Métodos para prevenir el fracaso de un programa de tutoría

Publicado el 10 noviembre, 2020

Los enemigos de una tutoría exitosa

En algunos casos, los programas de tutoría se abandonan porque no producen los resultados esperados. En el caso de la tutoría, el diablo está realmente en los detalles. Si bien existen numerosas variables, las investigaciones indican que la mayoría de las fallas de los programas se deben a uno de los cuatro problemas comunes. Con conocimiento de estos problemas comunes, las organizaciones pueden desarrollar estrategias para mitigar estos riesgos y mejorar los resultados de sus programas de tutoría. Veamos estos problemas ahora, comenzando con el enemigo número uno: ser demasiado informal.

Ser demasiado informal

Para muchas personas, la palabra ‘mentor’ evoca la imagen de un individuo experimentado que comparte casualmente los trucos del oficio con alguien que tiene menos experiencia directa en el campo. Aunque este tipo de relación profesional es de hecho una tutoría, se describe mejor como tutoría informal. La tutoría informal se caracteriza por un entrenamiento casual, observaciones anecdóticas y una dependencia sustancial de las habilidades de enseñanza del empleado que actúa como mentor.

Por otro lado, la tutoría formal se organiza, planifica e implementa con metas predeterminadas en mente. La tutoría formal tiene puntos de inicio y finalización bien definidos con hitos a lo largo del camino. A diferencia de la tutoría informal que está sujeta a los métodos ad hoc del mentor, la tutoría formal hace uso de técnicas de enseñanza confiables que miden el progreso hacia un conjunto específico de metas u objetivos.

Se dan varias razones por las que la tutoría formal produce mejores resultados, pero uno de los factores impulsores es el nivel de compromiso tanto del mentor como del aprendiz. La tutoría informal es dinámica y flexible, pero el proceso de tutoría formal establece objetivos e hitos que se pueden utilizar para medir la eficacia del programa. En consecuencia, los programas formales de tutoría a menudo fracasan cuando la estructura y los indicadores objetivos son reemplazados por metas arbitrarias o anecdóticas.

Expectativas insatisfechas

Otro enemigo de la tutoría exitosa es el resultado de expectativas no satisfechas. Para los mentores, las expectativas insatisfechas generalmente surgen de la preocupación de que un aprendiz no esté progresando en los objetivos del programa de manera oportuna. Los alumnos a menudo informan que se sienten desatendidos por su mentor o que su mentor no puede brindar el tiempo y la atención necesarios para lograr resultados positivos.

El fracaso del programa de tutoría debido a expectativas no satisfechas es un problema que se puede prevenir al 100%. Antes de la implementación de un programa de tutoría formal, se debe pensar cuidadosamente en identificar los parámetros que constituyen el éxito. Al hacer esto, la organización, el mentor y el aprendiz ingresarán al programa con expectativas claras y un sistema confiable para medir el progreso hacia esas metas.

Incapacidad para aprender de la experiencia

Otro enemigo de la tutoría exitosa es la incapacidad de aprender de la experiencia . Incluso cuando los mentores se eligen con cuidado, es inevitable que algunos aprendices tengan un resultado menos que satisfactorio durante su tutoría. No es raro que los aprendices se retiren del programa cuando hay tensión entre las dos partes. Aunque tal arreglo puede resultar incómodo, ni un aprendiz ni un mentor deberían poder retirarse inmediatamente del programa únicamente debido a un conflicto de personalidad . Trabajar con personalidades difíciles es una parte clave de los roles de liderazgo. En consecuencia, los programas de tutoría a menudo fallan cuando el aprendiz o el mentor no son capaces de aprender tanto de los buenos como de los malos escenarios.

Accesibilidad

Una razón final por la que los programas de tutoría pueden fallar gira en torno a la accesibilidad . En la era digital, muchas empresas buscan activamente oportunidades para evitar largas reuniones en persona y reemplazarlas con métodos de comunicación más eficientes. Sin embargo, si bien esto puede funcionar en muchas situaciones, la investigación muestra claramente que la accesibilidad a un mentor solo a través de medios electrónicos es un factor de riesgo para un resultado fallido. La comunicación electrónica entre el mentor y el aprendiz no es algo que deba desanimarse, pero es importante que las reuniones cara a cara también se realicen de vez en cuando.

Programas modelo

Curiosamente, mientras que el mundo empresarial está comenzando a encontrar valor en el proceso de tutoría, otras industrias lo han estado utilizando durante mucho más tiempo. El sector de la educación y el sector de la salud son ejemplos de industrias que han estado utilizando el método de tutoría durante bastante tiempo. En educación, la mayoría de los modelos requieren que los futuros maestros establezcan una relación significativa con una contraparte en el aula como medio para aprender las mejores prácticas. En la industria de la salud, el liderazgo de enfermería se ha beneficiado de los programas formales de tutoría cuando pasan de roles clínicos a funciones administrativas.

A medida que una organización busca desarrollar un programa de mentoría por primera vez, el riesgo de fracaso puede reducirse significativamente si los líderes están dispuestos a investigar e implementar los componentes exitosos de otros programas de mentoría. Un análisis retrospectivo de muchos programas de mentoría fallidos demuestra que causas evitables resultaron en la desaparición del programa. Estos errores se pueden evitar en los nuevos programas, siempre que puedan aprender de los errores anteriores de otros.

Resumen de la lección

Para revisar, la tutoría a menudo se clasifica en tutoría informal y tutoría formal. La tutoría informal es la relación orgánica y natural entre un empleado senior y un empleado junior. La tutoría formal es un programa cuidadosamente elaborado que garantiza que se desarrollará la competencia al finalizar con éxito el proceso. Los hitos son puntos de medición que miden la cantidad de progreso que se realiza hacia un objetivo. Los objetivos son las competencias individuales que representan la finalización exitosa del proceso.

En muchos programas, tanto el mentor como el aprendiz corren el riesgo de no cumplir las expectativas . Si las expectativas no están claras desde el comienzo del proceso de tutoría, es casi imposible evitar el fracaso. Las expectativas no satisfechas son uno de los temas más comunes en los programas de tutoría que se disuelven por no lograr resultados positivos.

En muchos casos de fracaso del programa, las situaciones interpersonales difíciles afectan tanto a los mentores como a los aprendices. Las organizaciones deben ser reticentes a permitir que cualquiera de las partes se retire de un programa de tutoría formal debido a un conflicto de personalidad . Aprender de situaciones difíciles y lidiar con personas desafiantes son partes críticas del liderazgo y una consecuencia prevista de un programa de tutoría formal.

La accesibilidad y la comunicación también son componentes críticos de un programa de tutoría. La tutoría eficaz puede incluir el uso de comunicaciones electrónicas , pero no pueden sustituir las reuniones o discusiones cara a cara . Las organizaciones que pueden evitar estos errores comunes se dan a sí mismas la mejor oportunidad de obtener resultados positivos en sus programas formales de tutoría.

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