Políticas y procedimientos de programación para la gestión de proyectos

La importancia de las políticas y procedimientos de programación en la gestión de proyectos

Las organizaciones de todos los tamaños administran proyectos que requieren aportes de muchas fuentes y departamentos. Se establecen planes de gestión integrados para asegurar el uso eficiente de los recursos del proyecto y la finalización oportuna del proyecto. Incluido en el plan de manejo integrado está el cronograma del proyecto. El cronograma del proyecto define las actividades y tareas que deben realizarse para lograr los objetivos del proyecto. Sin embargo, el cronograma del proyecto no se redacta simplemente enumerando las actividades que se realizarán durante el transcurso del proyecto. Los gerentes de proyectos efectivos desarrollan y cumplen con las políticas y procedimientos de programación, conocidos como plan de administración de programación (SMP), al establecer el cronograma del proyecto. En realidad, desarrollar el cronograma del proyecto es un proyecto en sí mismo. El propósito del cronograma del proyecto es brindar orientación sobre cómo y cuándo se llevarán a cabo las tareas y actividades. El plan de gestión del cronograma asegura que el cronograma del proyecto esté bien organizado, sea efectivo y sea un procedimiento completo que proporcione una guía detallada sobre la administración de las actividades del proyecto.

Elementos del plan de gestión del cronograma

Ashley es la directora de proyectos de Micros Appliances. Ella es responsable de desarrollar un plan de gestión del cronograma antes de crear el cronograma del proyecto para la producción de un nuevo electrodoméstico combinado de lavadora / secadora de bajo consumo. Antes de redactar el SMP, Ashley debe pensar en lo que quiere lograr al desarrollar el cronograma del proyecto. ¿Ella simplemente quiere definir la serie de actividades o el propósito del programa es asegurar que se complete dentro de un cierto período de tiempo? El propósito del proyecto y la meta prevista del cronograma deben establecerse antes de completar el SMP. Una vez que el propósito del programa esté claramente definido, el SMP se desarrollará con este propósito en mente. Los elementos esenciales del SMP incluyen:

• Fechas del proyecto
• Alcance del trabajo
• Factores de riesgo
• Serie de actividades del proyecto
• Funciones y responsabilidades de los miembros del equipo
• Recursos y adquisiciones

Ahora que hemos determinado los elementos esenciales del SMP, guiemos a Ashley a través del proceso de desarrollo.

Fecha del proyecto

Lo primero que Ashley debe incluir en el SMP debe definir es la fecha de inicio y finalización del proyecto. Es importante comprender la cantidad de tiempo anticipada que tomará administrar el proyecto. Este es un aporte muy importante para desarrollar el cronograma del proyecto.

Alcance del trabajo

A continuación, debe incluir una descripción de las actividades planificadas y las tareas que se completarán a lo largo del curso del proyecto en el alcance del trabajo . En esta sección, Ashley explicará brevemente las tareas generales que se relacionarán directamente con la serie de actividades del proyecto discutidas en una sección posterior del SMP. ¿El nuevo dispositivo será más eficiente que la versión anterior? ¿Será más compacto? ¿Funcionará más rápido o tendrá un diseño más atractivo con materiales mejorados? El SMP debe definir el proceso para determinar los principales objetivos del proyecto y cómo se utilizará esta información.

Factores de riesgo

¿Existen factores adversos que puedan afectar la implementación del proyecto? ¿Se requieren recursos que sean escasos? ¿Es el equipo del proyecto lo suficientemente competente para satisfacer las necesidades del proyecto? Estos son los tipos de preguntas que Ashley debe hacer cuando realiza una lluvia de ideas sobre los factores de riesgo que podrían desviar el proyecto. Ashley debe incluir información en el SMP que determina el proceso para identificar y evaluar el riesgo. ¿A qué documentos se debe hacer referencia para obtener esta información? Se debe considerar el potencial de eventos adversos al desarrollar el cronograma del proyecto. Este elemento del SMP requiere que el gerente de proyecto considere estos factores y permita que los planes mitiguen y respondan cuando sea necesario.

Serie de actividades del proyecto

Ahora Ashley describirá, en orden secuencial, las actividades del proyecto . Las actividades del proyecto proporcionarán una descripción detallada de las tareas a completar. Esta sección debe definir el formato para el identificador único de cada actividad que se utilizará y registrará en todas las comunicaciones, recursos y entregables asociados con esa actividad. El SMP indicará cómo se desglosará el tiempo del proyecto y la metodología utilizada para determinar el tiempo que tomará cada actividad. ¿Ashley analizará el calendario de actividades de un proyecto similar, estándares de la industria o administración previa del mismo proyecto? La metodología para distribuir el tiempo a cada actividad se describirá aquí.

Roles y responsabilidades de los miembros del equipo

Un SMP eficaz establece pautas para determinar quién participará en el proceso de desarrollo del cronograma. En esta sección, Ashley determinará las responsabilidades e insumos requeridos por los diferentes departamentos y miembros del equipo para establecer el cronograma. Aquí se definirá cualquier documento, aprobación u otra información complementaria. Como Ashley está administrando el proyecto para una organización más grande, también debe incluir un organigrama para mejorar la comprensión del equipo de cómo debe fluir la información y el papel de cada empleado en el proceso de programación.

Recursos y adquisiciones

¿Cuánto tiempo debe asignarse para la adquisición de recursos y contratos de adquisiciones ? ¿En qué momento debe el equipo evaluar los recursos actuales de la organización para determinar las necesidades de adquisiciones? ¿Cuánto tiempo debería llevar asegurar los recursos y las adquisiciones? ¿Cómo se registrará e incorporará la producción y entrega de estos recursos en el cronograma del proyecto? En este elemento del SMP, Ashley brindará orientación para responder estas preguntas. Ashley debe asegurarse de que el cronograma del proyecto considere estos factores al determinar el cronograma de actividades necesarias para completar el proyecto.

Resumen de la lección

El propósito del plan de gestión del cronograma es proporcionar el proceso y los procedimientos para desarrollar un cronograma de proyecto eficaz. El SMP proporciona orientación sobre los insumos esenciales del cronograma del proyecto, como las fechas del proyecto y el alcance del trabajo, los factores de riesgo, las actividades del proyecto, los roles y responsabilidades de los empleados, y la gestión y adquisición de recursos y adquisiciones. Siguiendo estos procedimientos, el gerente de proyecto podrá establecer un cronograma de proyecto efectivo.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador