Métodos de comunicación para equipos virtuales
Un equipo virtual es un grupo de miembros del personal que trabajan en ubicaciones remotas y no se encuentran en la misma oficina física. Pueden trabajar en oficinas corporativas en otras ciudades o trabajar desde casa. El factor clave para un equipo virtual exitoso es la capacidad de interactuar de manera efectiva a pesar de que los compañeros de trabajo no se ven entre ellos de manera regular.
Uno de los mayores desafíos de un equipo virtual es la comunicación. Tener personas ubicadas en varios lugares puede hacer que el contacto sea más desafiante. Como resultado, tener un plan para facilitar la comunicación es un factor importante para garantizar que un equipo virtual funcione bien en conjunto.
Digamos que administra un equipo virtual de representantes de ventas que venden productos a tiendas minoristas independientes en todo el país. En este caso, es probable que los miembros de su equipo residan y trabajen dentro de las regiones donde venden productos. Su objetivo como gerente es generar cohesión y comunicación entre estos empleados remotos. Hay algunas actividades fundamentales que puede implementar para ayudar al equipo a trabajar sin problemas:
El primero es el calendario de equipos. Dado que los horarios de cada uno de sus representantes son diferentes y se encuentran en varias zonas horarias, configura un calendario en línea que muestra los horarios de todos los empleados del equipo en la zona horaria de la base de operaciones de la empresa. Esto le permite a usted y a otros miembros del equipo saber dónde están los representantes y cuándo están disponibles para comunicarse. También puede generar un sentido de respeto entre el equipo, ya que los empleados toman en consideración el tiempo y los horarios de los demás.
Otra actividad fundamental incluye las llamadas programadas. Como gerente de equipo, determina que ayudará a la eficiencia si las llamadas aleatorias se reducen al mínimo. Si bien pueden surgir emergencias o necesidades inmediatas de información, la mayoría de las llamadas se pueden programar y mantener en un momento que sea conveniente para ambas partes. Al consultar el calendario del equipo, las llamadas se pueden programar y realizar a una hora que funcione para todos los involucrados.
¿Qué es un modelo de Comunicación Semántico?
Por último, deben programarse reuniones periódicas del equipo. Construir un equipo fuerte y robusto es uno de los objetivos de un gerente. La organización de reuniones de equipo periódicas puede ayudar a los trabajadores a compartir información, presentar problemas, ofrecer soluciones y generar camaradería. Aunque el equipo esté distante geográficamente, desea que esté unido en objetivos departamentales. También desea que los compañeros de trabajo tengan una interacción constante entre ellos y se reúnan como grupo de manera confiable y de apoyo, y las reuniones regulares del equipo ayudan a facilitar esto.
Herramientas para la comunicación del equipo virtual
Ahora que conoce los diferentes métodos mediante los cuales los empleados virtuales pueden interactuar, es hora de determinar qué herramientas de comunicación específicas necesita su equipo. Estas son algunas de las herramientas que los equipos virtuales suelen utilizar para colaborar y mantenerse conectados:
Una de las tecnologías de más rápido crecimiento que se utilizan en los negocios en la actualidad es la videoconferencia. Permite que las personas se reúnan cara a cara a través de Internet con el uso de equipos audiovisuales informáticos. Ver la cara de un compañero de trabajo mientras habla es más personal y puede ser más eficiente que simplemente hablar por teléfono. Por lo general, para esta forma de comunicación se requiere una computadora, una cámara web con micrófono y un software de videoconferencia.
El correo electrónico es un método de comunicación muy común en el lugar de trabajo. Uno de los beneficios del correo electrónico es la capacidad de enviar o leer mensajes a su conveniencia en lugar de ser interrumpido por una llamada cuando está en medio de un proyecto. Además, puede volver a leer un correo electrónico para obtener información si necesita consultar un mensaje para obtener más detalles. Tenga en cuenta que los correos electrónicos pueden malinterpretarse fácilmente debido a una mala escritura o al tono inferido. Por ejemplo, el destinatario puede leer un correo electrónico como enojado cuando esa no era la intención del remitente. Es útil abordar tales inquietudes con el equipo y elaborar estándares profesionales para la comunicación por correo electrónico.
Otra herramienta importante y útil para la comunicación inmediata en equipos virtuales es la mensajería instantánea. Permite a los compañeros de trabajo conversar rápidamente sobre problemas para aclarar detalles, hacer preguntas o compartir información. La mensajería instantánea ofrece una combinación de los beneficios de las llamadas telefónicas y el correo electrónico. Es rápido e instantáneo, pero el mensaje de chat también se puede poner en espera si el destinatario está ocupado con asuntos más importantes. Al igual que con el correo electrónico, los mensajes de mensajería instantánea pueden malinterpretarse o leerse con un punto de vista negativo. Sin embargo, debido a la naturaleza de ida y vuelta instantánea de la mensajería instantánea, los conflictos o la confusión se pueden aclarar rápidamente. Los mensajes tienden a ser más directos e identificables en la mensajería instantánea que en los mensajes de correo electrónico.
Modelo de Comunicación de Roman Jakobson
Resumen de la lección
Al comprender los posibles desafíos de comunicación de un equipo virtual, los líderes empresariales pueden trabajar para implementar herramientas útiles para mejorar la colaboración. Un sistema de comunicación sólido puede incluir el uso de un calendario de equipo, llamadas programadas y reuniones regulares del equipo. Además, el software de videoconferencia, el correo electrónico y la mensajería instantánea se encuentran comúnmente en la caja de herramientas del equipo virtual. El uso de herramientas de comunicación fomenta la interacción entre los miembros del equipo, lo que puede mejorar la cohesión y la eficiencia entre los trabajadores.
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