge a Sandra y James en el aeropuerto, y van a almorzar y hacer un recorrido por Nueva York.

Capacitación en diversidad cultural

A medida que su equipo continúa expandiéndose, Bob se da cuenta de que los miembros no conocen las culturas de los demás y esto puede causar problemas de comunicación. Joline en Sudamérica siempre llega tarde a las reuniones. Los miembros de su equipo se quejan, pero llegar tarde de 5 a 10 minutos no está fuera de lugar en su cultura, explica Joline. Para ayudar a que todos estén en sintonía, Bob organiza una capacitación sobre diversidad cultural y establece la norma de que las reuniones permiten cinco minutos más de tiempo para comenzar, para acomodar a todos.

Otro problema que Bob nota es que durante las videoconferencias, el lenguaje corporal es importante. Por ejemplo, poner los pies sobre una mesa se considera una falta de respeto en algunas culturas, por lo que todos deben ser conscientes de esta diferencia cultural para mostrar respeto.

Resumen de la lección

Dado que los equipos virtuales están formados por miembros que se encuentran en diferentes ubicaciones geográficas y, a menudo, trabajan de forma aislada, a los jefes de equipo les resulta difícil mantener a los miembros comprometidos e interesados. Una fuerte camaradería entre los miembros del equipo y el gerente del equipo ayuda a generar confianza, lo que lleva a discusiones abiertas y una mayor productividad.

Algunas estrategias para mantener a los equipos virtuales involucrados incluyen reuniones cara a cara, enfriadores de agua virtuales, tiempo uno a uno e interacciones sociales. Además, cuando el equipo virtual es global, la capacitación en diversidad cultural ayudará a mantener a todos informados sobre otras culturas y también establecerá normas para las prácticas comerciales estándar.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador