Recibir una sesión informativa del equipo: funciones y estrategias

Ser informado

¿Le han pedido que asista a una sesión informativa del equipo y no sabe qué esperar?

Tal vez tenga preguntas como:
¿Me van a pedir que hable o puedo sentarme en silencio y observar?
¿Cuál es el propósito de asistir a una reunión como esta?
Si comparto mis pensamientos, ¿serán escuchados o simplemente estoy perdiendo el tiempo?

Estás de suerte. La sesión informativa del equipo , una reunión cara a cara periódica entre la gerencia y los empleados de primera línea, en realidad está diseñada pensando en el asistente (ese es usted). ¿Por qué? Porque el propósito principal de la sesión informativa del equipo, además de compartir la comunicación, es brindar a los empleados la oportunidad de proporcionar comentarios, hacer preguntas y contribuir a las ideas y la dirección de la organización.

Para prepararse mejor para ser un buen participante en una sesión informativa de equipo, considere los consejos de los que hablaremos en esta lección.

Cómo recibir un informe

Independientemente del puesto que ocupe en una organización, llegará el momento en que será un asistente de este tipo de reunión. Esto es lo que necesita saber para maximizar su tiempo en una sesión informativa de equipo.

antes de

Puede pensar que solo el organizador de la reunión tiene trabajo de preparación que hacer antes de asistir a una sesión informativa del equipo, pero ¿le sorprendería saber que también puede prepararse como asistente?

Antes de que comience la sesión informativa, asegúrese de saber cuándo y dónde se llevará a cabo la reunión. Preste atención a detalles como quién dirige la sesión informativa y cuánto tiempo se espera que dure. Piense en la última sesión informativa y en las preguntas que hizo o en los comentarios que dio que aún no estén resueltos. Esto le permitirá mencionarlo en la próxima sesión informativa. Ocúpate de cualquier preparación que puedas necesitar, como folletos que te hayan pedido que prepares o información que te hayan pedido que compartas con el grupo.

Durante

Durante la sesión informativa, su trabajo principal es escuchar . Una sesión informativa de equipo está diseñada para proporcionar información relevante que puede ser crítica para su trabajo o el funcionamiento de su equipo u organización. Las buenas habilidades para escuchar también le permitirán escuchar las preguntas que le hacen otros asistentes. Considere anotar algunas notas sobre las cosas que escuche sobre las que tenga preguntas o inquietudes adicionales. Cuando sea el momento adecuado, presente sus comentarios y preguntas al organizador.

Después

A medida que la sesión informativa del equipo llega a su fin, debe sentirse cómodo al comprender la información que se compartió. Si ese no es el caso, comuníquese con el organizador para obtener una aclaración adicional. Si ha planteado una inquietud o ha proporcionado comentarios que requieran que el organizador se comunique con usted en los próximos días, esté atento a ese seguimiento. Si no recibe el seguimiento, debe usar las notas que tomó como preparación para plantear sus mismas inquietudes en la próxima reunión informativa del equipo.

Resumen de la lección

Una sesión informativa para el equipo está diseñada pensando en los asistentes, lo que les permite participar haciendo preguntas o entregando comentarios. Lo que eso significa es que, como asistente, tiene algunas responsabilidades al prepararse, asistir y dar seguimiento a este tipo de reuniones. Antes de que comience una sesión informativa del equipo, asegúrese de conocer los detalles de cuándo y dónde se llevará a cabo la reunión, así como cualquier cosa que tenga que preparar de antemano. Durante la reunión, escuchaatentamente a la información proporcionada y a las preguntas formuladas. Presenta tus comentarios y preguntas si tienes alguna. Una vez que concluya la sesión informativa del equipo, asegúrese de comprender completamente todo lo presentado y busque aclaraciones adicionales si es necesario. Si está esperando un seguimiento del organizador, tenga paciencia. Pero, si su inquietud nunca se aborda, use las notas que tomó durante la reunión como recordatorio para plantear sus inquietudes en la próxima sesión informativa.

Rodrigo Ricardo Editor y fundador