Ley de retención de correo electrónico

Retención de correo electrónico empresarial

¿Su empresa utiliza el correo electrónico? ¡Claro que lo hace! La verdad es que la mayoría de las empresas lo hacen. Las empresas más grandes suelen utilizar el correo electrónico para enviar comunicaciones entre departamentos, pero incluso las pequeñas empresas utilizan el correo electrónico para comunicarse con clientes y proveedores.

Aunque el correo electrónico es común, no todas las empresas se dan cuenta de que necesitan una política de retención de correo electrónico . Esta es una regla sobre cuánto tiempo la empresa debe conservar sus correos electrónicos enviados o recibidos. Como propietario o gerente de una empresa, es posible que no se dé cuenta de que existen leyes y regulaciones que le exigen guardar ciertos correos electrónicos.

Mínimos regulatorios

Primero, debe determinar si su industria está cubierta por una ley de retención de correo electrónico . Las leyes de retención establecen la cantidad mínima de tiempo que deben guardarse ciertos correos electrónicos. Por ejemplo, supongamos que es el gerente comercial en el consultorio de un médico. Debe tener en cuenta que la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico , o ‘HIPAA’, Sección 164, requiere que guarde ciertos correos electrónicos durante un mínimo de seis años. La ley cubre todas las comunicaciones por correo electrónico relacionadas con la ‘información de salud identificable individualmente’ como se define en la ley.

Las leyes de retención de correo electrónico también cubren muchas otras industrias y temas, como:

• La Ley de Bolsa y Valores exige que todas las empresas regidas por la SEC retengan todas las comunicaciones por correo electrónico durante un mínimo de tres años.
• El Servicio de Impuestos Internos, o IRS, requiere que los correos electrónicos relacionados con los impuestos federales se guarden durante un mínimo de siete años.
• El Estándar de seguridad de datos de la industria de tarjetas de pago, o PCI DSS, se aplica a las partes que utilizan información del titular de la tarjeta, como Visa o American Express, y requiere que la información se guarde durante un mínimo de un año.
• Muchas juntas estatales de impuestos a las franquicias, como la de California, utilizan un mínimo de cuatro años.
• La mayoría de los departamentos de ingresos estatales requieren que los correos electrónicos relacionados con los impuestos se guarden durante un mínimo de tres años.

En general, los correos electrónicos relacionados con la empresa deben conservarse durante un mínimo de siete años, a menos que exista una reglamentación clara que permita eliminarlos antes. El uso de la ley de retención del IRS más larga garantiza que cumpla con sus otros tipos de correos electrónicos.

Litigio comercial

Además de los mínimos regulatorios que rigen ciertas industrias y temas, las empresas deben conservar los correos electrónicos para cumplir con el eDiscovery . Esto se refiere al papeleo involucrado durante un litigio comercial o juicios. Si su empresa está involucrada en una demanda, se le pedirá que proporcione un “descubrimiento”.

Digamos que su cliente nunca pagó su factura de $ 5,000, por lo que lo demandó. Sus elementos de descubrimiento incluirán la documentación que demuestre que cumplió con el pedido del cliente y envió la factura de $ 5,000 al cliente. Cuando hablamos de eDiscovery, simplemente nos referimos a estos mismos tipos de elementos en formato electrónico.

Las Reglas Federales de Procedimiento Civil gobiernan las demandas civiles entabladas en un tribunal federal, pero los estados tienen reglas similares de procedimiento civil. Según estas reglas de procedimiento, las empresas deben conservar todos los correos electrónicos, comunicaciones, archivos, directivas y solicitudes que puedan ser relevantes para los litigios actuales o futuros con fines de descubrimiento. Como propietario o gerente de una empresa, por lo tanto, debe saber cuánto tiempo conservar sus correos electrónicos relacionados con la empresa para cumplir con las leyes de descubrimiento.

Por lo general, los correos electrónicos de finanzas, contabilidad e impuestos tendrán mínimos regulatorios establecidos. Al seguir estas leyes, estará de acuerdo con las leyes de descubrimiento. Para toda la correspondencia comercial no cubierta por otra ley de retención, los tribunales generalmente han dictaminado que una política de retención de tres a cinco años es razonable.

Resumen de la lección

Existen leyes federales, estatales y, a veces, incluso locales que dictan durante cuánto tiempo las empresas deben retener ciertos correos electrónicos. Se conocen como leyes de retención de correo electrónico . Por esta razón, todas las empresas deben tener una política de retención de correo electrónico que establezca durante cuánto tiempo la empresa guardará correos electrónicos.

La política debe seguir las leyes aplicables. Por ejemplo, los correos electrónicos relacionados con los impuestos federales deben guardarse durante un mínimo de siete años. Los correos electrónicos relacionados con transacciones con tarjeta de crédito deben conservarse durante un mínimo de un año.

Las empresas también están obligadas a conservar los correos electrónicos con fines de descubrimiento electrónico . Según las Reglas Federales de Procedimiento Civil y las leyes estatales de procedimiento civil, las empresas deben guardar correos electrónicos, comunicaciones, archivos, directivas y solicitudes que puedan ser relevantes para litigios actuales o futuros. Muchas empresas optan por conservar los correos electrónicos relacionados con la empresa durante siete años, solo para estar seguros.