Gestión de programas y mejora organizativa

Definición de mejora organizativa

El proceso de mejora de una organización es siempre continuo. En otras palabras, es casi imposible para una organización afirmar que ha alcanzado su estado óptimo, con un 100% de efectividad en todas sus operaciones. Para que una organización implemente y gestione programas de mejora, debe alinear los programas que decida implementar como parte de su estrategia . Por lo tanto, un programa debe ser una herramienta que ayudará a una organización a cumplir su visión de futuro, más específicamente sus objetivos a largo plazo.

Para ilustrar este concepto de mejora organizacional, usemos el ejemplo de Shoe Creative. Esta empresa es un fabricante de calzado que opera en una industria muy competitiva. Para hacer más eficientes todos sus procesos, ha visto la necesidad de implementar estrategias que puedan mejorar directamente a la organización y mantener su competitividad en la industria. Shoe Creative desea centrarse en la mejora organizativa para seguir siendo competitivo en su industria altamente competitiva. La empresa se ha dado cuenta de que necesita optimizar algunos de sus procesos comerciales para garantizar que siga siendo productiva y competitiva y, al mismo tiempo, maximice las ganancias y se asegure de hacer un uso eficaz de sus recursos. Por lo tanto, la compañía se ha propuesto desarrollar un programa que tendrá como objetivo mejorar sus procesos comerciales para aprovechar al máximo los recursos disponibles y, al mismo tiempo, maximizar las ganancias. La empresa es plenamente consciente de algunas de las barreras que enfrentará durante la implementación de este programa. La siguiente sección analiza estas barreras con mayor detalle.

Barreras para la mejora organizativa en la gestión de programas

Las barreras que podría enfrentar Shoes Creative al intentar implementar este programa dirigido a la mejora organizacional se pueden clasificar en tres categorías. Éstas incluyen:

1. Falta de un liderazgo fuerte : el liderazgo en la organización puede contribuir significativamente al éxito de un programa determinado. Sin embargo, si el liderazgo es débil o no está presente en absoluto, esto puede significar la ruina para la implementación del programa. Tener un programa «campeón» o un líder fuerte en la alta dirección puede contribuir en gran medida a garantizar que el programa siga siendo exitoso.
2. Falta de un repositorio de mejores prácticas : a medida que las organizaciones implementan proyectos, deben almacenar las lecciones aprendidas de proyectos anteriores dentro de un sistema de repositorio de información. Es probable que las organizaciones que no cuentan con un repositorio de este tipo continúen cometiendo los mismos errores a menos que implementen un mecanismo de aprendizaje continuo.
3. Duración del programa : Si la duración del programa no está bien definida, esto puede llevar a un programa que tarde mucho en completarse. Esto, a su vez, puede tener un impacto severo en la organización y los recursos que se utilizan para completar el programa.
4. Incapacidad para identificar y planificar los proyectos adecuados para el programa : esta barrera para el éxito puede surgir si la organización no ha planificado bien el programa, incluidos los diversos proyectos que lo integrarán.

Enfoque de la gestión de programas para la mejora organizativa

Las organizaciones como Shoe Creative pueden observar ciertos aspectos de su operación para ayudar a garantizar que los programas que desarrollan sean realmente beneficiosos para la organización. Los siguientes aspectos son críticos:

1. Educar a los altos directivos y líderes . Si la alta dirección y los líderes de programas están bien informados sobre los beneficios de los programas para la mejora organizacional, estarán más capacitados para enfocarse en la mejor manera de cosechar los beneficios de la implementación del programa.
2. Implementación de un repositorio de mejores prácticas : este repositorio se puede usar en programas futuros para trazar lecciones aprendidas de programas anteriores con el objetivo de lograr el éxito de un programa en curso.
3. Tener objetivos estratégicos claramente definidos . Tener objetivos claros puede permitir a la organización determinar los proyectos más apropiados para implementar dentro de un programa dado. Es importante señalar que los objetivos estratégicos deben estar estrechamente vinculados a la misión y visión general de la organización.
4. Definición de métricas claras del programa . La definición de métricas claras del programa es otro aspecto importante que debe considerar una organización. Las métricas a menudo incluyen ganancias, ingresos, participación de mercado y satisfacción del cliente. A estos se les puede asignar un valor que la organización puede utilizar para establecer si el programa que se está implementando está funcionando bien o no.

Si Shoe Creative es capaz de gestionar estos aspectos críticos a medida que lleva a cabo la gestión del programa, estará en mejores condiciones para planificar los proyectos más adecuados por programa. Después de la implementación, la empresa podrá determinar si el programa tuvo algún impacto positivo en la organización.

Resumen de la lección

En esta lección analizamos el vínculo muy estrecho que existe entre la mejora organizacional y la gestión de programas . Para que cualquier programa sea un éxito, debe ayudar a mejorar la organización en un aspecto u otro. Ciertas barreras pueden evitar que las organizaciones obtengan los beneficios de un programa. Estas barreras incluyen: falta de un liderazgo fuerte , la duración del programa y la incapacidad para planificar e identificar los proyectos más apropiados para un programa. Por otro lado, existen algunos aspectos críticos que las organizaciones pueden considerar para ayudarlas a aprovechar al máximo un proceso de gestión de programas. Estos aspectos incluyen educaraltos directivos y líderes, definiendo los objetivos estratégicos generales de la organización y definiendo las métricas del programa .

Rodrigo Ricardo Editor y fundador