Plan maestro integrado: definición y función en la programación

El Plan Maestro Integrado (IMP)

Un plan maestro integrado (IMP) es una herramienta que se utiliza para definir la programación, planificación y uso de recursos durante la finalización de un proyecto. Los elementos de este plan ayudan a monitorear el estado de cada actividad del proyecto, incluido el tiempo empleado, los costos incurridos y los factores de riesgo y sus implicaciones en el proyecto en general. El IMP define los objetivos del proyecto y la serie de eventos que deben ocurrir para completar el proyecto. Los elementos de un IMP son:

• Resumen de enfoque técnico (TAS)
• Estructura de desglose del trabajo por contrato (CWBS)
• Calendario
• Costo y presupuesto
• Gestión de riesgos

Resumen del enfoque técnico (TAS): objetivo

El resumen del enfoque técnico (TAS) describe los objetivos del proyecto en general. Estos objetivos son la piedra angular de cada uno de los apartados a seguir. Cada actividad y recurso está alineado para lograr de manera eficiente las metas descritas en esta sección del IMP. Aquí también se describirán los requisitos técnicos, reglamentarios o de licencia. Esta sección también se utiliza para incluir los detalles necesarios para justificar cualquier supuesto relacionado con los precios y la disponibilidad de recursos. Cada actividad enumerada en la estructura de desglose del trabajo del contrato y el cronograma están directamente vinculados a los objetivos del programa definidos en el TAS. Esta es la primera sección que debe completar al desarrollar un plan maestro integrado.

Estructura de desglose del trabajo por contrato (CWBS): Actividades

La estructura de desglose del trabajo por contrato (CWBS) explica las tareas necesarias para la finalización exitosa del proyecto. Todos los procesos, procedimientos y servicios que se realizarán se describen en detalle con el fin de fomentar la realización eficiente de cada tarea requerida. Para proyectos grandes, se asigna un identificador único a cada tarea como un número de referencia utilizado en todas las comunicaciones, recursos del proyecto y entregables del proyecto. Esta estrategia permite al equipo del proyecto la oportunidad de hacer referencia rápidamente a cualquier elemento o entregable directamente asociado con una tarea determinada. Esta estrategia también mejora los controles del proyecto.

Horario: Actividades en el trabajo

El cronograma toma cada tarea definida en el CWBS y muestra el orden en que estas tareas deben ocurrir y la relación de las tareas con cualquier otra tarea requerida para el proyecto. Esta sección del IMP considera los resultados anteriores y las mejores prácticas aprendidas de la finalización anterior del proyecto, o proyectos similares al proyecto recién creado. Es aconsejable obtener información de proveedores, subcontratistas y cualquier otro recurso que sea responsable de la gestión y producción del tiempo y los recursos que se obtendrán fuera de la organización.

El director del proyecto también debe incluir información sobre los cronogramas de proveedores y subcontratistas. Esta información se utiliza para ajustar el cronograma del proyecto y asegurarse de que cada tarea y recurso se complete y se utilice a tiempo. El cronograma también incluirá hitos y otros indicadores clave de desempeño que serán monitoreados para mejorar la administración del tiempo y los recursos. Cuando se completan las tareas de hitos, la fecha de finalización se documenta en el programa y se compara con la fecha de finalización prevista.

Costo y presupuesto: gestión de recursos

La sección de costos y presupuestos del IMP muestra estimaciones de costos de los recursos necesarios e indica el momento en el que se incurrirá en el costo según el programa. Esta sección está organizada en un formato basado en el tiempo donde cada actividad tiene su propia estimación de costos. Cada elemento de línea debe estar vinculado directamente al cronograma y al CWBS para asegurarse de que la organización tenga el flujo de efectivo disponible para cumplir con el cronograma del proyecto. Las cifras de producción de costos y presupuestos se basan en entradas como facturas o estimaciones de proveedores y subcontratistas, propuestas y estándares de costos de mercado.

Es importante que esta sección esté formateada en base al cronograma de actividades establecido en el cronograma. El equipo debe poder generar informes para analizar los costos reales frente a los costos presupuestados a medida que se completa cada actividad. Esta información se usa para la planificación futura del proyecto actual y también se puede usar para proyectos que involucran objetivos, actividades y recursos similares.

Gestión de riesgos: planificación anticipada

Como dice el refrán, «Todo lo malo que pueda suceder, sucederá». Un plan maestro integrado eficaz incluye un plan de gestión de riesgos que identifica los factores de riesgo potenciales de antemano y proporciona soluciones para mitigar o evitar estos riesgos. Las organizaciones más grandes tienen un equipo de gestión de riesgos que se enfoca en asegurarse de que los factores de riesgo se identifiquen y mitiguen adecuadamente para que el proyecto siga en marcha. Esta sección del IMP evalúa la probabilidad de que ocurran eventos imprevistos, su impacto en el proyecto, planes alternativos para mitigar este impacto y cómo y cuándo se comunicarán e implementarán estos planes alternativos.

Resumen de la lección

Un plan maestro integrado es una hoja de ruta para la finalización exitosa de proyectos de todos los tamaños. Es esencial para la utilización eficiente del tiempo y los recursos necesarios para completar el proyecto. Los elementos más importantes del IMP son el resumen del enfoque técnico (TAS) , la estructura de desglose del trabajo del contrato (CWBS) , el cronograma , el costo y el presupuesto y el plan de gestión de riesgos . Una vez que se establecen los objetivos del proyecto, cada miembro del equipo del proyecto debe seguir este plan para garantizar la finalización oportuna y exitosa del proyecto.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador