Mejora continua de procesos
Kate es una formadora ágil que ha estado trabajando con una empresa de desarrollo de software. Ella los ayudó a comprender Agile y establecer su proceso. Cuando termina su tiempo con ellos, se enfoca en un último tema para ayudarlos a seguir avanzando en la dirección correcta una vez que ella se haya ido. El tema es la mejora continua del proceso .
La mejora continua del proceso analiza la forma en que el equipo aborda el proyecto para identificar las cosas que se pueden agregar, eliminar o cambiar para aumentar la eficiencia y reducir el desperdicio. El objetivo es una mejor experiencia para todos los involucrados y un mejor resultado a través de la superación personal. Kate les asegura que, si bien puede que no necesariamente haya algo malo en su proceso, siempre hay formas de mejorar.
La clave para la mejora continua del proceso es que es intencional y continua. La mejora no ocurre por casualidad ni por accidente. Más bien, es a través del tiempo y el esfuerzo invertidos con el propósito de encontrar formas de mejorar. La mayoría de las veces, los beneficios de estas mejoras superan con creces el tiempo y el esfuerzo invertidos. Sin embargo, incluso cuando el equipo encuentra formas de mejorar, siempre hay más oportunidades, por lo que este proceso no debería detenerse.
Identificación de mejoras
Para que ocurra una mejora continua, se deben identificar las áreas de mejora. En Agile, la fuente de áreas de mejora es el equipo. Fuera de Agile, es más de arriba hacia abajo, donde los gerentes o miembros senior del equipo dictan los cambios que se realizan. Kate destaca para su grupo que están empoderados en Agile, ya que no solo son responsables de llevar a cabo las mejoras del proceso, sino que también son la fuente.
El otro factor relevante al considerar la fuente de las mejoras continuas del proceso es cuándo se identifican las áreas de mejora. En Agile, este proceso puede ocurrir en cualquier momento. Siempre que algún miembro del equipo tenga comentarios sobre formas de mejorar, se pueden presentar al equipo. Sin embargo, también hay reuniones periódicas específicas conocidas como retrospectivas , donde el equipo se autoevalúa y discute formas de mejorar y planifica cómo implementar los cambios.
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Características de las mejoras
Una vez que el grupo de Kate comprende que cualquiera de ellos puede ser una fuente de mejora continua del proceso, ella pasa a ayudarlos a comprender qué tipos de mejoras deben considerar. Hay dos características principales de las mejoras que el equipo debe considerar. La primera es la propiedad , lo que significa que las mejoras están bajo el control del equipo y son totalmente respaldadas por el equipo. El segundo es la claridad , tanto en la necesidad como en la acción.
Como ejemplo, Kate le pide a su grupo que considere cómo utilizarían la mejora continua del proceso para ayudar a aliviar la sensación entre el equipo de que la carga de trabajo es demasiado importante y no se puede completar en el plazo que tienen. Una de las mejoras que analiza el equipo es solicitar a la gerencia que aumente el tamaño de su equipo. La otra es agregar reuniones periódicas para crear estrategias como equipo sobre la mejor manera de abordar el trabajo restante.
En términos de propiedad, las reuniones periódicas son la mejor mejora del proceso. El aumento del tamaño del equipo podría ser eficaz, pero la decisión depende de la dirección y está fuera del control del equipo. Sin embargo, la clave es que el equipo cuenta con el apoyo total. Si hay miembros del equipo que faltan a las reuniones o no participan, las reuniones serán ineficaces.
Además de la propiedad, Kate apunta a su equipo hacia la claridad. La mejora del proceso debe satisfacer una necesidad clara. En el ejemplo, la necesidad clara es gestionar la carga de trabajo. El otro aspecto de la claridad es que la solución debe tener elementos de acción claros que se puedan rastrear y evaluar. El equipo puede realizar un seguimiento de la frecuencia con la que se reúnen y tomar notas de la reunión para evaluar la discusión y su eficacia.
Implementando mejoras
El último punto de discusión que Kate plantea a su grupo es la implementación de mejoras. Es importante identificar las mejoras del proceso, pero no tiene ningún valor si las mejoras no se implementan. Para la implementación, Kate se enfoca en quién es responsable de implementar las mejoras y cómo hacer que el proceso sea continuo.
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La responsabilidad por las mejoras de los procesos recae en todo el equipo. Algunas personas pueden realizar algunas mejoras, pero todo el equipo es responsable de respaldar el cambio y asegurarse de que se produzca. También depende del equipo hacer que el proceso sea continuo. A medida que se llevan a cabo las mejoras, el equipo debe evaluar su éxito y eficiencia. Si las mejoras son ineficaces o necesitan cambiar de alguna manera, el equipo debe estar dispuesto a adaptarse.
Resumen de la lección
La mejora continua de procesos en Agile busca aumentar la eficiencia y eliminar el desperdicio agregando, eliminando o cambiando el enfoque de los proyectos. Es importante participar en este proceso porque los cambios incrementales pueden crear un valor exponencial, pero deben ser intencionales. El proceso debe ser completado por los miembros del equipo del proyecto, y no por la gerencia externa.
Las mejoras se pueden plantear en cualquier momento, aunque hay retrospectivas específicas donde el equipo se reúne para discutir específicamente las áreas de mejora. Las mejoras del proceso deben involucrar la propiedad donde los elementos están bajo el control del equipo y son apoyados por el equipo. También deben tener claridad , lo que significa que satisfacen una necesidad clara y tienen elementos de acción claros. Una vez que se han identificado las mejoras, depende del equipo implementarlas y hacer que el proceso sea continuo reevaluando y buscando más mejoras de forma regular.
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