Requisitos de manejo de documentos y mantenimiento de registros de bienes raíces de California
Mantenimiento de registros de bienes raíces requerido en California
John y Jackie estaban demandando al corredor Andrew Baris de Baris Realty por no revelar un tanque de agua con fugas. Sin embargo, en el archivo del corredor había correos electrónicos entre ambas partes que incluían una discusión sobre el tanque de agua con fugas, una copia del informe de inspección y un correo electrónico de los compradores renunciando a cualquier solicitud para reparar el tanque.
Debido a problemas como estos, en California las leyes se aclararon en 2015 para incluir el requisito de guardar los correos electrónicos, así como otra información pertinente. Se excluyen específicamente del requisito de guardar los mensajes de texto, a menos que pasen a formar parte del registro oficial por mutuo acuerdo.
La mayor parte del mantenimiento de registros de bienes raíces en California es muy similar a otros estados. Debe mantener sus registros durante tres años, y el corredor debe incluir copias de todos los listados, recibos de depósito, cheques cancelados, registros de fideicomiso, contratos y otros documentos ejecutados por un corredor en relación con cualquier transacción para la cual se requiere una licencia de corredor de bienes raíces. .
Mantener registros durante tres años es la ley, pero a veces deberían conservarse más tiempo. Un comprador tiene cuatro años a partir de la fecha del descubrimiento para presentar una demanda contra un vendedor por un defecto no revelado u otro supuesto incumplimiento del contrato. Las decisiones de casos recientes también han presentado reclamos contra agentes de bienes raíces y, a menudo, se investigan los archivos del corredor y se revisan minuciosamente todas las comunicaciones anteriores.
¿Cómo se revisan los archivos?
El Departamento de Bienes Raíces a menudo escucha acerca de una queja sobre un corredor directamente, como cuando un corredor no presenta un informe requerido al DRE. Otras veces, se recibe una queja de otro agente de bienes raíces o un miembro del público sobre una mala experiencia que tuvo con respecto a las prácticas comerciales de un corredor en particular. Estos pueden generar auditorías de investigación porque son el resultado directo de una queja específica.
Sin embargo, incluso si un corredor sigue los procedimientos correctos y las prácticas de mantenimiento de registros, a veces hay auditorías aleatorias que no se pueden evitar.
El DRE también realiza encuestas a la oficina del corredor, que son visitas en persona sin previo aviso para revisar sus prácticas comerciales y de documentación. Estas encuestas pueden descubrir problemas que podrían impulsar una investigación más profunda o una auditoría.
Realización de la auditoría
La mayoría de las auditorías, ya sean aleatorias o preseleccionadas como resultado de una queja, generalmente tienen al menos algunas violaciones.
Cuando ocurre una auditoría DRE, el corredor será contactado por teléfono y / o una carta formal. Después de recibir la notificación, el primer paso del corredor debe ser completar la lista de verificación de autoevaluación del corredor del DRE , que es básicamente un cuestionario para que el corredor verifique que cumple con todas las reglas y regulaciones.
El auditor examinará la oficina, hará preguntas y revisará los archivos del corredor. Los siguientes documentos deben estar disponibles para su lectura cuando llegue el auditor:
- copias de las licencias de todos los vendedores y corredores
- convenios laborales
- extractos bancarios y de conciliación para cuentas fiduciarias
- archivos de transacciones
- registros corporativos
- copias de publicidad, electrónica o de otro tipo
Un auditor puede permanecer en el sitio desde unos días hasta varias semanas.
Después de la auditoría
Una vez que el auditor haya completado su examen, se reunirá con el corredor para discutir los hallazgos. Si la auditoría no tiene violaciones aparentes, los agentes y el corredor pueden simplemente relajarse.
Sin embargo, esta discusión también permite al corredor responder inmediatamente si el auditor identifica una violación. Si se descubre una o más infracciones, el DRE puede emitir una advertencia, discutir la remediación o requerir una acción disciplinaria formal. Luego, se informa al corredor de cuál es la infracción, y si el corredor desea solicitar una audiencia, puede hacerlo dentro de los 15 días posteriores a la determinación final. Si el corredor no está dispuesto o no está de acuerdo con un acuerdo ofrecido, se programará una audiencia y un juez decidirá:
- Si solo hubiera una advertencia
- Si habrá multas
- Si las licencias serán suspendidas, revocadas o mantenidas
- Si habrá otras sanciones
El Departamento de Bienes Raíces puede optar por ordenar una auditoría de seguimiento para garantizar el cumplimiento.
Resumen de la lección
En California, los registros de bienes raíces deben conservarse durante un mínimo de tres años y deben incluir copias de listados, contratos, recibos de depósito, cheques cancelados y otros registros normales de transacciones de bienes raíces. En 2015, la ley se modificó para exigir el mantenimiento de la correspondencia por correo electrónico también. Se recomienda que los registros se conserven durante más tiempo.
Se encuentra que la mayoría de las auditorías contienen al menos algunas violaciones; Se sugiere que los corredores completen la lista de verificación de autoevaluación de corredores del DRE para asegurarse de que cumplen.
Un auditor revisará copias de todas las licencias de vendedores y corredores, contratos de empleo, estados de cuenta bancarios y de conciliación para cuentas fiduciarias, archivos de transacciones y registros corporativos, y copias de publicidad, electrónica o de otro tipo. Cuando el auditor ha completado su investigación y ha compartido sus resultados, los siguientes pasos dependen de lo que haya revelado la auditoría. Si un corredor impugna una decisión del DRE, un juez toma la decisión final.