Gestión de programas: procesos, métricas y herramientas

Gestión de programas

Si bien muchas personas usan ‘proyecto’ y ‘programa’ indistintamente, son diferentes. Un proyecto es una empresa temporal para entregar una solución, producto o servicio. Un programa , en cambio, es una colección de tales proyectos. La diferencia clave es que un proyecto puede o no ser parte de un programa, pero un programa siempre incluirá proyectos.

Ahora que hemos definido un programa, veamos la gestión de programas , que es una colección de proyectos combinados para lograr metas u objetivos comunes de una organización. La gestión del programa también aborda y gestiona las interdependencias entre los proyectos que afectan el resultado general del programa.

Ejemplo: La construcción de un complejo de apartamentos es un ejemplo de un programa, mientras que contiene varios proyectos como planificación y zonificación, obtención de permisos, colocación de cimientos, tuberías, cableado eléctrico, mampostería, etc. Estos proyectos se ejecutan colectivamente para lograr el objetivo del programa de erigir un complejo de apartamentos.

Representación visual del programa

Proceso de gestión del programa

El proceso de gestión del programa depende de la metodología que elija seguir una organización. Algunos ejemplos de estos incluyen Six Sigma, desarrollo de nuevos productos (NPD) o ciclo de vida de desarrollo de sistemas (SDLC), Agile o Scrum, Waterfall (tradicional). Para una comprensión fundamental, consideraremos la metodología Waterfall (tradicional) y su proceso subyacente.

Representación visual del método de cascada

Este proceso deriva su nombre de su apariencia. Imagina una cascada que cae de varios acantilados de una montaña. Trate cada una de esas cascadas como una “fase” en el programa. Por lo tanto, el programa se puede dividir en varias fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y seguimiento, control, cierre.

Proceso de gestión del programa con varias fases

Una vez que hayamos establecido el proceso, veamos cómo pretendemos gestionar o gobernar este proceso. Esto se hace mediante la gobernanza del programa .

Gobernanza del programa

El propósito clave de la gobernanza del programa es monitorear la salud y el desempeño del programa. Por lo general, los directores de programas o los líderes empresariales establecen una oficina de gestión de programas (PMO) que les permite gobernar el programa con la ayuda de métricas y herramientas.

Por lo tanto, una PMO es un marco que asegura que un programa y sus proyectos subyacentes estén estratégicamente alineados para cumplir con los objetivos generales del programa siguiendo las políticas y procedimientos establecidos por la PMO. También define la integración de proyectos e identifica las interdependencias entre proyectos integrándolos en un cronograma o plan de programa. Se identifican métricas adecuadas y se desarrollan informes con la aprobación de las partes interesadas y, finalmente, se establece una caja de herramientas con herramientas que se utilizarán para implementar el proceso del programa .

Marco de PMO para la gobernanza del programa

Repasemos el marco PMO y sus componentes. Volveremos a considerar el programa de construcción de un complejo de apartamentos como ejemplo.

Políticas / Objetivos, Procedimientos y Alineación Estratégica

Un gerente de programa o PMO define políticas, que generalmente se derivan de la declaración de misión. Además, se establecen procedimientos para garantizar la orientación en el logro o el cumplimiento de las políticas. Esto asegura la alineación estratégica de todos los proyectos o equipos para cumplir con la política u objetivos generales del programa.

Ejemplo: La política u objetivo del programa puede ser la construcción de un complejo de apartamentos ecológico con energía renovable o sostenible. Los procedimientos establecidos ayudan a identificar materiales de construcción ecológicos o energía solar para sistemas de iluminación. Estaremos en alineación estratégica con el programa asegurándonos de seleccionar los proveedores, productos y recursos adecuados para todos los proyectos que cumplan con esta política u objetivo.

Gestión de integración e interdependencia

En esta fase, determinamos los vínculos entre varios proyectos que se lanzarán de forma simultánea o consecutiva y cómo integrarlos y gestionar las dependencias entre ellos.

Ejemplo: Sentar las bases del edificio depende de obtener un permiso o licencia de construcción del gobierno. Dado que no podemos proceder y sentar las bases sin obtener un permiso, son interdependientes y deben estar vinculados o integrados.

Desarrollo de informes y métricas

Las métricas , en pocas palabras, son los ojos y los oídos de nuestro programa. Nos ayudan a monitorear los componentes críticos del programa.

Métricas clave para programas:

• Porcentaje de cuota (PTQ): PTQ es una proporción del trabajo real completado frente al trabajo planificado
• Problemas / riesgos identificados y resueltos: cuantificación de problemas y riesgos a medida que surgen
• Tasa de defectos: Indicador de la calidad de un producto o proceso que se entregará
• Variación presupuestaria: gasto real versus gasto presupuestado. Si el gasto real es mayor que el presupuesto, el programa superará el presupuesto.
• Utilización de recursos: determina si la reserva de recursos se utiliza de manera óptima. Si un recurso en un proyecto está subasignado, entonces se puede cambiar a otro proyecto donde los recursos están sobre asignados, ahorrando así el costo de contratar un nuevo recurso.

Caja de herramientas de PMO

Estos son un grupo de herramientas que se pueden aplicar en todas las fases del ciclo de vida del programa para gobernar el programa.

• Carta del programa : define el caso de negocio, objetivos claros, alcance de alto nivel, recursos, cronograma, riesgos, suposiciones y partes interesadas
• Documento de requisitos : captura la voz de los clientes y la voz de la empresa
• Programación integrada : utilice un software como MS Project para combinar todos los proyectos en una sola programación
• Registro de control de cambios: se enumeran todos los cambios en el alcance, el cronograma, el costo, los recursos, las adquisiciones, las partes interesadas y la comunicación
• Documento de alcance : los cambios o actualizaciones del alcance se enumeran aquí
• Informe de presupuesto : documente la línea base de su presupuesto y la asignación de fondos y realice un seguimiento del uso.
• Plan de garantía de calidad : Definición de producto o proceso aceptable o nivel de calidad aceptable.
• Registro de riesgos : todos los riesgos identificados y los planes de acción para mitigaciones se registran aquí
• Registros de problemas : todos los problemas identificados con el propietario del problema y el plan de acción con fecha de vencimiento se registran aquí
• Plan de adquisiciones : descripción detallada de proveedores, materiales, bienes o servicios adquiridos para respaldar el programa.
• Plan de comunicación : Documente el modo, la frecuencia y el tipo de comunicación que utiliza el programa.
• Plan de gestión de capacidad (asignación de recursos) : lista de recursos y sus asignaciones al proyecto o programa
• SharePoint : una herramienta web basada en Microsoft que sirve como depósito central para la documentación del programa
• Métricas e informes (como se describe en la sección anterior de esta lección)

Resumen de la lección

La gestión de programas es una colección de proyectos combinados para lograr metas u objetivos comunes de una organización. El gerente de programa o la oficina de gestión de programas PMO define políticas y administra proyectos con la ayuda de métricas que dan cuenta de recursos, presupuestos y riesgos, entre otros. Además, se utilizan varias herramientas en la gestión de programas, incluidos los planes de aseguramiento de la calidad, comunicación y adquisiciones.