Mantenimiento de registros en una oficina de bienes raíces de Florida

Publicado el 25 noviembre, 2020

La importancia de los registros

Llevas dos meses como agente inmobiliario y te estás preparando para cerrar tu primera venta. Ha sido un proceso de aprendizaje y su corredor ha sido fundamental para ayudarlo a procesar el papeleo y cumplir con todos los plazos.

Hoy pasó algún tiempo con su corredor revisando los documentos que aprobará en el cierre de la propiedad. Ella enfatiza la importancia de mantener copias firmadas legibles de la transacción. Pensaste que el agente de cierre se encargaría de todo. Su corredor enfatiza la importancia de tener copias completas de los archivos del corredor.

Mantenimiento de registros en Florida

Según la ley de Florida, los corredores deben mantener todos los registros durante cinco años después de la fecha del documento o del cierre de la propiedad. Esto incluye todos los documentos relacionados con cada listado, venta o acuerdo con los clientes. También debe mantener registros financieros y cualquier papeleo que se considere un contrato o acuerdo. Su corredor refuerza la importancia de conservar cada pieza de documentación en caso de que necesite consultarla más adelante o si hay algún tipo de litigio.

Litigio

En caso de litigio , ya sea que se esté demandando a la corredora o se esté demandando a un cliente, debe tener copias de toda la documentación para demostrar que cada detalle se manejó de manera completa y adecuada. Si hay un caso judicial, toda la documentación relacionada con la demanda debe guardarse durante dos años después de que se resuelva el caso. Si ese período de dos años termina antes de los cinco años posteriores a la transacción, el archivo debe guardarse hasta que hayan transcurrido los cinco años. Si el litigio ocurre cerca del final del período de cinco años después de la transacción, el papeleo deberá guardarse más allá de la marca de cinco años para cumplir con el período de dos años.

Otras Consideraciones

Puede mantener los documentos de la forma que sea más beneficiosa para la agencia. Sin embargo, todos los registros pueden ser revisados ​​por investigadores de bienes raíces de Florida. Debe poder identificar y acceder a los documentos fácilmente cuando los investigadores los soliciten.

Ejemplos

Está listando una casa con Brad y Sherry. Quieren vender su casa y mudarse fuera del estado. Afortunadamente, pudo encontrar un comprador solo unas semanas después de poner la casa en venta. Cuando se completó la venta de la casa y se terminó el cierre, llevó el juego completo de copias a la oficina de su agente para que lo archivaran.

No vuelve a pensar en ello hasta dos años después, cuando su agente le informa que el comprador está demandando a Brad y Sherry. Afortunadamente, tiene todos los documentos que Brad y Sherry solicitaron porque había mantenido archivos, siguiendo el requisito del corredor de mantener archivos durante cinco años.

El litigio tomó dos años. Cuando terminó la demanda, habían pasado cuatro años desde que se vendió la casa. Como ya ha tenido los archivos durante cuatro años, consulte con el agente para ver cuánto tiempo deben conservarse los archivos. Debido a que necesita los archivos de los dos años posteriores al litigio, debe conservar el archivo durante dos años más. Conservará estos archivos durante seis años debido al litigio.

Resumen de la lección

Los corredores deben mantener todos los registros , tanto los registros relacionados con las transacciones de bienes raíces como todos los demás documentos legales y financieros, durante cinco años en Florida. En el caso de un caso judicial o litigio , su agencia debe conservar los archivos durante dos años después de que se resuelva el caso. Hay algunas circunstancias en las que los dos años extenderán el requisito original de cinco años. En ese caso, los archivos deben conservarse durante un período de tiempo más prolongado para garantizar que la documentación se mantenga durante dos años después del litigio.

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