Mantener las relaciones con las partes interesadas durante la ejecución del proyecto

Gestión de los interesados

Cualquier proyecto puede afectar a muchas personas más allá del equipo del proyecto, tanto dentro como fuera de la organización donde se inicia el proyecto, incluida la dirección de la empresa, los clientes, los proveedores, los contratistas y el gobierno. Suelen denominarse partes interesadas del proyecto . Las partes interesadas del proyecto no son necesariamente individuos. Por ejemplo, pueden ser organizaciones como una agencia gubernamental que emite un permiso de construcción para una nueva construcción. También pueden ser un grupo de personas como una comunidad de dueños de negocios locales impactados por las obras viales realizadas alrededor de sus tiendas.

La satisfacción de las partes interesadas es uno de los objetivos clave de cualquier proyecto. Sin embargo, lograrlo y mantener relaciones exitosas no siempre es fácil, ya que algunas de las partes interesadas pueden tener intereses en conflicto o verse afectados negativamente por el proyecto, como los propietarios de tiendas locales, para quienes un proyecto de obras viales significa que habrá menos clientes en sus tiendas durante las próximas semanas. En este caso, el objetivo del director del proyecto es minimizar la insatisfacción de las partes interesadas y resolver cualquier conflicto que surja.

Cuatro etapas de la gestión de las partes interesadas

Hay cuatro etapas principales del proceso de gestión de las partes interesadas dentro del proyecto, cada una de las cuales corresponde a una etapa de desarrollo del proyecto:

1. La identificación de las partes interesadas ocurre durante la etapa de inicio del proyecto.
2. La planificación de la gestión de las partes interesadas se lleva a cabo durante la etapa de planificación general.
3. La gestión de la participación de las partes interesadas se lleva a cabo durante la etapa de ejecución del proyecto.
4. La participación de las partes interesadas se controla durante la etapa de seguimiento y control.

En esta lección, analizaremos más de cerca la etapa de ejecución del proyecto y cómo mantener las relaciones con las partes interesadas y gestionar su participación a lo largo de esta etapa.

Gestión de la participación de las partes interesadas

La entrada clave para gestionar las relaciones con las partes interesadas a lo largo de la etapa de ejecución del proyecto es un plan de gestión de las partes interesadas , que se crea durante la etapa de planificación del proyecto. Este documento generalmente contiene la lista de partes interesadas del proyecto y su relación con el proyecto (también conocido como registro de partes interesadas ), su nivel de participación y la información que se compartirá con ellos. El análisis de las partes interesadas generalmente se lleva a cabo junto con la planificación para identificar los intereses de las partes interesadas y su influencia en el proyecto. Comprender las expectativas de las partes interesadas y las medidas de éxito es la base de unas relaciones laborales sólidas.

Un ejemplo de un plan de gestión de partes interesadas para un proyecto de obras viales

Repasemos otras actividades de gestión de grupos de interés, recomendadas durante la etapa de ejecución, utilizando el ejemplo de las obras viales:

• Comunicación continua y difusión de información , de acuerdo con el plan de gestión de los grupos de interés: Otro director de proyecto, cuyo proyecto requiere las mismas personas que están actualmente involucradas en las obras viales, podría pedirle que le avise con dos días de antelación antes de la finalización del proyecto, por lo que podría iniciar la preparación de su sitio.
• Gestión de las expectativas de las partes interesadas : Otro grupo de partes interesadas, afectado por las obras viales, son los residentes locales. Una de sus expectativas es que las obras se realicen únicamente durante el día y que no sean molestadas por la noche. Como director de proyecto, debe tener en cuenta esta expectativa; de lo contrario, los residentes podrían presentar una queja contra su empresa.
• Abordar los problemas que ocurren y gestionar los conflictos : un proveedor de arena de repente no entrega los materiales acordados el lunes por la mañana. Una vez contactado, le informa que no ha recibido el prepago por los materiales. Resulta que el departamento de finanzas se olvidó de emitir el pago la semana pasada. Depende de usted, como gerente de proyecto, encontrar una manera de resolver este problema lo más rápido posible para evitar retrasos en el proyecto.
• Mantener la participación de las partes interesadas en las actividades y decisiones del proyecto: en caso de que se cree una nueva carretera como parte del proyecto, se deben realizar consultas públicas para asegurarse de que no haya objeciones a la ruta propuesta. Esto dará a los residentes locales la oportunidad de participar en el proyecto e influir en sus decisiones.

Las herramientas clave de las que dispone el director de proyecto para afrontarlas con éxito son, ante todo, sus habilidades interpersonales, así como varios métodos de comunicación. Es importante que el gerente de proyecto actúe con integridad, sea honesto y confiable y asuma la responsabilidad de sus decisiones y errores.

En el proceso de gestionar las relaciones con las partes interesadas, el director del proyecto creará y actualizará la documentación del proyecto, incluidos los registros de problemas, las solicitudes de cambio y los registros de cambios.

Resumen de la lección

Las partes interesadas del proyecto son personas que afectan o se ven afectadas por el proyecto o sus resultados. La satisfacción de las partes interesadas es vital para el éxito del proyecto. Por tanto, el director del proyecto debe gestionar las relaciones de forma eficaz durante todo el proyecto. Utilizando el análisis de las partes interesadas y el plan de gestión de las partes interesadas, debe gestionar las expectativas de las partes interesadas , resolver conflictos y garantizar la participación de las partes interesadas en el proceso de toma de decisiones. Las comunicaciones oportunas y las sólidas habilidades interpersonales son fundamentales para esta tarea.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador