Gobernanza del programa: procesos y procedimientos

Gobernanza del programa

Como ejecutiva de gestión de su empresa, a Laura se le asignó la tarea de establecer los procesos para implementar un programa o estructura de gobierno de proyecto para la consolidación de una serie de proyectos que no se estaban implementando como se esperaba. Laura pronto se enteró de que su primer desafío era identificar los procesos que la empresa tendría que seguir para establecer un sistema de gobierno de programas exitoso. Sin un sistema adecuado, no había nadie que proporcionara una dirección o supervisión claras, y esto provocó una desconexión entre la misión comercial de la empresa y la ejecución de cada programa o proyecto.

Un programa es una iniciativa empresarial que consiste en una colección de proyectos con un objetivo común. La gobernanza son los mecanismos que ayudan a ejecutar el programa y lo mantienen alineado con las estrategias comerciales que están en constante evolución. La gobernanza incluye a las personas, las funciones del programa y las políticas que ayudan a definir los principios de gestión y toma de decisiones de la empresa.

Ejemplo de estructura de gobernanza de un programa

Evaluación de indicadores clave de desempeño

Uno de los primeros pasos que Laura decidió que tenía que hacer fue evaluar los indicadores clave de desempeño (KPI) que son cuantificables y ayudarían a medir el progreso de la empresa hacia sus metas definidas. Se centró en el propósito principal de un KPI de ser la responsabilidad con el resultado final de lograr los objetivos y mejorar el desempeño. Laura identificó y evaluó elementos que servirían como medidas de progreso para los objetivos estratégicos de su empresa. Con la ayuda del equipo ejecutivo, se diseñaron KPI para medir los siguientes objetivos:

• El desempeño del programa para informar a la junta y los grupos de interés.
• El grado de cumplimiento del acuerdo entre la empresa y sus agencias.
• El desempeño de los ejecutivos de la empresa.
• Los resultados socialmente responsables del programa.

Desarrollo de sistemas de información para la gestión de programas

Pronto Laura se encontró con un obstáculo: se dio cuenta de que se estaba volviendo difícil tomar notas y realizar un seguimiento del rendimiento de un programa sin una herramienta de software eficiente. Un sistema de información con un back-end de base de datos y un front-end web que proporcione herramientas estándar y personalizables para administrar los programas y proyectos sería esencial para rastrear el progreso de un programa y reportar los datos del programa. Laura comenzó con:

1. Evaluar los programas de software actuales disponibles.
2. Trabajar con proveedores para identificar un programa que pueda personalizarse para las necesidades de la empresa.

Aprendió que desarrollar un sistema ideal de gestión de programas tiene algunos desafíos que deben abordarse. Necesitaría asegurarse de que el sistema:

• Está dentro de los costos operativos y de mantenimiento de la empresa identificados por su departamento financiero.
• Tiene una curva de aprendizaje que no es demasiado empinada.
• Permite a los usuarios seleccionar y personalizar herramientas relevantes.

Evaluación y actualización de planes de gestión de riesgos

El siguiente paso fue evaluar y actualizar los planes de gestión de riesgos . Ella discutió con la gerencia y todos acordaron los siguientes objetivos para incluirlos en un plan de gestión de riesgos eficaz:

• Tener conocimiento de los objetivos generales del programa.
• Promover la transparencia y la comunicación.
• Enfocarse en identificar y gestionar riesgos.
• Mantenerse al día sobre los avances del proyecto.
• Comunicar cualquier problema a la gerencia y las partes interesadas.

El plan de gestión de riesgos es fundamental para ayudar a identificar los riesgos comerciales; por ejemplo, ¿qué pasaría si la empresa tuviera una pérdida en lugar de una ganancia, y si la empresa no generara suficientes ingresos para cubrir sus gastos operativos? Laura diseñó un marco de gestión de riesgos para incluir:

• Posibles fuentes de riesgo.
• Impacto y probabilidad de riesgo.
• Plan de acción para la reducción de riesgos.
• Umbral de riesgo.

Establecimiento de políticas de escalamiento

¡Laura se sentía satisfecha de que su trabajo estaba casi terminado cuando se dio cuenta de que su empresa no tenía una política de escalada para manejar situaciones de crisis! Una política de escalamiento ayuda a proporcionar ayuda oportuna en caso de emergencia e informa de las señales de alerta a la alta dirección. Procedió a incluir algunos de los requisitos clave de una política de escalamiento para la empresa:

• Notifique a varias personas al mismo tiempo.
• Agregue varios niveles de escalamiento.
• Cree políticas de escalamiento independientes para los incidentes individuales que son críticos.
• Defina rutas claras para la escalada.
• Capacite al personal sobre cómo manejar situaciones críticas con calma y credibilidad.

Comunicar y buscar la aprobación de las partes interesadas

Antes de que se pudiera implementar el plan de gobernanza de su programa , Laura se dio cuenta de que necesitaría comunicar el plan a las partes interesadas y obtener su aprobación. Esto fue fundamental porque ayudaría a desarrollar y controlar las relaciones con todas las personas que se verían afectadas por el programa y los proyectos en los que participaba la empresa. Su primer desafío fue identificar a las partes interesadas del programa; identificó gerentes de proyectos, miembros del equipo, patrocinadores, clientes, personal, agencias gubernamentales, medios de comunicación y relaciones públicas, y accionistas.

Laura era consciente de la importancia de la comunicación con las partes interesadas, especialmente porque pueden verse afectadas por el resultado del proyecto y pueden afectar el resultado del proyecto. Se reunió con su equipo para que entendieran la importancia de comunicarse con las partes interesadas para:

• Maximice los beneficios de las relaciones con las partes interesadas.
• Establezca relaciones que puedan ayudar a promover el éxito de los programas.
• Gestione sus expectativas y minimice las sorpresas.
• Ayúdelos a ver lo que significaría para ellos el éxito del programa.

Como seguimiento, Laura solicitó ayuda a los ejecutivos de la empresa para evaluar e implementar su propuesta para un plan de gobierno del programa para su empresa.

Resumen de la lección

Los procesos primarios para implementar un sistema de gobierno del programa para permitir la ejecución exitosa del programa incluyen: evaluación de indicadores clave de desempeño, desarrollo de software de sistemas de información de gestión de programas, evaluación y actualización de planes de gestión de riesgos, establecimiento de políticas de escalamiento y comunicación y búsqueda de la aprobación de las partes interesadas.

Los indicadores clave de rendimiento (KPI) ayudan a medir el progreso de los objetivos estratégicos de la empresa. Un software de sistema de información de gestión de programas eficaz ayuda a gestionar los datos del programa. Un plan de gestión de riesgos ayuda a identificar y gestionar los riesgos. Las políticas de escalamiento permiten brindar ayuda oportuna, y la comunicación con las partes interesadas ayuda a maximizar los beneficios de las relaciones con las partes interesadas.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador