Estructurar comunicaciones comerciales eficaces a través de la escritura

Publicado el 10 noviembre, 2020

Tipos de comunicación escrita

Uno de los principales trabajos de Ray es transmitir información a los empleados, accionistas y al público. Es lo que la empresa llama administrador de contenido. Supervisa todas las comunicaciones escritas internas y externas. Ray está bien versado en una variedad de temas, por lo que puede hacer uso de la prosa adecuada para temas específicos. Un día puede escribir un comunicado de prensa. Otro día podría estar elaborando un informe trimestral. Luego, al día siguiente, podría estar enviando un correo electrónico sobre un almuerzo festivo.

La comunicación escrita puede tomar varias formas. Por lo general, es electrónico, pero hay ocasiones en que Ray escribe algo a mano. Por ejemplo, siente que una invitación, una nota de agradecimiento, una firma de carta u oferta de trabajo son más adecuadas para la comunicación escrita a mano.

La comunicación electrónica puede tomar la forma de anuncios de redes sociales, memorandos, correos electrónicos, políticas, instrucciones, materiales de marketing, investigación y desarrollo, cartas, gráficos, hojas de cálculo, diapositivas de presentación, mapas, diagramas de flujo, diagramas y contenido del sitio web.

Hay cuatro tipos de comunicación escrita que usa Ray. Veamos cada uno:

  1. La comunicación orientada a resultados es una comunicación escrita basada en resultados. Cuando Ray quiere que su equipo distribuya 40 tweets durante el mes, les envía un correo electrónico con este objetivo y cómo cree que se debe lograr.
  2. La comunicación informativa transmite materiales, instrucciones o informes. Cuando Ray termina el informe mensual de su empresa, envía un resumen al personal clave.
  3. La comunicación negativa es algo de lo que a Ray no le gusta ser parte, pero a veces tiene que serlo. Este tipo de comunicación escrita surge cuando hay un despido pendiente o un problema de desempeño.
  4. La comunicación persuasiva ocurre cuando Ray solicita contratos y subvenciones federales. Está tratando de convencer a la agencia de financiación de que la empresa es la más adecuada para el proyecto.

Estructuración de la comunicación escrita

Ray formatea cuidadosamente cada comunicación escrita. Por ejemplo, cuando Ray escribe un correo electrónico para una audiencia externa, usa un tono profesional, tiene una línea de asunto apropiada, usa el nombre del destinatario previsto, lo mantiene breve y nunca usa jerga. Cuando escribe un correo electrónico para uso interno, utiliza un enfoque más conversacional.

Ya sea formal o informal, toda comunicación escrita debe comenzar con algún tipo de esquema. Un escritor debe determinar si se debe utilizar un enfoque directo o indirecto. Ray suele utilizar el enfoque directo . La idea principal se coloca al principio del documento y se sigue con material de apoyo. Por ejemplo, puede escribir: “Debido a nuestras altas ventas durante el último año, estamos dando bonificaciones a todos”.

De vez en cuando, utiliza un enfoque indirecto , que consiste en presentar un argumento antes de abordar la idea principal. Cuando Ray siente que su audiencia puede estar molesta por lo que está presentando, usa este tipo de estructura. Por ejemplo, podría decir: “Debido a nuestras bajas ventas durante el último año, estamos considerando realizar algunos cambios para reducir costos”. Ray probablemente no abordaría los despidos hasta el final de la comunicación.

Ray puede incluso usar un búfer al comienzo de un mensaje negativo. Podría comenzar diciendo: ‘Estamos muy orgullosos de tener los mejores empleados en nuestro campo’. Un amortiguador es una forma de aliviar el golpe antes de dejar caer una mala noticia o un mensaje negativo.

Proceso de escritura

El proceso de escritura debe ser lo más simple posible. Para Ray, intenta mantenerse en el punto. No quiere perder el tema de su comunicación en medio de jerga adicional y oraciones largas. La comunicación escrita debe estar bien organizada y contener la gramática y la ortografía correctas. Para que el mensaje sea a la vez convincente y coherente, veamos cada paso esencial del proceso de escritura.

Planificación

Una comunicación escrita comienza con la decisión de qué tipo de comunicación escrita es apropiada para su mensaje. Ya sea que desee informar, discutir o proponer algo, establece el tono de su comunicación escrita. Por ejemplo, si Ray necesita comunicar información financiera, es posible que deba utilizar hojas de cálculo y gráficos fáciles de leer para ilustrar las finanzas.

Redacción

La redacción debe considerar qué tipo de audiencia recibirá su mensaje. Si a su lector le importa, se beneficia o necesita más información, es posible que deba utilizar un tono emocional en lugar de uno científico. Por ejemplo, si Ray está enviando un mensaje al equipo de marketing, debe ser llamativo y directo para llamar la atención del equipo.

Revisión y edición

La revisión y la edición son esas piezas del rompecabezas de la escritura que pueden involucrar a otros. Cuando Ray quiere asegurarse de que no tiene errores tipográficos o gramaticales, pide a uno de sus editores que revise su trabajo. Parte del proceso de edición se utiliza para evaluar la escritura de Ray en busca de lenguaje estereotipado, palabras que hacen que un grupo minoritario sienta que se está caracterizando injustamente. También tiene el hábito de usar la voz pasiva, por lo que sus editores la cambian a la voz activa para que suene con más poder. Este es también el paso en el que los editores se aseguran de que las fuentes que cita Ray se identifiquen correctamente.

Distribuido

Distribuir la comunicación escrita es tan importante como las demás partes del proceso de escritura. Quiere asegurarse de que su mensaje sea escuchado. Si Ray envía varios correos electrónicos sobre un tema el viernes por la tarde, cuando gran parte del personal se ha ido, el mensaje puede perderse en una serie de otros correos electrónicos necesarios para cerrar la semana.

Resumen de la lección

Hemos cubierto los entresijos de la comunicación escrita, principalmente en el campo empresarial. Hay cuatro tipos diferentes de comunicaciones comerciales escritas:

  1. La comunicación orientada a resultados se basa en resultados
  2. La comunicación informativa se refiere a la redacción de informes o instrucciones.
  3. La comunicación negativa se utiliza para despidos o problemas de rendimiento.
  4. La comunicación persuasiva se utiliza para asegurar financiación o contratos.

Hay cuatro pasos clave para el proceso de redacción, que incluyen la planificación, la redacción, la revisión, la edición y la distribución. Asegurarse de que se evite el lenguaje estereotipado y de que se utilice la voz activa también es parte de este proceso de escritura. Es importante saber cuándo adoptar un enfoque directo , en el que el escritor aborda la idea principal primero, o un enfoque indirecto , en el que un escritor presenta un argumento antes de abordar la idea principal. A veces, puede ser ventajoso utilizar un búfer o frases utilizadas para aliviar el golpe antes de dejar caer una mala noticia o un mensaje negativo.

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