Herramientas de gestión de proyectos Six Sigma

Six Sigma en la gestión de proyectos

Actualmente existe un gran interés en comprender el vínculo críticoentre la mejora de procesos y la gestión de proyectos. Para comprender mejor este enlace es importante analizar qué es exactamente un proyecto. Un proyecto desde una perspectiva Six Sigma implica un conjunto de pasos que se toman para resolver un problema o mejorar un proceso o producto en particular. Por lo tanto, contar con los controles adecuados para ejecutar los proyectos de manera eficiente. Esto es especialmente así porque el enfoque que utiliza Six Sigma en los proyectos en ejecución es llegar a la causa raíz del problema que el proyecto pretende resolver. En la gestión de proyectos, los expertos de Six Sigma utilizan herramientas y técnicas cuantitativas y cualitativas durante el proceso de gestión de proyectos. La siguiente sección analiza las distintas fases que ocurren durante el ciclo de vida de un proyecto y las herramientas y técnicas Six Sigma que se pueden utilizar durante cada fase.

Definición del problema

Durante esta fase, la principal herramienta que se utiliza es la carta del proyecto . La carta del proyecto se utiliza para especificar el alcance, los objetivos y el caso de negocio del proyecto. La carta del proyecto también define las métricas de éxito que se utilizarán para medir el éxito del proyecto. Los roles de los diferentes miembros del equipo también se pueden especificar en la carta del proyecto. Desarrollar un estatuto integral del proyecto puede ayudar al equipo a comprender los objetivos del proyecto. La carta del proyecto también puede proporcionar una imagen clara de la brecha que existe entre el estado actual y el estado propuesto o deseado. Por ejemplo, el estatuto del proyecto puede establecer que «el objetivo de este proyecto de mejora es reducir la tasa de respuesta de los representantes de atención al cliente que trabajan en el centro de llamadas».

Medición del rendimiento del proceso

En esta fase, se puede utilizar el diagrama de Pareto . El diagrama de Pareto es una herramienta que se utiliza para analizar la velocidad a la que ocurren los problemas que el proyecto está tratando de resolver, así como las posibles causas de estos problemas. El gráfico de Pareto se representa como un gráfico de barras. La longitud de cada barra de los gráficos de barras indica la velocidad a la que ocurre cada uno de los problemas. El diagrama de Pareto ayuda a ilustrar visualmente qué problemas son los más importantes. El diagrama de Pareto es ideal en situaciones donde el proyecto tiene como objetivo resolver múltiples problemas, permitiendo priorizar los más críticos.

Análisis de proceso

Esta es la fase en la que se identifican y analizan las causas fundamentales de los problemas. Algunos de estos problemas podrían ser variaciones en el desarrollo y la producción de productos, defectos en los productos o bajo desempeño de los empleados. Una herramienta importante que se puede utilizar en esta etapa es el análisis de la causa raíz . En los proyectos Six Sigma, la causa raíz es un aspecto o factor que causa alguna no conformidad. Esta causa raíz debe eliminarse para mejorar el proceso. La herramienta de análisis de la causa raíz intenta identificar la causa raíz real de un problema y, a partir de esto, desarrollar enfoques potenciales de resolución de problemas.

Mejora del rendimiento del proceso

En esta fase, se ha identificado la causa raíz de los diversos problemas y se están adoptando medidas para garantizar que se eliminen. El evento Kaizen es la herramienta principal que se utiliza en esta etapa. La premisa detrás del evento Kaizen es introducir cambios centrándose en un alcance de proyecto reducido. Durante el evento Kaizen, se llevan a cabo pequeñas sesiones con los propietarios del proyecto y el equipo del proyecto. El principal objetivo de estas sesiones es realizar mejoras en los procesos que se encuentran dentro del alcance del proyecto

Control de mejora de procesos

En este punto del proyecto, se han realizado mejoras en el proceso y ahora requieren un seguimiento y control constantes. Por lo tanto, el control de mejora de procesos tiene como objetivo asegurar que un proceso mejorado permanezca en su estado actual y que las mejoras realizadas se mantengan en el tiempo. La herramienta del plan de control se puede utilizar en esta etapa. El plan de control es un resumen que describe lo que se debe hacer para mantener la calidad del nuevo proceso. La descripción incluye cómo los recursos humanos pueden contribuir al control de la mejora de procesos.

Resumen de la lección

Esta lección examina las herramientas de gestión de proyectos que se utilizan en los proyectos Six Sigma. Los proyectos Six Sigma suelen tener cinco fases. Cada fase está asociada con determinadas herramientas de gestión de proyectos. Las siguientes son las principales etapas que se encuentran en los proyectos Six Sigma y sus herramientas de gestión de proyectos asociadas:

• Definición del problema: La principal herramienta utilizada es la carta del proyecto . La carta del proyecto se utiliza para especificar el alcance, los objetivos y el caso de negocio del proyecto.
• Medición del rendimiento del proceso: el diagrama de Pareto es una herramienta que se utiliza en la fase de medición del rendimiento del proceso. Se utiliza para analizar la velocidad a la que ocurren los problemas y las posibles causas de los problemas que el proyecto pretende resolver.
• Análisis de procesos: una herramienta importante que se puede utilizar en esta etapa es el análisis de la causa raíz . Algunos de los problemas que pueden analizarse mediante el análisis de la causa raíz incluyen variaciones en el desarrollo y la producción de productos, defectos en los productos o un desempeño deficiente de los empleados.
• Mejora del rendimiento del proceso: el evento Kaizen es la principal herramienta que se utiliza. Aquí, se llevan a cabo pequeñas sesiones con los propietarios y el equipo del proyecto.
• Control de mejora de procesos: el plan de control proporciona un resumen que describe lo que se debe hacer para garantizar que el proceso se mantenga como debería ser.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador