Factores que afectan el control de cambios

Cambio de control

El cambio es una necesidad para que las organizaciones sean exitosas y sigan siendo exitosas.

Al intentar iniciar un negocio exitoso, es importante que una organización minimice los costos y gastos por cualquier medio necesario. Una de las principales formas de hacerlo es mediante el control de cambios. El control de cambios es un conjunto de procedimientos diseñados para ayudar a administrar todos y cada uno de los cambios que se realizan en un sistema o producto. Con el control de cambios, tres cosas clave vienen como resultado final:

• Se asegura de que no se realicen cambios innecesarios
• Se asegura de que los cambios estén documentados
• Garantiza que los servicios no se interrumpan innecesariamente

El control de cambios sirve como una de las primeras líneas de defensa cuando se trata de identificar qué cambios, si los hay, son necesarios, así como también para permitir que una organización realice cambios sin interrupciones. Para garantizar que el control de cambios se implemente de manera eficaz, muchas industrias, como las de TI, incorporan un proceso de seis pasos. Echemos un vistazo a este proceso de seis pasos, así como a los factores ambientales, organizacionales y de activos comerciales que afectan el control de cambios.

Proceso de seis pasos

• Paso uno: documentar la solicitud de cambio

Cuando hay una solicitud para realizar algún tipo de cambio, este paso es donde una organización documentará o anotará la solicitud. Esta solicitud de cambio irá acompañada de una evaluación de cuán difícil será implementar el cambio.

• Paso dos: evaluación formal

Este paso evalúa los beneficios y los riesgos de elegir o elegir no hacer el cambio. Si se acepta, la solicitud de cambio tendrá un equipo creado y asignado. Sin embargo, si se rechaza el cambio, la organización deberá anotarlo e informar al cliente.

• Paso tres: planificación

El paso tres implica la creación de un plan que detalla a fondo el diseño del plan, así como cómo se implementará. El paso de planificación también hace un plan de contingencia en caso de que el cambio no tenga éxito.

• Paso cuatro: diseño y prueba

El diseño y las pruebas están en su lugar para probar el cambio que se ha recomendado. Si la prueba es un éxito, la organización enviará la aprobación y finalizará una fecha para su implementación.

• Paso cinco: implementación y revisión

Aquí, el plan se pone en marcha y las partes interesadas pueden evaluar el cambio.

• Paso seis: evaluación final

En esta etapa final del proceso de seis pasos, una organización cerrará la solicitud de cambio si el cliente está satisfecho o volverá a abrir la solicitud de cambio para reevaluar si el cliente rechaza el cambio.

Estos seis pasos deben seguirse para que una organización preste atención al control de cambios. Ahora echemos un vistazo a cómo los factores ambientales, organizacionales y de activos comerciales afectan el control de cambios.

Factores ambientales

Los factores ambientales de control de cambios se pueden definir como cualquier factor que afecte el cambio que proviene de fuera de una organización. Uno de los factores ambientales que puede tener un impacto directo en el control de cambios es la tecnología. En el mercado empresarial actual, la tecnología se adapta y evoluciona constantemente a cada minuto. Los nuevos productos, innovaciones y procedimientos le han dado a la tecnología las claves del automóvil en lo que respecta al control de cambios.

Factores organizacionales

Los factores organizacionales , en lo que respecta a afectar el control de cambios, se pueden definir como aquellas cosas tangibles o intangibles que pueden afectar el cambio desde el interior de una organización.

Un ejemplo de esto sería mejorar un proceso comercial, como decidir no usar más tapas de plástico para bebidas cuando se cena dentro de un restaurante. Esto puede ahorrar mucho dinero al eliminar este costo general y, al mismo tiempo, permitir que los clientes disfruten de sus bebidas mientras cenan dentro del restaurante. Estos tipos de cambios provienen de una organización y pueden afectar el control de cambios.

Factores de activos comerciales

Los factores de los activos comerciales también pueden afectar el control de cambios de una organización y se realizan principalmente financieramente. Uno de esos factores es el riesgo. Por ejemplo, supongamos que es propietario de una cadena alimentaria exitosa y está buscando expandir su negocio a través de franquicias o otorgando a otra persona o grupo el derecho a usar el nombre y la imagen de su empresa con fines comerciales (y mediante un contrato mutuo).

Si el franquiciado no tiene éxito en sus esfuerzos comerciales, entonces su empresa puede cambiar y se verá significativamente afectada. Como franquiciador, es posible que deba recurrir a la venta de acciones de su empresa u otras cosas que sean perjudiciales para su negocio.

Resumen de la lección

El control de cambios es un conjunto de procedimientos diseñados para ayudar a administrar todos y cada uno de los cambios que se realizan en un sistema o producto. El control de cambios se ve afectado por factores ambientales, organizacionales y de activos comerciales. El control de cambios también sigue una secuencia de pasos de seis pasos para garantizar que un cambio se haya revisado e implementado de manera efectiva. Estos son los seis pasos:

• Paso uno: documentar la solicitud de cambio
• Paso dos: evaluación formal
• Paso tres: planificación
• Paso cuatro: diseño y prueba
• Paso cinco: implementación y revisión
• Paso seis: evaluación final