Estructuras de modelos de gobernanza en la gestión de programas

¿Por qué es importante la gobernanza?

Tim tiene la tarea de diseñar un modelo de gobierno para su organización. Aprende que el gobierno ayuda en la toma de decisiones y la rendición de cuentas y respalda la coherencia en la ejecución del programa, la propiedad de las tareas y la entrega de proyectos. La organización de Tim tiene una serie de programas complejos y Tim es consciente de que sin una gobernanza establecida, la organización encontrará un desafío para satisfacer las demandas de los socios y proveedores y mantener a las partes interesadas comprometidas.

Marco genérico para un modelo de gobernanza del ciclo de vida

Tim comienza con un marco genérico, centrándose en las capas de gobierno que existen en su organización. Al reunirse con la gerencia de otras empresas, aprende que la mayoría de las organizaciones tienen los siguientes tres niveles de gobierno:

• Capa de gobierno ejecutivo
• Capa de gobierno de ejecución
• Capa de gobierno de entrega

Tim aprende que el aspecto clave para el éxito de cualquier modelo de gobernanza son las comunicaciones integradas dentro y en todos los niveles para ayudar a maximizar la ejecución de proyectos y minimizar los obstáculos, si los hay. Tim luego procede a aprender más sobre cada una de estas capas.

Capa de gobierno ejecutivo

Este es el nivel superior de cualquier capa de gobernanza y es responsable de la propiedad, la responsabilidad y la alineación de las iniciativas dentro de la organización. Esto incluye el equipo de liderazgo y los patrocinadores responsables de tomar decisiones financieras y de otro tipo en el mejor interés de la organización. Aunque esta capa no está involucrada en la ejecución diaria de los proyectos, es la autoridad final en riesgos, medidas correctivas y resolución de problemas. La capa de gobernanza ejecutiva sigue un enfoque de ciclo de vida porque son los componentes básicos cargados con la arquitectura, la gestión y el funcionamiento de las iniciativas estratégicas desde su concepción hasta su finalización.

Capa de gobierno de ejecución

Esta capa tiene poderes de toma de decisiones otorgados por la capa Ejecutiva y también es responsable de la entrega de los productos. Este nivel deberá estar familiarizado con las operaciones diarias, así como colaborar con patrocinadores y recursos técnicos y de proveedores. Los miembros del equipo en este nivel deben tener experiencia en gestión de proyectos y resolución rápida de problemas. La capa de Ejecución es la capa intermedia, similar a un balanceador de carga, donde las iniciativas estratégicas de la capa Ejecutiva son revisadas y los ajustes realizados para su finalización por la capa de Entrega. Para que este nivel funcione correctamente, los otros dos niveles deben estar bien definidos.

Capa de gobierno de entrega

Aunque esta es la tercera capa del marco de gobernanza, tiene una importancia crítica porque es el nivel de trabajo y es responsable de los resultados medibles reales. Aquí es donde se planifica, construye, prueba, implementa y hace la transición el trabajo. Esta capa depende de las capas Ejecutiva y Ejecución para eliminar las obstrucciones y también requiere recursos capacitados para cumplir con los requisitos establecidos. La capa de Entrega es responsable de la ejecución de iniciativas según lo definido por el nivel Ejecutivo y comunicado por el nivel de Ejecución.

Transición a un modelo de gobernanza

Tim se está preparando para reunirse con la gerencia de su organización para discutir la implementación de un modelo de gobernanza que ayudará con la coordinación de los numerosos proyectos complejos en los que está involucrada su empresa. Realiza una presentación que describe las ventajas de tener un modelo de gobernanza adecuado en su lugar:

• Identificar rendición de cuentas, roles y responsabilidades.
• Implementar procesos y estructuras que apoyen las comunicaciones.
• Proporcionar pautas para gobernar el flujo de información
• Construir un modelo que sea flexible y donde los miembros puedan ser reasignados según las necesidades de la organización.

Modelo de gobierno de comunicaciones integrado

Finalmente, cuando llegó el momento de decidir sobre un modelo e implementar el modelo, Tim decide seguir el Modelo de Gobierno de Comunicaciones Integradas. Tim decide seleccionar este modelo porque enfatiza el flujo de comunicaciones efectivo a través de todas las diferentes capas, y esto debería ayudar a minimizar los obstáculos y maximizar la ejecución.

Las siguientes responsabilidades se incluyeron en los tres niveles.

Capa ejecutiva:

• planificación estratégica
• determinación del nivel de escalada
• propiedad financiera
• responsabilidad de desempeño final

Capa de ejecución:

• aplicación de políticas y procedimientos
• gestión de recursos y proyectos
• priorización de implementación
• seguimiento financiero

Capa de entrega:

• control de calidad
• medición y análisis
• gestión de riesgos

Los niveles Ejecutivo y Ejecución tendrán una comunicación bidireccional sobre:

• análisis
• alineación
• resolución

Y los niveles de Ejecución y Entrega tendrán una comunicación bidireccional sobre:

• actuación
• medición
• reportando

Los supervisores de Tim están contentos con la propuesta y deciden implementar este modelo en el entendimiento de que se revisará periódicamente y se realizarán los cambios necesarios.

Resumen de la lección

El marco genérico de cualquier modelo de gobierno incluye las tres capas: Ejecutiva , Ejecución y Entrega . Cada capa tiene sus propios conjuntos de responsabilidades. El nivel ejecutivo es la autoridad final sobre las iniciativas estratégicas y la operación; la capa de ejecución es responsable de la gestión del proyecto; y la capa Entrega es responsable de la ejecución real de los proyectos. La comunicación a través de todos los niveles es crítica y un Modelo de Gobierno de Comunicaciones Integradas se enfoca en comunicaciones efectivas a través de las diferentes capas para minimizar los obstáculos y maximizar la ejecución.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador