Seguimiento del desempeño del programa: métodos y herramientas

¿Cómo y por qué debemos monitorear?

En un esfuerzo por aumentar la transparencia con los contribuyentes, los legisladores de Colorado aprobaron una legislación que requería que las agencias gubernamentales publicaran datos de gastos en una página web de fácil acceso. Dado que el gasto del gobierno en casi todo ahora estaba sujeto a escrutinio, muchas agencias estatales se enfrentaron a defender su gasto en cualquier número de artículos individuales. Una agencia, el sistema de colegios comunitarios, modificó las políticas de compras internas para exigir que las solicitudes de compra incluyan una respuesta por escrito a dos preguntas:

1. ¿Cómo ayudará esto a que los estudiantes aprendan?

2. ¿Cómo sabremos que esta compra realmente ayudó a los estudiantes a aprender?

Éstas son preguntas poderosas. La primera pregunta fomenta una estrecha alineación entre el programa y la misión de la organización. Sin embargo, la segunda pregunta es aún más importante. Se llevan a cabo programas y proyectos para brindar soluciones a los problemas comerciales, pero sin un seguimiento continuo, será imposible responder a la pregunta “¿Cómo lo sabremos?” pregunta.

Al igual que los colegios comunitarios de Colorado, las empresas deben asegurarse de que sus programas estén estrechamente alineados con la misión, pero es aún más importante comprender cómo y qué se debe medir para proporcionar pruebas de que el programa está funcionando correctamente.

Seguimiento del desempeño del programa

Qué monitorear

Si una organización ha administrado su cartera de la manera correcta, ya se ha definido una gran parte de lo que debe monitorearse. Estas medidas planificadas previamente y estandarizadas deben ser muy similares a los datos que se utilizaron para encontrar el problema original a resolver. Ilustremos esto usando una hipotética escuela secundaria del centro de la ciudad que quiere desarrollar activamente programas que reducirán la tasa de deserción escolar que se dispara.

La planificación previa de los criterios de seguimiento requiere que los funcionarios escolares comprendan los componentes individuales que contribuyen a la tasa de deserción. Estos componentes se encuentran mediante un análisis sólido de causa raíz (o RCA). En un análisis de causa raíz, la pregunta del “por qué” se hace una y otra vez hasta que se encuentran las verdaderas razones de la alta tasa de deserción. Es probable que cada causa raíz tenga su propio proyecto dentro del programa, y ​​debería haber un indicador clave de desempeño (o KPI) que será monitoreado a nivel del programa. En la hipotética escuela secundaria, los criterios planificados previamente podrían incluir indicadores como el número de estudiantes sin hogar a lo largo del tiempo o el número de estudiantes con trabajos que entran en conflicto con la escuela.

Los indicadores a monitorear deben estar estrechamente relacionados con el problema comercial original y el RCA.

Uso de datos compilados de varias fuentes

Es muy importante participar en el monitoreo continuo de los componentes críticos identificados en la causa raíz, pero (a nivel de programa) no es suficiente para evaluar el progreso general. Para comparar los resultados con los objetivos estratégicos de una empresa, los datos deben agregarse de múltiples fuentes. La agregación es el proceso de recopilar información de múltiples fuentes y luego usarla como barómetro para el progreso estratégico general. En muchos casos, las múltiples fuentes de datos son los otros proyectos del programa. Los datos agregados son importantes porque son la única forma de aprovechar la poderosa herramienta de análisis estadístico llamada análisis multivariante .

En un análisis multivariado, los datos de múltiples fuentes se comparan con otros indicadores o en combinación con ellos. La herramienta es poderosa porque revela el valor relativo de cada acción. En el ejemplo de la escuela secundaria, la falta de vivienda, los conflictos laborales y los recursos de salud mental se están utilizando para combatir la tasa de deserción, pero ¿contribuyen todos por igual? ¿Valen todos su precio o debería el programa deshacerse de un proyecto y reasignar sus recursos a otro lugar? Monitorear el desempeño del programa a través del análisis multivariado permite al administrador del programa optimizar la utilización de recursos.

Los gráficos y tablas proporcionan una forma rápida pero eficaz de mostrar datos agregados.

Regresando al inicio

Volviendo a la escuela hipotética, imaginemos que el proveedor de salud mental tenía más citas de las que pensaba inicialmente. Mientras hablaba con los estudiantes, estaba claro que numerosas barreras estaban afectando significativamente la salud mental de muchos estudiantes. La mayoría de los estudiantes que buscaban tratamiento de salud mental tenían problemas de abuso de sustancias junto con otras barreras. Queriendo llegar a la mayor cantidad de estudiantes posible, el proveedor le presentó una propuesta que incluía terapia grupal en el lugar, la dispensación de medicamentos para la salud mental y un programa intensivo para pacientes ambulatorios que se llevaría a cabo cuatro noches a la semana. Como director de programa, ¿concedería esta solicitud?

Es fácil quedar tan atrapado en los aspectos básicos del programa que los objetivos originales ya no están enfocados. Esto se conoce como variación del alcance . Detener el deslizamiento del alcance es una responsabilidad fundamental del liderazgo de proyectos y programas. Al monitorear un programa durante y después de la implementación, es esencial mantener el enfoque en los objetivos originales y no en los puntos de datos de un proyecto específico. En la hipotética escuela secundaria, el objetivo general era reducir la tasa de deserción al conectar a los estudiantes con los recursos de la comunidad. Si bien muchos estudiantes tenían una necesidad muy real de estos servicios, proporcionarlos quedaba fuera del alcance del proyecto. Un escenario como este demuestra la importancia de comparar continuamente el estado actual con el alcance y los objetivos originales.

Hablar con las partes interesadas

Cada problema empresarial tiene un grupo de interesados ​​asociados. De hecho, suele ser cierto que las personas que sacan a la luz un problema empresarial son las personas que están más comprometidas con el problema y su solución. Un método cualitativo de monitoreo continuo es sondear informalmente a las partes interesadas y pedirles que compartan sus percepciones sobre el éxito del programa (o la falta de él).

Las reuniones informales con las partes interesadas pueden ayudar a conciliar el desempeño con la percepción.

Resumen de la lección

El monitoreo continuo del desempeño de un programa es necesario para demostrar que el programa realmente está cumpliendo sus objetivos. Este proceso comienza con el análisis de la causa raíz (o RCA) que se utilizó para definir el problema. Los datos que se utilizaron para definir el problema deben convertirse en los indicadores clave de rendimiento (o KPI) que se utilizarán para evaluar el rendimiento.

Los datos de varias fuentes se pueden agregar con el propósito de realizar análisis multivariados como parte del monitoreo continuo. La fluencia del alcance se puede minimizar evaluando regularmente el desempeño de un programa en comparación con sus objetivos originales. Por último, las encuestas informales a las partes interesadas pueden ayudar a los administradores de programas a conciliar los resultados reales con la forma en que los perciben quienes más invierten en el componente.